• Je ontvangt van een personeelslid een vraag naar redelijke aanpassingen.
• Ga in een persoonlijk gesprek na of het personeelslid voldoet aan de definitie van een personeelslid met een handicap (of chronische ziekte) en verken of diens vraag al voldoende concreet is.
  • Laat het personeelslid diens verhaal doen.
  • Ga na of het personeelslid erkend is als een persoon met een handicap (of chronische ziekte) en een erkenningsbewijs van de handicap (of chronische ziekte) heeft. Een overzicht van de mogelijke erkenningsbewijzen vind je op de webpagina voor personeelsleden met een handicap of chronische ziekte.
  • Ga dieper in op de gevraagde redelijke aanpassingen:
    • Heeft het personeelslid een goed inzicht in diens persoonlijke situatie en het voorstel van oplossing? Probeer het personeelslid te heroriënteren als dat nodig is. Stel zeker andere aanpassingen voor die jou geschikt lijken.
    • Schat de redelijkheid van de vraag in.
  • Ga na welke (welzijns)actoren betrokken waren of welke je nog moet betrekken.
  • Sluit het gesprek af met een toelichting over het verdere verloop van de procedure. Schep de juiste verwachtingen.
  • Vuistregel: geef jouw meervoudige partijdigheid aan. Dat betekent dat je aan ieders kant (leidinggevende, personeelslid, andere betrokkenen,...) staat. Je hebt een bemiddelende rol.

• Maak een afspraak met een TOM-expert van de dienst Diversiteitsbeleid zodra de problematiek duidelijk is.

• Als de vraag nog niet concreet is, dan kan je als HR-professional ook begeleiding krijgen bij het in kaart brengen van de noden en behoeften van een personeelslid met een handicap (of chronische ziekte) door de expert.

• De expert zal je ondersteunen met uitgebreide technische en medische kennis over redelijke aanpassingen en je helpen om je vraag helder te formuleren.

• Vul samen met het personeelslid het aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen in. Gebruik daarvoor het sjabloon voor het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier omvat een gedetailleerde analyse van de problematiek en van de mogelijke oplossingen en aanpassingen.

• Als bijlage voeg je de nodige stavingstukken toe, zoals het erkenningsbewijs van handicap (of chronische ziekte) en een eventueel advies van de preventieadviseur-arbeidsarts of andere relevante documenten.  

• Opgelet: zodra het aanvraagformulier is ingevuld (met de nodige bijlagen) begint de termijn voor de toekenning van redelijke aanpassingen van 30 kalenderdagen te lopen. Deze termijn kan uitzonderlijk éénmalig verlengd worden met 30 dagen, mits motivering naar personeelslid toe.

• Samen met het personeelslid ga je verder in dialoog over de redelijke aanpassingen die zijn gevraagd via het aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen. Je betrekt daarbij eventueel de lijnmanager, die het finale inclusieprotocol zal tekenen.

• Stel een ontwerp-inclusieprotocol op aan de hand van het sjabloon onderaan deze pagina. Hierin staan alle redelijke aanpassingen en een beknopt overzicht van de afspraken over deze redelijke aanpassingen tussen de lijnmanager en het personeelslid.

• Bezorg een voorstel van inclusieprotocol of addendum aan het personeelslid en de leidinggevende voor feedback. 

Je entiteit vraagt aan de Vlaams diversiteitsambtenaar een niet-bindend advies over de redelijke aanpassingen door volgende documenten over te maken via advies.TOM@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie):

• ondertekend aanvraagformulier voor redelijke aanpassingen
• erkenningsbewijs van handicap (of chronische ziekte)
• ontwerp-inclusieprotocol
• verslag van het intakegesprek
• indien van toepassing: elk ander ondersteunend document dat kan bijdragen tot een betere inhoudelijke beoordeling van het dossier, zoals het advies van een preventieadviseur-arbeidsarts, van de behandelend arts, van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB),…

Let op: een dossier is pas volledig en ontvankelijk als alle bovenstaande documenten aanwezig zijn.

Na ontvangst van het advies van de Vlaams Diversiteitsambtenaar finaliseer je  het inclusieprotocol:

• Lees het niet-bindend advies van de dienst Diversiteitsbeleid na en beslis of jouw entiteit dit volgt. Je entiteit neemt uiteindelijk de beslissing.  

• Breng het personeelslid op de hoogte van de beslissing (=start van de 2e termijn voor uitvoering (of motivering verlenging) van 60 dagen). 

• Finaliseer het inclusieprotocol en laat het ondertekenen door de lijnmanager en het personeelslid.

Het ondertekende inclusieprotocol moet uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van het ingevulde aanvraagformulier en de nodige bijlagen doorgestuurd zijn naar de dienst Diversiteitsbeleid (advies.TOM@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)).   

De beslissingstermijn kan uitzonderlijk éénmalig verlengd worden met 30 dagen, mits motivering naar personeelslid toe. De timing voor de toekenning en uitvoering van redelijke aanpassingen is strikt vastgelegd in het gelijkekansendecreet.

Informeer het personeelslid dat de dienst Diversiteitsbeleid het finale inclusieprotocol samen met het erkenningsbewijs van de handicap (of chronische ziekte) registreert in Vlimpers en bewaart in het e-dossier.

Is je entiteit niet aangesloten op Vlimpers? Bezorg het ondertekende inclusieprotocol via advies.TOM@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie), bewaar het ondertekende document en erkenningsbewijs op een veilige plek en registreer het personeelslid volgens het interne afsprakenkader.

Jouw entiteit is verantwoordelijk voor de uitvoering van de redelijke aanpassingen. De dienst Diversiteitsbeleid ondersteunt je hierbij en plaatst de bestelling van de materiële hulpmiddelen volgens de gemaakte afspraken. Je entiteit zorgt zelf voor de uitvoering van de overeengekomen niet-materiële maatregelen.

Na ondertekening van het inclusieprotocol moeten de redelijke aanpassingen (minstens gedeeltelijk) worden uitgevoerd binnen de 60 kalenderdagen. Die uitvoeringstermijn kan binnen die 60 kalenderdagen uitzonderlijk verlengd worden. Die verlenging moet je kort motiveren naar het personeelslid toe.

Let op: maakt het personeelslid kenbaar dat die wenst in te stappen in verlof voor deeltijdse prestaties wegens handicap inclusief een chronische ziekte? Bekijk dan de stappen op de infopagina over het verlofstelsel. Dit verlof kan opgenomen worden in een inclusieprotocol, maar dit is niet noodzakelijk.