Deze pagina is voor basisonderwijs, secundair onderwijs, deeltijds kunstonderwijs, centra voor leerlingenbegeleiding, centra voor basiseducatie, internaten, zelfstandige leersteuncentra, volwassenenonderwijs en hogescholen.

Besturen in het onderwijs krijgen de mogelijkheid om op een fiscaal gunstige manier hun personeelsleden fietsleasing aan te bieden via het gebruik van (een deel) van de bruto eindejaarstoelage. Het bestuur gaat daarvoor zelf een contract aan met een fietsleasingmaatschappij om een leasingfiets ter beschikking te stellen aan haar personeelsleden.
Het bestuur is ‘de leasingnemer’ waaraan de fietsleasingmaatschappij de leasekost factureert. Het bestuur financiert deze leasingkost met het bedrag (flexbudget) dat het personeelslid hiervoor ter beschikking stelt. Het personeelslid moet de leasefiets effectief en regelmatig gebruiken voor (een deel van) het woon-werkverkeer.
De regeling gaat ten vroegste in op 1 januari 2025 voor de eindejaarstoelage van dat jaar. Op de pagina fietsleasing voor onderwijspersoneel lees je:

• Wat fietsleasing is.
• Wie een fiets kan leasen.
• Wat flexbudget is.
• Hoe personeelsleden:
• Flexbudget kunnen simuleren.
• Fietsleasing aanvragen.

Lees de volledige regelgeving in de omzendbrief fietsleasing(opent in nieuw venster).

Als bestuur bepaal je een aantal zaken zélf, onder andere:

• Of je fietsleasing aanbiedt. Dit is niet verplicht.
• De interne regeling voor fietsleasing:
  • Voorwaarden voor personeelsleden om in te stappen in een fietsleasing:
    • De regelgeving bepaalt dat het personeelslid onder de Belgische sociale zekerheid moet vallen en geen loonbeslag kreeg opgelegd.
    • Het bestuur bepaalt zelf de aanvullende voorwaarden.
  • Afspraken met de personeelsleden over het afsluiten van een leasingcontract.
    • Het personeelslid moet akkoord gaan dat het bestuur de leasingkost vordert op het flexbudget.
    • Daarnaast maakt het bestuur ten minste afspraken over volgende vragen:
      • Wat als de leasingkost hoger uitvalt dan het flexbudget?
      • Wat als het personeelslid tijdens het leasingjaar:
        • Naar een ander bestuur overstapt.
        • Uit dienst gaat.
        • Voor een lange periode afwezig is.
• Hoe je personeelsleden informeert over de interne regeling voor fietsleasing.
• De deadline en vormvereisten van de intentieverklaring.
• Of en hoe je het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer controleert. Dit kan bijvoorbeeld door een verklaring op eer te laten ondertekenen.
• De concrete afspraken in een contract met een leasingmaatschappij, zoals:
  • Kostprijs
  • Aangeboden fietsen
  • De leasetermijn
  • Kosten bij een vroegtijdige uitstap
  • Frequentie van facturatie
    • Afhankelijk van deze frequentie, kan het nodig zijn dat je als bestuur prefinanciert. Dit is bijvoorbeeld het geval als de leasingmaatschappij het bestuur maandelijks factureert terwijl het (deel van het) flexbudget pas aan het eind van het jaar aan de schoolbesturen wordt uitgekeerd.

Je onderhandelt over de opgestelde regeling met het bevoegde lokaal comité.

AGODI en AHOVOKS staan enkel in voor de geldelijke verwerking van de fietsleasing op de bruto eindejaarstoelage. De agentschappen komen niet tussen in geschillen tussen het personeelslid en het bestuur of met de fietsleasingmaatschappij.

Flexbudget

Het flexbudget is het bedrag van de bruto eindejaarstoelage dat een personeelslid gebruikt (“flexibiliseert”) om een fiets te leasen. De werkgeversbijdragen maken hier geen deel van uit. Lees meer op de pagina voor personeel.

Leasingjaar

Het leasejaar start ten vroegste op 1 januari en is het jaar:

• Waarvoor het personeelslid het flexbudget vastlegt.
• Waarin de eindejaarstoelage opgebouwd wordt.
• Waarin het personeelslid de leasingfiets ontvangt.

Leasingkost

De leasingkost is het factuurbedrag dat de leasingfirma aan het bestuur aanrekent vanaf de ingebruikname van de fiets. Die aanrekening gebeurt met een afgesproken frequentie (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks). Afhankelijk daarvan zal je als bestuur prefinancieren

Als bestuur:

• Vorder je die kost via AGODI/AHOVOKS op het flexbudget dat het personeelslid inzette.
• Kan je enkel de gefactureerde kosten binnen dat kalenderjaar vorderen.

AGODI en AHOVOKS maken bij de berekening van de eindejaarstoelage de verrekening met het flexbudget en de leasekost. Op het einde van het kalenderjaar ontvang je dan het deel van het flexbudget dat je toekomt.

Het flexbudget is groter dan de leasingkost

Als het vastgelegde flexbudget groter is dan de werkelijke leasingkost, keert AGODI/AHOVOKS:

• Het bestuur het nodige flexbudget uit om de leasingkost af te lossen.
• Het personeelslid het resterende saldo uit als premie, na inhouding van RSZ (13,07% voor tijdelijke personeelsleden en 3,55% voor vastbenoemde personeelsleden) en van de bedrijfsvoorheffing zoals op de eindejaarstoelage.
  • Personeelsleden die zowel vastbenoemd als tijdelijk zijn, ontvangen de premie volgens het statuut met het grootste aandeel in de berekende toelage.

Het flexbudget is kleiner dan de leasingkost

Als het vastgelegde flexbudget niet volstaat om de leasingkost te betalen, ontstaat er een openstaande schuld die het personeelslid moet vereffenen zoals bepaald in de regeling voor fietsleasing. AGODI/AHOVOKS stort enkel het vastgelegde flexbudget aan het bestuur.

Informeer je personeelsleden wanneer en hoe ze je uiterlijk moeten laten weten welk aandeel van hun bruto eindejaarstoelage ze omzetten in flexbudget. Personeelsleden geven deze intentieverklaring jaarlijks door. Als bestuur kies je zelf de uiterste instapdatum.

• De eindejaarstoelage wordt met of zonder fietsleasing op dezelfde manier berekend.

Houd daarbij rekening met de voorwaarde dat de opbouw van de eindejaarstoelage niet gestart mag zijn. Deze periode van opbouw heet de verwijzingsperiode. Van zodra de verwijzingsperiode is gestart, kan het personeelslid het flexbudget niet meer aanpassen.

Voor de opbouw van de eindejaarstoelage bestaan er twee verwijzingsperiodes: het schooljaar enerzijds of januari tot en met september anderzijds. Om te bepalen welke verwijzingsperiode van toepassing is op het personeelslid, speelt het recht op uitgestelde bezoldiging een doorslaggevende rol. Presteert het personeelslid een opdracht met recht hierop (hoe beperkt ook) tijdens het tijdvak dat overeenstemt met de totale duur van beide verwijzingsperioden samen (dus van september voorafgaand aan het leasingjaar tot en met september in het leasingjaar), dan is het schooljaar van toepassing volgens volgende regels:

• Voor personeelsleden die prestaties leveren met uitgestelde bezoldiging (UB) (ongeacht bij welk bestuur) is de instapdatum uiterlijk 31 augustus van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar. Hun verwijzingsperiode is het schooljaar van september tot en met juni.
• Voor personeelsleden zonder uitgestelde bezoldiging loopt de verwijzingsperiode van januari tot en met september van het leasingjaar. Zij moeten dus uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar hun flexbudget doorgeven.

Of een personeelslid een uitgestelde bezoldiging (UB) ontvangt, kan je nagaan:

• Via de maandelijkse PDF-salarisoverzichten (kolom ‘Administratieve toestand’ vermeldt ‘met UB’).
• Op de salarisbrief van het personeelslid. Als het personeelslid werkzaam is bij meerdere besturen, biedt de salarisbrief het volledige overzicht of er prestaties zijn met uitgestelde bezoldiging.

Op de pagina over uitgestelde bezoldiging vind je welke onderwijsopdrachten recht geven hierop.

Twijfel je welke uiterste indiendatum je het best kiest? Hanteer uiterlijk 31 augustus als instapdatum voor iedereen.

Bestuur

Registreer tijdig de intentie en het flexbudget van alle personeelsleden die kiezen voor fietsleasing.

• Je kiest zelf op welke manier.
• Je bezorgt de gegevens zoals vermeld in de omzendbrief punt 8 in de loop van het leasingjaar aan AGODI/AHOVOKS.

Ook als het personeelslid de bestelde fiets niet meer ontvangt in het leasingjaar, moet je het flexbudget melden.

AGODI/AHOVOKS

• Berekent begin december van het leasingjaar de eindejaarstoelage van de personeelsleden.
• Verrekent het flexbudget en de door het bestuur gedragen leasingkost.
• Maakt de leasingkost over aan het bestuur. De exacte datum in december waarop dat gebeurt, wordt later gecommuniceerd.

Intrekken bestelling of niet-bestelling

Een personeelslid dat een intentie indiende, is niet verplicht ook een fiets te bestellen.

• Zonder bestelling in de loop van het leasingjaar vervalt het flexbudget.
• Je moet dan geen melding doen bij AGODI/AHOVOKS.
• Als bestuur kan je van dit principe afwijken en een verplichte bestelling opnemen in je regeling voor fietsleasing.

Een personeelslid kan een intentie intrekken zolang er geen fiets is besteld.

• In dat geval vervalt het flexbudget.
• Het personeelslid ontvang de volledige netto eindejaarstoelage.
• Als bestuur bepaal je zelf of je aan je personeelsleden vraagt om te laten weten wanneer ze een intentie intrekken.
  

Bedrijfsvoorheffing

De bedrijfsvoorheffing is niet verschuldigd op het voordeel van de leasingfiets bij regelmatig en effectief gebruik voor (een deel van) het woon-werkverkeer. AGODI/AHOVOKS verwerkt enkel de fietsleasing die daaraan voldoet.

• De fiscus geeft geen definitie van regelmatig gebruik, maar kan er wel op controleren. Woon-werkverkeer is de verplaatsing:
  • Tussen je werk en je wettelijke woonplaats of een ander adres waar je gedurende een bepaalde periode of op geregelde tijdstippen verblijft.
  • Tussen vestigingsplaatsen.
• Er ligt geen minimumafstand vast voor het woon-werktraject dat met een leasingfiets afgelegd moet worden.

Werkelijke waarde

AGODI/AHOVOKS vermeldt de werkelijke waarde van de leasingfiets mee op de fiscale fiche. De werkelijke waarde is een raming van het voordeel voor het personeelslid dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een leasingfiets. Het gaat dus niet alleen over de fiets maar over het hele aanbod zoals verzekeringen en accessoires. Meer informatie vind je in de fiscale circulaire 2024/C/22 (opent in nieuw venster).

Of de werkelijke waarde van de fiets belast wordt in de personenbelasting, is afhankelijk van de keuze die het personeelslid zelf maakt in de belastingsaangifte. Wijs het personeelslid op de fiscale gevolgen:

• Kiest het personeelslid voor de forfaitaire beroepskosten, dan is het voordeel van de leasingfiets belastingvrij.
• Kiest het personeelslid om de werkelijke beroepskosten te bewijzen, dan wordt het voordeel belastbaar. De fiscus heft bij de belastingaanslag op basis van de werkelijke waarde en aan het progressief tarief belastingen.

Het personeelslid neemt de waarde vanop de fiscale fiche over bij de belastingaangifte. De keuze voor de forfaitaire of werkelijke beroepskosten maakt daarbij niet uit. Zo kent de fiscus meteen de waarde van het voordeel, als het te belasten is.

Bij loonbeslag wordt er beslag gelegd op een deel van het nettoloon, inclusief vakantiegeld en eindejaarstoelage. Personeelsleden met loonbeslag, zijn uitgesloten van fietsleasing.

• Vraag aan je personeelsleden bij de ondertekening van de regeling voor fietsleasing of zij lopend loonbeslag hebben. Door te verklaren dat ze geen loonbeslag hebben, nemen ze de verantwoordelijkheid op zich wanneer dat niet correct blijkt.
  • Personeelsleden kunnen dit ook aantonen aan de hand van de salarisbrief.
  • Bij loonbeslag sluit de salarisbrief af met een verwijzing naar de Dienst Derdengeschillen van het Departement Financiën en Begroting.

Het flexbudget kan niet worden uitbetaald als na de omzetting van eindejaarstoelage naar flexbudget een loonbeslag gevestigd wordt en dat loonbeslag nog in uitvoering is op de eindejaarstoelage.

• Het bestuur richt in dat geval een schuldvordering tot het personeelslid.
  

Regelgeving

• Omzendbrief fietsleasing(opent in nieuw venster) (PERS/2024/03)

Verwante pagina’s

• Vergoedingen en toelagen voor onderwijspersoneel (overzichtpagina)
• Wat is woon-werkverkeer voor onderwijspersoneel?
• Fietsvergoeding voor onderwijspersoneel
• terugbetaling kosten openbaar vervoer voor onderwijspersoneel
• Fietsleasing voor onderwijspersoneel

Relevante website

• Fiscale circulaire 2024/C/22(opent in nieuw venster)