Gemeenteraadsleden hebben een recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, die het bestuur van de gemeente betreffen. De gemeenteraadsleden kunnen daar ook een afschrift van krijgen.
Het inzagerecht is een belangrijk element in de uitoefening van het mandaat als raadslid. Het geeft de raadsleden de mogelijkheid om zich te informeren over alles wat het bestuur van de gemeente aangaat en het maakt de controlerende rol van de gemeenteraad mogelijk. Daarnaast mogen de gemeenteraadsleden alle instellingen en diensten bezoeken die de gemeente opricht en beheert.
Huishoudelijk reglement en deontologische code
Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad regelt de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift, en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert. In de deontologische code kunnen er bijkomende afspraken gemaakt worden over de zorgvuldige omgang met informatie. Het huishoudelijk reglement en de deontologische code kunnen dit recht echter niet inperken.
Inzagerecht vs openbaarheid van bestuur
Het inzagerecht van gemeenteraadsleden is ruimer dan de algemene regeling over de openbaarheid van bestuur. Het gemeentebestuur kan zich niet beroepen op de uitzonderingsgronden uit de algemene openbaarheidsregeling. Het kan een gemeenteraadslid dus geen inzage weigeren in een document dat onder toepassing van artikel 29 van het decreet over het lokaal bestuur (DLB) valt. Zelfs wanneer het document gegevens bevat die mogelijk betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen, kan het inzagerecht niet geweigerd worden. Het gemeentebestuur moet de gevraagde documenten dus niet anonimiseren of pseudonimiseren. Het ruime inzagerecht moet de gemeenteraadsleden toelaten hun controlerende rol op te nemen.
Vertrouwelijkheid van informatie
Dit recht gaat echter gepaard met een verantwoordelijkheid. Om de bescherming van het privéleven te waarborgen hebben gemeenteraadsleden een geheimhoudingsplicht. Ze zijn altijd persoonlijk verantwoordelijk voor het gebruik van de inlichtingen die ze verkregen bij de uitoefening van hun inzagerecht. Ze moeten er dus discreet mee omspringen. Gemeenteraadsleden die het beroepsgeheim schenden, kunnen strafrechtelijk vervolgd worden (op grond van artikel 458 van het Strafwetboek) of kunnen burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden voor de schade die door de bekendmaking van bepaalde gegevens aan derden veroorzaakt wordt.
Daarnaast moeten gemeenteraadsleden ook de algemene verordening gegevensbescherming van 27 april 2017 (AVG) respecteren. Ze zouden op basis daarvan strafbaar kunnen zijn indien ze, met miskenning van de voorschriften, informatie zouden verspreiden of misbruiken. Gemeenteraadsleden moeten dus als verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden als ze inzage krijgen in stukken waarin persoonsgegevens opgenomen zijn. Zij maken zelf de keuze of zij het controlerecht willen uitoefenen, en welke (persoons)gegevens ze hiervoor nodig hebben. Ze moeten de afweging maken of de data die ze verwerken voor de uitoefening van hun controlerecht, echt nodig zijn voor dit doel. De documenten die raadsleden ontvangen bij de uitoefening van hun inzagerecht, kunnen enkel voor dat doel gebruikt worden. Raadsleden kunnen dan ook in geen geval de persoonsgegevens die ze vanuit hun inzagerecht zouden verkrijgen, openbaar maken.
In de wet van 27 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, bepaalt artikel 10, §2 de vertrouwelijkheid van informatie.
Vertrouwelijkheid opnemen in deontologische code
Lokale besturen doen er goed aan om ook een luik over het vertrouwelijk omgaan met informatie op te nemen in de deontologische code. Er kan vermeld worden dat de ruime toegang tot nagenoeg alle informatie van het lokaal bestuur ook de verplichting inhoudt om deze informatie niet te verspreiden of voor privédoeleinden te gebruiken.
De modelcode van VVSG is een goede basis om van te vertrekken als bron van inspiratie, maar zorg er in elk geval voor dat je als bestuur tot een eigen lokale deontologische code komt. Een regeling op maat van het eigen bestuur is de beste garantie om te komen tot een levend document dat regelmatig het voorwerp van debat kan uitmaken.