Gegevensverwerkingen in het kader van het Erkenningsdecreet lokale geloofsgemeenschappen

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden, zoals je voor- en achternaam, adres, rijksregisternummer, e-mailadres, telefoonnummer, nationaliteit, geboortedatum en geslacht.

Dit document wil toelichting geven bij de persoonsgegevens die daarbij verwerkt worden door de Vlaamse Regering en het Agentschap voor Binnenlands Bestuur dat instaat voor de administratieve afhandeling in het bijzonder (hierna: Vlaamse Regering). De andere partijen die in dit kader persoonsgegevens verwerken, zoals het representatief orgaan, het bestuur van de eredienst, het voorlopig bestuursorgaan, de adviserende gemeente en de financierende overheid, moeten je op hun beurt informeren over wat ze met jouw gegevens doen. Ook de Informatie- en Screeningsdienst Lokale Geloofsgemeenschappen (afgekort: ISD) wordt aanzien als een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Bekijk hoe de ISD jouw gegevens verwerkt.

Tegelijk informeren we je wat jouw rechten zijn inzake gegevensverwerking.

De concrete omstandigheden waarin je persoonsgegevens worden verwerkt, zijn in belangrijke mate afhankelijk van de rol die je hebt in het kader van het Erkenningsdecreet Lokale Geloofsgemeenschappen. Daarom hebben we deze tekst zo opgebouwd dat hij een aantal algemene principes bevat die van toepassing zijn op elke gegevensverwerking, naast bepalingen die specifiek gelden voor de verwerking die verbonden is met een specifieke rol. Dit betreft de persoonsgegevens zelf, hoe we ze verkrijgen en aan wie we ze desgevallend meedelen.

Deze privacyverklaring heeft voorrang op de algemene privacyverklaring van ABB.

Verwerkingsverantwoordelijken

De Vlaamse Regering is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in beginsel in dat de Vlaamse Regering beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel dat gebeurt en op welke manier. Als zodanig is de Vlaamse Regering verantwoordelijk voor de behoorlijke en zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die betrokken zijn bij de erkenning en samenvoeging van lokale geloofsgemeenschappen, in overeenstemming met de AVG.

Daarnaast worden je persoonsgegevens mogelijks ook verwerkt door andere instanties die in deze procedure tussenkomen, zoals:

• de financierende overheid;
• de adviserende gemeente;
• het representatief orgaan;
• het bestuur van de eredienst;
• het voorlopig bestuursorgaan;
• het tijdelijke voltallig bestuursorgaan;
• het centraal bestuur;
• de minister van Justitie;
• de Informatie- en Screeningsdienst Lokale Geloofsgemeenschappen.

Zij zijn ertoe gehouden je te informeren over wat zij met je persoonsgegevens doen.

Doeleinden van de verwerking

De doeleinden van de verwerkingen van persoonsgegevens die gebeuren in het kader van het Erkenningsdecreet kunnen 4-ledig zijn:

De verwerking door de Vlaamse Regering strekt ertoe een besluit in verband met de erkenning te kunnen nemen. In dat kader moeten er bepaalde gegevens over de geloofsgemeenschap en de leden ervan worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens heeft in dit kader het volgende doeleinde:

• beoordelen of een lokale geloofsgemeenschap voldoet aan de erkenningscriteria

De verwerking door de Vlaamse Regering strekt ertoe een besluit in verband met de samenvoeging te kunnen nemen. In dat kader moeten er bepaalde gegevens over de bedienaar worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens heeft in dit kader het volgende doeleinde:

• oordelen over de samenvoeging van de erkende lokale geloofsgemeenschappen.

De verwerking door de Vlaamse Regering strekt ertoe een sanctioneringsbesluit te kunnen nemen. In dat kader kunnen er bepaalde gegevens over de geloofsgemeenschap, de bestuursleden en/of de bedienaar worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens heeft in dit kader het volgende doeleinde:

• desgevallend een bestuur van de eredienst sanctioneren

De verwerking door de Vlaamse Regering strekt ertoe na te gaan of een bestuur van de eredienst, de bestuursleden en/of de bedienaar blijvend voldoen aan de vooropgestelde verplichtingen uit het Erkennings- en het Eredienstendecreet. In dat kader moeten er bepaalde gegevens over de bestuursleden en de bedienaar worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens heeft in dit kader het volgende doeleinde:

• beoordelen of een bestuur van de eredienst blijvend voldoet aan de verplichtingen vermeld in het Erkenningsdecreet

Grondslag van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Erkenningsdecreet is gebaseerd op artikel 6, eerste lid, e) AVG. Dit houdt in dat de verwerking noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang. De taken van algemeen belang zijn nader omschreven in het Erkenningsdecreet.

In de mate dat er in dit verband gegevens over religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging worden verwerkt, is deze verwerking toegelaten krachtens artikel 9, tweede lid, g) AVG, met name door de redenen van zwaarwegend algemeen belang zoals ze in het Erkenningsdecreet worden omschreven.

In de mate dat er in dit kader persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en/of strafbare feiten worden verwerkt, is deze verwerking mogelijk krachtens artikel 10 AVG in combinatie met artikel 10 Gegevensbeschermingswet (GBW). Het Erkenningsdecreet verplicht eveneens de verwerking van een uittreksel uit het Strafregister.

Bewaartermijn

De bewaartermijn van de persoonsgegevens wordt, overeenkomstig artikel III.87, §2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, bepaald door de selectielijsten die worden opgesteld in het kader van het Archiefdecreet.

Volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

Erkenningen (zowel de vierjarige als de verkorte procedure):

• geen wettelijke bewaartermijn
• administratieve bewaartermijn: 6 jaar na afsluiten van het dossier
• bestemming na bewaartermijn: bewaren wegens cultureel-historische waarde

Samenvoegingen:

• geen wettelijke bewaartermijn
• administratieve bewaartermijn: 6 jaar na afsluiten van het dossier
• bestemming na bewaartermijn: bewaren wegens cultureel-historische waarde

Sanctioneren:

• Geen wettelijke bewaartermijn
• Administratieve bewaartermijn: 6 jaar na afsluiten van het dossier
• Bestemming na bewaartermijn: bewaren wegens cultureel-maatschappelijk belang

Bijhouden gegevens bestuursleden, bedienaren en hun vervangers (mandaten- en bedienarenbeheer):

• Geen wettelijke bewaartermijn
• Administratieve bewaartermijn: 50 jaar na het beëindigen van het mandaat
• Bestemming na bewaartermijn: bewaren. Het informatieobject geeft een overzicht van alle bedienaren en bestuursleden van de besturen van de eredienst. Het is dus een uniek overzicht en interessant voor historisch onderzoek.

Rechten van de betrokkenen

Elke natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt, heeft een aantal rechten die door de AVG worden voorzien. In deze context, die is gebaseerd op de vervulling van een taak van algemeen belang, gaat het daarbij met name om de volgende rechten:

• recht op inzage en kopie van jouw gegevens;
• recht op aanpassing, aanvulling of correctie van je persoonsgegevens;
• recht op wissing;
• recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, kan je steeds contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via diezelfde contactgegevens (bij voorkeur via e-mail).

Daarnaast kan je een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Dat is de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC):

Koning Albert II-Laan 15
1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)

Contactgegevens

Bezoekadres:

Agentschap Binnenlands Bestuur
Herman Teirlinck gebouw
Havenlaan 88, bus 70
1000 Brussel

Postadres:

Koning Albert II laan 15, bus 215
1000 Brussel

E-mail: teamDPO-ABB@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

We controleren regelmatig of we nog altijd aan deze informatieclausule voldoen. Als je vragen hebt over deze verklaring, kan je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen.

Afhankelijk van de rol die een natuurlijke persoon vervult in het kader van het Erkenningsdecreet worden diens gegevens op een verschillende manier verwerkt. Hierna wordt voor elke actor die bij dit proces betrokken is, nadere informatie gegeven over welke persoonsgegevens door de Vlaamse Regering worden verwerkt, waar die gegevens vandaan komen en aan wie ze worden meegedeeld.

In dit kader kan een persoon volgende rollen en hoedanigheden hebben:

• Je bent (toekomstig) lid van het (voorlopig) bestuursorgaan van een (erkende) geloofsgemeenschap
• Je bent (vervanger van een) bedienaar van een eredienst
• Je bent houder van een zakelijk recht op een gebouw of andere infrastructuur waarin een lokale geloofsgemeenschap is gevestigd
• Je bent lid of contactpersoon van de juridische structuur die de lokale geloofsgemeenschap heeft aangenomen

Leden van het (voorlopig) bestuursorgaan van een (erkende) lokale geloofsgemeenschap

Indien u lid bent van het (voorlopig) bestuursorgaan van een lokale geloofsgemeenschap, worden uw gegevens als volgt verwerkt door de Vlaamse Regering.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Bij een aanvraag tot erkenning van een lokale geloofsgemeenschap worden een aantal persoonsgegevens verwerkt van en over de leden van het voorlopig bestuursorgaan. Het gaat hierbij over de volgende gegevens:

• voor- en achternaam;
• adres;
• rijksregisternummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• nationaliteit;
• geboortedatum;
• geslacht;
• handtekening.

Daarnaast moet ook een uittreksel uit het Strafregister overeenkomstig artikel 596, tweede lid Wetboek van Strafvordering worden bezorgd.

Deze gegevens, alsook latere wijzigingen, moeten door het voorlopig bestuursorgaan (al dan niet door tussenkomst van het representatief orgaan) worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.

Het Erkenningsdecreet bepaalt dat ook van erkende besturen van de eredienst een aantal persoonsgegevens meegedeeld moeten worden. Het gaat hierbij over de volgende gegevens:

• voor- en achternaam;
• adres;
• rijksregisternummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• nationaliteit;
• geboortedatum;
• geslacht;
• handtekening (bij samenvoegingsdossiers).

Ook eventuele latere wijzigingen moet het bestuur van de eredienst meedelen aan de Vlaamse Regering.

Aan wie delen wij uw gegevens mee?

De persoonsgegevens die worden verzameld in de procedure voorafgaand aan de erkenning, worden door de Vlaamse Regering in beginsel intern behandeld. Ze worden verwerkt door ABB in het kader van de administratieve behandeling van de aanvraag tot erkenning of samenvoeging.

Deze gegevens worden door de Vlaamse Regering ook bezorgd aan de adviserende overheden in kader van een erkenningsdossier, nl. aan de financierende overheid, de adviserende gemeente, de ISD en aan de minister van Justitie. Het uittreksel uit het strafregister wordt niet bezorgd aan de financierende overheid, de adviserende gemeente en de minister van Justitie.

Bedienaars van de eredienst

Indien u bedienaar van een eredienst of diens vervanger bent, worden uw gegevens als volgt verwerkt door de Vlaamse Regering.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Bij een aanvraag tot erkenning van een lokale geloofsgemeenschap (of bij een aanvraag tot samenvoeging) worden een aantal persoonsgegevens verwerkt van en over de bedienaars en hun vervangers. Het gaat hierbij over de volgende gegevens:

• voor- en achternaam;
• adres;
• rijksregisternummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• nationaliteit;
• geboortedatum;
• geslacht;
• handtekening (niet bij samenvoeging).

Daarnaast moet ook een uittreksel uit het Strafregister overeenkomstig artikel 596, tweede lid Wetboek van Strafvordering worden bezorgd (niet bij samenvoeging).

Deze gegevens, alsook latere wijzigingen, moeten door het voorlopig bestuursorgaan (al dan niet door tussenkomst van het representatief orgaan) worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.

Het Erkenningsdecreet bepaalt ook dat de volgende persoonsgegevens van de bedienaren en hun vervangers van de erkende besturen van de eredienst meegedeeld moeten worden. Het gaat hierbij over de volgende gegevens:

• voor- en achternaam;
• adres;
• rijksregisternummer;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• nationaliteit;
• geboortedatum;
• geslacht;
• handtekening (bij samenvoegingsdossiers).

Ook eventuele latere wijzigingen moet het bestuur van de eredienst meedelen aan de Vlaamse Regering.

Aan wie delen wij uw gegevens mee?

De persoonsgegevens die worden verzameld in de procedure voorafgaand aan de erkenning of samenvoeging, worden door de Vlaamse Regering in beginsel intern behandeld. Ze worden verwerkt door ABB in het kader van de administratieve behandeling van de aanvraag tot erkenning/samenvoeging.

De gegevens worden in het kader van een erkenningsaanvraag bezorgd aan de adviserende overheden, nl. aan de financierende overheid, de adviserende gemeente, de ISD en aan de minister van Justitie. Het uittreksel uit het strafregister wordt niet bezorgd aan de financierende overheid, de adviserende gemeente en de minister van Justitie.

De gegevens worden in het kader van een samenvoegingsaanvraag bezorgd aan de adviserende overheden, nl. aan de financierende overheid, de adviserende gemeente en aan de minister van Justitie.

U heeft een zakelijk recht (titel) op een gebouw of andere infrastructuur waarin een lokale geloofsgemeenschap is gevestigd

Indien u een zakelijk recht heeft op een gebouw of andere infrastructuur waarin een lokale geloofsgemeenschap is gevestigd, worden uw gegevens door de Vlaamse Regering als volgt verwerkt.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Bij een aanvraag tot erkenning van een lokale geloofsgemeenschap verklaart, in de gevallen waarin de gebouwen of andere infrastructuur bestemd voor de uitoefening van de eredienst geen eigendom zijn van een Belgisch publieke rechtspersoon, de houder van een zakelijk recht op het gebouw dat het toekomstig bestuur van de eredienst van de lokale geloofsgemeenschap vanaf het ogenblik van de erkenning kan beschikken over een zakelijk (gebruiks)recht of een huurovereenkomst naar gemeenrecht met een bepaalde duur van minstens 15 jaar zonder de mogelijkheid van vervroegde beëindiging.

Dit houdt concreet in dat er bepaalde persoonsgegevens (naam, voornaam en handtekening) over de eigenaar van de gebouwen worden verwerkt door de Vlaamse Regering.

N.B. Een ontwerpovereenkomst tussen de houder van het zakelijk recht op het gebouw en het toekomstig bestuur van de eredienst wordt op de zetel van de lokale geloofsgemeenschap ter beschikking gehouden voor de Informatie- en Screeningsdienst Lokale Geloofsgemeenschappen.

Aan wie delen wij uw persoonsgegevens mee?

De persoonsgegevens die worden verzameld in de procedure voorafgaand aan de erkenning, worden door de Vlaamse Regering in beginsel intern behandeld. Ze worden verwerkt door ABB in het kader van de administratieve behandeling van de aanvraag tot erkenning.

De gegevens worden in het kader van een erkenningsaanvraag bezorgd aan de adviserende overheden, nl. aan de financierende overheid, de adviserende gemeente, de ISD en aan de minister van Justitie.

U bent lid of contactpersoon van de juridische structuur die de lokale geloofsgemeenschap heeft aangenomen

Indien u lid bent van een juridische structuur die de lokale geloofsgemeenschap (aangenomen) heeft, worden uw gegevens door de Vlaamse Regering als volgt verwerkt.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Bij een aanvraag tot erkenning van een lokale geloofsgemeenschap moet onder meer de huidige juridische structuur worden gevoegd, samen met de naam, het adres, de statuten en het nummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen. In dat verband kunnen er ook gegevens over de leden van die juridische structuur worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.

Aan wie delen wij uw persoonsgegevens mee?

De persoonsgegevens die worden verzameld in de procedure voorafgaand aan de erkenning, worden door de Vlaamse Regering in beginsel intern behandeld. Ze worden verwerkt door ABB in het kader van de administratieve behandeling van de aanvraag tot erkenning.

Deze gegevens worden ook bezorgd aan de adviserende overheden in kader van een erkenningsdossier, nl. aan de financierende overheid, de adviserende gemeente, de ISD en aan de minister van Justitie.