Boekhouding

De eredienstbesturen voeren een kasboekhouding: ze registeren alle mutaties van de beschikbare kasvoorraad (alle ontvangsten en uitgaven) op het moment dat ze zich voordoen. Dat kunnen verrichtingen zijn op financiële rekeningen, verrichtingen met betaalkaarten, kasstromen, enzovoort.

Het annaliteitsprincipe is van toepassing op de kasboekhouding: eredienstbesturen nemen uitsluitend de ontvangsten en uitgaven van 1 januari tot en met 31 december van een bepaald boekjaar op in de jaarrekening van datzelfde boekjaar. De afsluiting van het boekjaar op 31 december betekent dan ook dat de cijfers van de financiële rekeningen op 31 december en de cijfers van de jaarrekening steeds perfect met elkaar moeten overeenstemmen.

Ook het compensatieverbod is bij de boekhouding van de erediensten van kracht: alle ontvangsten en uitgaven zijn afzonderlijk opgenomen en kunnen elkaar niet compenseren. De terugbetaling op een factuur die volledig werd betaald, kan bijvoorbeeld uitsluitend als een ontvangst worden geregistreerd. Er is wel een uitzondering voorzien voor de ontvangen intresten van beleggingen en financiële rekeningen, die tegen nettorendement mogen worden geboekt.

Het decreet maakt een onderscheid tussen exploitatie en investeringen.

• De exploitatie omvat het geheel van de ontvangsten en uitgaven die gewoonlijk minstens 1 keer per financieel boekjaar voorkomen en die te maken hebben met de regelmatige, gewone werking van het bestuur. Ook de periodieke aflossingen van de leningen behoren tot de exploitatie.
• De investeringen omvatten alle ontvangsten en uitgaven die invloed hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van het bestuur, behalve de gewone onderhoudswerkzaamheden. Ook de ontvangsten van leningen en toelagen die verband houden met die uitgaven behoren tot de investeringen, net als de investeringsbeleggingen en de vervroegde terugbetalingen van de leningen.

Bij twijfel of een ontvangst of uitgave tot de investeringen moet worden gerekend, wordt deze in de exploitatie ondergebracht.

In een beperkt aantal gevallen kunnen er argumenten zijn voor een opname in de investeringen en de exploitatie. In dat geval kan de keuze gemaakt worden in het overleg tussen het bestuur van de eredienst en het gemeente(provincie-)bestuur. Het belang van dit overleg en met uitbreiding het verschil tussen exploitatie en investeringen wordt versterkt door de financieringsverplichting van het gemeente(provincie-)bestuur ten aanzien van de erediensten.

Als die ontvangsten of uitgaven eenmaal zijn toegewezen aan exploitatie of investeringen, kan die toewijzing niet gewijzigd worden.

Het eredienstbestuur berekent het evenwicht van exploitatie en investeringen afzonderlijk. Voor het evenwicht in de exploitatie fungeert de gemeentelijke of provinciale toelage als sluitpost: het gemeente(provincie-)bestuur is dus verplicht het eventuele exploitatietekort van een eredienstbestuur bij te passen.

Voor de investeringen is dat niet het geval. Uitsluitend voor de investeringen aan de gebouwen van de eredienst -in de meeste gevallen het hoofdgebouw waar de eredienst plaats heeft- is de gemeente of provincie verplicht de uitgaven mee voor haar rekening te nemen.

Deze verplichting is niet onbeperkt. De noodzakelijke uitgaven moeten in het meerjarenplan en het budget zijn opgenomen en moeten het resultaat zijn van onderling overleg tussen de gemeente en het eredienstbestuur. Bovendien kan het eredienstbestuur – als er voldoende reserves zijn – toch afspreken met de gemeente/provincie om zelf geheel of gedeeltelijk in te staan voor de financiering van werken aan het hoofdgebouw van de eredienst. Maar het eredienstbestuur is daartoe niet verplicht.

De financieringsverplichting voor het gemeentebestuur slaat enkel op investeringen in de gebouwen van de eredienst. Voor andere investeringen (bijvoorbeeld in privaat patrimonium) is de gemeente niet verplicht bij te dragen. Niets verhindert het gemeentebestuur om dat wel te doen, als het van oordeel is dat dat in die concrete situatie aangewezen is.

Een eredienstbestuur heeft de mogelijkheid om overboekingen van de exploitatie naar de investeringen te doen. Ze kunnen overschotten van de exploitatie aanwenden voor investeringen.

De overboekingen zijn verbonden aan strikte voorwaarden omdat dit betekent dat er minder middelen beschikbaar zijn voor exploitatie en dit bijgevolg een invloed heeft op de verplichte bijdrage van het gemeente(provincie-)bestuur om het evenwicht van de exploitatie te verzekeren.

De overboekingen zijn enkel mogelijk als er afspraken met het gemeente- of provinciebestuur zijn gemaakt, bijvoorbeeld tijdens het overleg bij de opmaak van het meerjarenplan. Het is in het belang van alle betrokken partijen om de afspraken zo duidelijk en expliciet mogelijk te formuleren om elke discussie nadien te voorkomen.

Dit alles onderstreept het belang van het inschrijven van de nodige kredieten voor overboekingen in het meerjarenplan en budget.

Enkel zelfbedruipende besturen van de eredienst die geen gemeentelijke of provinciale exploitatietoelage krijgen tijdens de hele periode van het meerjarenplan mogen zonder beperkingen overboekingen doen. Ze moeten enkel de nodige kredieten opnemen in hun meerjarenplan en budget.

Exploitatie-uitgaven moeten worden gefinancierd met exploitatie-ontvangsten. Overboekingen van de investeringen naar de exploitatie zijn dus niet mogelijk. Dat zou immers een structurele verarming van het bestuur van de eredienst betekenen en op lange termijn de tegemoetkomingen van het gemeente- of provinciebestuur sterk doen stijgen.

Het privaat patrimonium zijn alle bezittingen waarover het bestuur volledig vrij kan beschikken omdat ze niet rechtstreeks worden gebruikt voor de eredienst of de dagelijkse werking van het bestuur van de eredienst. Dat zijn de reserves van het bestuur zoals onroerende goederen en geldbeleggingen op patrimoniumrekeningen. Die patrimoniumrekeningen onderscheiden zich van de werkingsrekeningen, de financiële rekeningen die behoren tot de beschikbare kasvoorraad.

Het bestuur van de eredienst moet de reserves beheren met het oog op een zo hoog mogelijk jaarlijks rendement onder de vorm van huurgelden, interesten, enzovoort. Dergelijke ontvangsten worden in de exploitatie opgenomen, maar kunnen -mits afspraak met de gemeente (provincie) - worden overgeboekt naar de investeringen

De financiering van exploitatie-uitgaven kan nooit vanuit de reserves van het bestuur van de eredienst, ook niet als het gaat om uitgaven voor het privaat patrimonium. Dit is het gevolg van het eerder vermelde verbod om gelden over te boeken van investeringen naar exploitatie.

De verrichtingen omtrent de reserves blijven eerder beperkt. Het is mogelijk dat het bestuur van de eredienst jaren geen boekingen omtrent de reserves in de eigenlijke kasboekhouding registreert. Het eredienstbestuur moet een jaarlijks geactualiseerde inventaris aanleggen zodat er inzicht is in het volledig vermogen. Die inventaris vormt de basis voor de opmaak van een staat van vermogen, een onderdeel van de jaarrekening met alle gewaardeerde elementen en waarvan een minimaal model bij ministerieel besluit is vastgelegd.

Als er toch bewegingen binnen deze reserves plaatsvinden, zullen deze in de meeste gevallen ook een invloed hebben op de kasboekhouding/beschikbare kasvoorraad van een eredienstbestuur.

De ontvangsten en de uitgaven van een eredienstbestuur worden gegroepeerd op basis van de functionele indeling in 6 hoofdfuncties: eredienst, gebouw(en) van de eredienst, bestuur van de eredienst, privaat patrimonium, stichtingen en financiering.

In elk van die hoofdfuncties is er een tussentotaal: het verschil tussen de ontvangsten en de uitgaven in de hoofdfunctie. Het is niet de bedoeling dat elk van die hoofdfuncties in evenwicht is. De uitgaven in de hoofdfunctie ‘eredienst’ moeten dus niet worden betaald met uitsluitend de ontvangsten in diezelfde hoofdfunctie. Er moet enkel een globaal evenwicht zijn tussen alle exploitatie-ontvangsten en -uitgaven, met de eventuele exploitatietoelage vanwege het gemeente- of provinciebestuur als sluitpost.

Wanneer een eredienstbestuur een reservefonds voor investeringen aanlegt, worden bepaalde middelen in de investeringen voor een tijd belegd. Het specifieke doel hiervan is ze nadien te gebruiken om een bepaalde investering mee te financieren. In de boekhouding horen de bijdragen voor dat investeringsfonds thuis bij de andere investeringsbeleggingen op rekening 436. In de inventaris en de staat van het vermogen moet het reservefonds voor investeringen duidelijk afgezonderd van de ‘gewone’ beleggingen worden aangegeven, zodat de evolutie ervan kan worden opgevolgd. Dat is zeker van belang als een eredienstbestuur met het mede-financierende gemeente- of provinciebestuur bepaalde afspraken maakte omtrent die reserves.

Een zelfbedruipende kerkfabriek kan ook (een gedeelte van) het overschot van de exploitatie opzijzetten als reservefonds voor toekomstige investeringen. Daarvoor moet dat overschot eerst worden overgeboekt van de exploitatie naar de investeringen en dan als uitgave (investeringsbelegging) worden geboekt.

Als het gemeente- of provinciebestuur daarmee instemt en het zo opnam in de financiële planning, hebben ook de niet-zelfbedruipende besturen de mogelijkheid om de overschotten op de exploitatie over te boeken naar de investeringen. Daar worden ze dan belegd, in afwachting van het ogenblik dat er zich belangrijke investeringsuitgaven voordoen. Dergelijke afspraken staan, om problemen te vermijden, best ook expliciet in de afsprakennota.

Reservefondsen voor de exploitatie kunnen in principe niet aangelegd worden. Als het de bedoeling is om bepaalde gelden in de exploitatie beschikbaar te houden voor de toekomst, werkt een bestuur best met het overschot op de exploitatie. Dit is eigenlijk enkel mogelijk voor de zelfbedruipende besturen van de eredienst want een gemeente of provincie past normaliter enkel bij tot als de exploitatie in evenwicht is.

Het opgenomen leningsbedrag wordt als een investeringsontvangst geboekt in de hoofdfunctie ‘financiering’ (via MAR 350 ‘Leningen’).

De periodieke aflossingen worden als een exploitatie-uitgave opgenomen in dezelfde hoofdfunctie (MAR 250 ‘Periodieke aflossingen van leningen’). Dit is niet het geval voor de betaalde intresten: ze behoren wel tot de exploitatie-uitgaven, maar deze worden geboekt in de hoofdfunctie waarvoor de lening werd aangegaan (vb. MAR 216 ‘Interesten’ als het een lening betreft voor investeringen voor het gebouw van de eredienst).

Indien er sprake is van een vervroegde terugbetaling, leidt dat tot een boeking in de investeringen (MAR 450’ Vervroegde terugbetaling lening’) bij de hoofdfunctie ‘financiering’.