Woon-werkverkeer personeel Vlaamse overheid

Vergoeding of terugbetaling woon-werkverkeer aanvragen

Kom je met de fiets naar het werk? Of gebruik je het openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer? Dan kun je als personeelslid van de Vlaamse overheid een vergoeding of terugbetaling aanvragen. Op deze webpagina lees je hoe je dit doet. In bepaalde situaties krijg je ook een tegemoetkoming voor verplaatsingen met je eigen voertuig.

Voor wie?

Je bent statutair of contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Je komt in aanmerking voor een vergoeding of terugbetaling voor je woon-werkverkeer met de fiets, het openbaar vervoer of je eigen privévoertuig.

Wat?

Om duurzaam woon-werkverkeer te stimuleren, betaalt de Vlaamse overheid een fietsvergoeding per afgelegde kilometer. Ook gemaakte kosten voor losse tickets en rittenkaarten van het openbaar vervoer voor de verplaatsing naar je vaste tewerkstellingsplaats worden terugbetaald. Dat betekent dat je zelf de betaling doet en de kosten nadien terugvordert.

Onderstaande procedures voor de terugbetalingen is voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) die gebruik maken van de module ‘Vergoedingen en toelagen’.

Kiest je organisatie voor een terugvordering via OraFin? Raadpleeg dan de webpagina ‘Algemene onkosten (Declaratie) en reizen’ voor meer informatie.

Hoe fietsvergoeding aanvragen of wijzigen?

Stap 1
Je vraagt de fietsvergoeding aan in Vlimpers.(opent in nieuw venster)
Ga naar Vlimpers > tegel ‘Loon’ > ‘Aanvraag vergoeding’ > ‘Aanvraag fietsvergoedingen’.
Vul het jaar in waarvoor je een fietsvergoeding aanvraagt.
Ga naar ‘Details’ en vul alle velden in.
Klik op ‘indienen’.
Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Vergoedingen aanvragen’.(opent in nieuw venster) Heb je geen toegang tot Vlimpers? Verstuur dan het ingevulde formulier ‘fietsvergoeding’(Excel bestand opent in nieuw venster) per post naar het DCPA.

Opgelet
Aanvragen worden afgetoetst met je Vlimpers-kalender. De nodige controles worden hierop uitgevoerd.
Rond het aantal kilometers voor je heen- en terugrit af:
naar boven voor afstanden van 500 meter en meer (bijvoorbeeld: je rijdt 5,5 kilometer heen en terug = aanvraag voor 6 kilometer)
naar beneden voor afstanden van minder dan 500 meter (bijvoorbeeld: je rijdt 2,3 kilometer heen en terug = aanvraag voor 2 kilometer)
Vraag je de fietsvergoeding aan voor de periode waarin je een permanente fietsgebruiker bent? Dan registreer je je aantal afgeronde kilometers heen en terug voor die volledige periode (bijvoorbeeld voor een half jaar).
Je vraagt je permanente fietsvergoeding aan voor de komende maanden. Wijzigen kan slechts tot één maand terug (bijvoorbeeld: je vroeg je fietsvergoeding aan van januari tot december. In juni kun je wijzigingen doen tot mei van dat jaar).
Je vraagt dit enkel aan op voorwaarde dat je alle afwezigheden en PTOW-dagen registreert in Vlimpers. Als je dit niet registreert, dan vraag je de fietsvergoeding aan als occasionele fietsgebruiker.
Vraag je de fietsvergoeding aan voor de periode waarin je een occasionele fietsgebruiker bent? Dan doe je de aanvraag maandelijks. Je registreert per maand je aantal afgeronde kilometers (heen en terug per dag) in Vlimpers.
Je doet dit uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op de maand waarop de fietsvergoeding betrekking heeft (bijvoorbeeld: je vraagt je fietsvergoeding van januari uiterlijk aan op de laatste dag van februari).
Er is slechts één motivatieveld per maand. Als je een motivatie invult en je voegt nadien nog dagen toe of je doet nog een aanpassing, dan wordt je motivatie gewist en zal je deze opnieuw moeten invullen.
Meer informatie over de permanente en occasionele fietsgebruiker lees je op de webpagina ‘Met de fiets naar het werk’.
Stap 2
Je vraagt de wijziging van je fietsvergoeding aan in Vlimpers.(opent in nieuw venster)
Ga naar Vlimpers > ‘Mijn gegevens’ > ‘Overzicht Selfservice’ > ‘Vergoedingen’ > ‘Aanvraag fietsvergoedingen’.
Je klikt in het overzicht op de aangevraagde maand die je wilt wijzigen.
Je wijzigt de aanvraag en klikt op ‘indienen’.
Hulp nodig? Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Vergoedingen aanvragen’.(opent in nieuw venster) Heb je geen toegang tot Vlimpers? Verstuur dan het ingevulde formulier ‘fietsvergoeding’(Excel bestand opent in nieuw venster) per post naar het DCPA.

Opgelet
Je kunt je aanvraag aanpassen tot op de laatste dag van de maand volgend op de maand waarop de fietsvergoeding betrekking heeft.

Hoe terugbetaling openbaar vervoer aanvragen?

Stap 1
Je vraagt de terugbetaling aan in Vlimpers.(opent in nieuw venster)
Ga naar Vlimpers > tegel ‘Loon’ > ‘Aanvraag vergoeding’ > ‘Vergoedingen en toelagen’ > ‘Indienen’.
Duid bij categorie ‘Woon-werkverkeer’ aan en bij soort ‘Vervoerbewijs woon-werkverkeer’.
Vul het jaar en de maand in waarvoor je een terugbetaling aanvraagt.
Rittenkaarten: vul de maand van aankoop in
Losse tickets: vul de maand van het ticket in
Vul alle velden in. Je kunt alle kosten van de maand bundelen of je kunt kiezen voor ‘ingave per dag’.
Voeg een bewijsstuk als bijlage toe. Het bewijsstuk dient zeker de kostprijs, de periode of reisdatum en het traject (tenzij Standaard Multi NMBS) te vermelden.
Klik op ‘indienen’.
Hulp nodig of meer informatie? Raadpleeg de snelstartkaart(opent in nieuw venster), de korte e-learning(opent in nieuw venster) of de webpagina over de module Vergoedingen en Toelagen.
Goed om te weten
Je kunt een terugbetaling aanvragen voor losse tickets of rittenkaarten.
Als je aanvraag voor een terugbetaling wordt goedgekeurd voor de 21ste van de maand, dan worden de kosten samen met je salaris van die maand terugbetaald.

Hoe tegemoetkoming privévoertuig aanvragen?

Tegemoetkoming moeilijk bereikbare werkplaats

Meer info over de tegemoetkoming voor moeilijk bereikbare werkplaatsen lees je op de webpagina ‘Met je privévoertuig naar het werk’.

Stap 1
Vaste tegemoetkoming naar je moeilijk bereikbare werkplaats
Je vraagt de goedkeuring aan je lijnmanager met het formulier ‘aanvraag tegemoetkoming woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaats’(Word bestand opent in nieuw venster). Je laat het ingevulde formulier ondertekenen. Zo heb je de bevestiging dat het om een moeilijk bereikbare werkplaats gaat.
Bij sommige departementen of agentschappen brengt de HR-dienst deze aanvraag voor jou in orde.
Occasionele tegemoetkoming naar je moeilijk bereikbare werkplaats door het vroege of late uur of door de frequentie van het openbaar vervoer
Je vraagt de goedkeuring aan je lijnmanager met het formulier ‘aanvraag occasionele tegemoetkoming woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaats’(Word bestand opent in nieuw venster). Je laat het ingevulde formulier ondertekenen door je lijnmanager of gemachtigde.
Stap 2
Je bezorgt het ingevulde en ondertekende formulier zo snel mogelijk aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie.

Tegemoetkoming personen met een handicap

Stap 1
Er zijn 2 mogelijkheden:
In je inclusieprotocol werd vastgelegd dat je recht hebt op een tegemoetkoming in het woon-werkverkeer met de wagen voor personen met een handicap, met inbegrip van chronische ziekte. De Dienst Diversiteitsbeleid bezorgt je inclusieprotocol aan het DCPA. Lees meer op de webpagina ‘Ik ben een personeelslid van de Vlaamse overheid en heb een handicap of chronische ziekte’.
Je bezorgt je parkeerkaart voor personen met een handicap via het Vlimpers-contactformulier(opent in nieuw venster) aan het DCPA.
Stap 2
Je vraagt de tegemoetkoming na afloop van elke maand aan via de module ‘Vergoedingen en toelagen’ in de Vlimpers-selfservice. Je geeft het aantal dagen door waarop je de voorbije maanden een verplaatsing naar de vaste werkplek maakte met de wagen.
Lees meer in de handleiding ‘Vraag tegemoetkoming woon-werkverkeer handicap aan’(Word bestand opent in nieuw venster).
Opgelet
Heb je geen toegang tot de module ‘Vergoedingen en toelagen’ in de Vlimpers -selfservice? Vraag de tegemoetkoming dan aan via het aanvraagformulier ‘Aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer met de wagen voor personeelsleden met een handicap, met inbegrip van een chronische ziekte’(Word bestand opent in nieuw venster). Je bezorgt dit formulier na afloop van elke maand aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie.

Syndicale actie openbaar vervoer

Als het openbaar vervoer gehinderd wordt door syndicale acties en je de verplaatsing naar het werk met de wagen maakt, kan je mits akkoord van je lijnmanager een kilometervergoeding aanvragen. Lees meer op de webpagina ‘Syndicale acties’.

Uitbetaling

De datum waarop je de vergoeding of terugbetaling ontvangt, is afhankelijk van het moment waarop jij je aanvraag indient. Doe je dit:

voor de 20^ste van de maand, dan ontvang je de vergoeding samen met je salaris van die maand
na de 20^ste van de maand, dan ontvang je de vergoeding samen met je salaris van de volgende maand

Contact

Meer informatie of een vraag?

Is je departement of agentschap klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Contacteer het DCPA.
Ben je geen klant van het DCPA? Contacteer je personeelsdienst.

Suggesties?

Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).(opent in nieuw venster)

Thema's

Snel naar

Dit is een website van

Blijf op de hoogte

Elke twee weken vind je op vrijdag de nieuwsbrief van Vlaanderen Intern in je mailbox.

Schrijf je in

Vlaanderen Intern voor personeel van de Vlaamse overheid