Willekeurig ontslag van contractuele personeelsleden voorkomen: info voor HR
Als een personeelslid niet goed functioneert, kun je met remediëring gedrag en competenties bijsturen. Als die remediëring niet het gewenste effect oplevert, kan de lijnmanager een ontslagprocedure starten. Op deze pagina lees je meer over de verschillende stappen van een ontslagprocedure.
Voor wie?
- Je bent HR-professional bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Ontslagprocedure voor personeelsleden die minder dan 1 jaar ononderbroken in dienst zijn
Deze procedure is van toepassing op personeelsleden die minder dan 1 jaar ononderbroken in dienst zijn, op occasionele personeelsleden bij Sport Vlaanderen of op occasionele werkgevers bij de VDAB.
- Stap 1
- Als de lijnmanager van plan is om een contractueel personeelslid te ontslaan, nodigt die (of de gedelegeerde) het personeelslid via beveiligde zending2 uit voor een gesprek. De lijnmanager kan daarvoor het sjabloon ‘Kennisgeving ontslagintentie en uitnodiging hoorzitting’ gebruiken(Word bestand opent in nieuw venster).
- Het personeelslid krijgt de kans om tijdens het gesprek diens kant van het verhaal te vertellen.
- Ziet het personeelslid af van het hoorrecht? Dan kan die het sjabloon ‘Personeelslid ziet af van hoorrecht’ invullen(Word bestand opent in nieuw venster).
- Beide partijen kunnen zich tijdens het gesprek laten bijstaan door een raadgever.
- De overheid maakt een verslag3 van de hoorzitting(Word bestand opent in nieuw venster).
Beslist de lijnmanager na de hoorzitting om de ontslagintentie in te trekken? De lijnmanager brengt het personeelslid schriftelijk4 op de hoogte(Word bestand opent in nieuw venster) en voegt bij deze communicatie het verslag van de hoorzitting. De opvolging van het personeelslid herneemt vervolgens het normale ritme in de PLOEG-cyclus.
- Stap 2
De lijnmanager deelt de ontslagbeslissing samen met de motivering mee aan het personeelslid, binnen 5 werkdagen na het hoorgesprek of nadat het personeelslid afzag van het hoorrecht en voegt bij deze communicatie het verslag van de hoorzitting.
- Bij ontslag met opzegtermijn verlaat het personeelslid de dienst zodra de opzegtermijn eindigt.
- Bij ontslag met verbrekingsvergoeding gaat het personeelslid uit dienst op het moment dat het contract wordt verbroken.
Lees meer op de webpagina ‘Beëindiging tewerkstelling door de werkgever’.
Ontslagprocedure voor personeelsleden die minstens 1 jaar ononderbroken in dienst zijn
- Stap 1
Als een contractueel personeelslid minstens 1 jaar ononderbroken in dienst is bij de diensten van de Vlaamse overheid, moet er aan een aantal voorwaarden zijn voldaan:
- Een ontslag mag niet onverwacht komen: het personeelslid kreeg een formele schriftelijke waarschuwing(Word bestand opent in nieuw venster) met een duidelijke beschrijving van het disfunctioneren dat tot ontslag kan leiden;
- Het personeelslid moet de kans hebben gekregen om te remediëren en dus diens functioneren, gedrag en/of de competenties te verbeteren door remediëring met het oog op een mogelijk ontslag:
- in de eigen functie, begeleid door minstens 1 andere evaluator met de rang van directeur, afdelingshoofd of N-1 projectleider;
- in een andere functie binnen de eigen of een andere entiteit.
Als de remediëring met het oog op een mogelijk ontslag geen positief resultaat oplevert of het personeelslid stelt binnen 3 jaar opnieuw ongunstige feiten, dan kan je als werkgever de ontslagprocedure opstarten. Je kan ook overgaan tot de ontslagprocedure als het personeelslid weigert mee te werken aan de remediëring.
- Stap 2
- Als de lijnmanager de ontslagintentie doorzet, nodigt die (of de gedelegeerde) het personeelslid via beveiligde zending3 uit voor een gesprek. De lijnmanager kan daarvoor het sjabloon ‘Kennisgeving ontslagintentie en uitnodiging hoorzitting’ gebruiken(Word bestand opent in nieuw venster).
- Het personeelslid krijgt de kans om diens kant van het verhaal te vertellen.
- Ziet het personeelslid af van het hoorrecht? Dan kan die het sjabloon ‘Personeelslid ziet af van hoorrecht’(Word bestand opent in nieuw venster) invullen.
- Beide partijen kunnen zich tijdens het hoorgesprek laten bijstaan door een raadgever.
- De overheid maakt het verslag7 van de hoorzitting(Word bestand opent in nieuw venster).
Beslist de lijnmanager om de ontslagintentie in te trekken? Dan brengt die het personeelslid op de hoogte(Word bestand opent in nieuw venster) en voegt bij de communicatie het verslag van de hoorzitting. De opvolging van het personeelslid herneemt vervolgens het normale ritme in de PLOEG-cyclus.
Bevestigt de lijnmanager de ontslagintentie, dan moet dat via een beveiligde zending gebeuren binnen 7 werkdagen na de hoorzitting. Daarvoor gebruikt de lijnmanager het sjabloon ‘Bevestiging ontslag na hoorzitting en verslag hoorzitting’(Word bestand opent in nieuw venster).
- Stap 3
Als het personeelslid minstens 1 jaar ononderbroken in dienst is bij de diensten van de Vlaamse overheid, krijgt die de mogelijkheid om advies in te winnen bij het adviesorgaan. Het adviesorgaan komt dan samen om het ontslagdossier te beoordelen. Daarbij kijkt het adviesorgaan naar het volgende:
- of aan de ontslagvoorwaarden is voldaan (schriftelijke waarschuwing en remediëring met het oog op een mogelijk ontslag)
- de toepassing van de ontslagprocedure
- de gegrondheid van de ontslagintentie
Het adviesorgaan hoort zowel de werkgever als het personeelslid. Het adviesorgaan oordeelt met meerderheid van stemmen en bezorgt het schriftelijke advies aan het personeelslid en de werkgever.
- Stap 4
- Wanneer de lijnmanager het advies van het adviesorgaan ontvangen heeft, kan die een ontslagbeslissing nemen.
- De lijnmanager deelt die ontslagbeslissing samen met de motivering mee aan het personeelslid, 5 werkdagen nadat het advies is ontvangen. De lijnmanager kan ook beslissen om de ontslagprocedure stop te zetten.
- Neemt de lijnmanager een beslissing die afwijkt van het advies van het adviesorgaan, moet die motiveren waarom dat advies niet gevolgd wordt.
- Adviseert het advies unaniem negatief over het ontslag en beslist de lijnmanager toch om het personeelslid te ontslaan? Dan krijgt het personeelslid een schadevergoeding ter waarde van 3 maanden loon (bovenop de verbrekingsvergoeding of opzegtermijn) onder de voorwaarde van het afsluiten van een dading. Het personeelslid is niet verplicht om de dading te ondertekenen.
- Bij ontslag met opzegtermijn, al dan niet met een outplacementaanbod, verlaat het personeelslid de dienst zodra de opzegtermijn eindigt.
- Bij ontslag met verbrekingsvergoeding, al dan niet met een outplacementaanbod, gaat het personeelslid uit dienst op het moment dat het contract wordt verbroken.
Lees meer op de webpagina ‘Beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever’.
Ontslagprocedure voor personeelsleden van de nautische keten
Voor personeelsleden van de nautische keten zijn het hoorrecht en de motiveringsplicht volgens de federale regelgeving van toepassing.
- Stap 1
- Is de lijnmanager van plan een contractueel personeelslid van de nautische keten te ontslaan? Dan nodigt die dat personeelslid uit voor een hoorgesprek.
- Het personeelslid krijgt voldoende tijd om zich voor te bereiden op het gesprek of om schriftelijke opmerkingen te formuleren.
- Tijdens het hoorgesprek schetst de lijnmanager de feiten, het personeelslid krijgt de kans om te reageren.
- Stap 2
De kennisgeving van het ontslag gebeurt schriftelijk en vermeldt de concrete redenen voor het ontslag.
Lees meer op de webpagina ‘Beëindiging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever’.
Ondersteunende documenten
In de beschrijving procedure voorkom willekeurig ontslag contractueel personeel(PDF bestand opent in nieuw venster) staat de volledige procedure uitgelegd, vanaf het moment dat er ongunstige feiten bij een personeelslid worden vastgesteld tot eventueel het moment van ontslag.
De beslissingsboom(PDF bestand opent in nieuw venster) leidt je doorheen de procedure “Voorkom willekeurig ontslag contractueel personeelslid”, vanaf het moment dat er ongunstige feiten bij een personeelslid worden vastgesteld tot eventueel het moment van ontslag.
Het stappenplan ontslagintentie(Word bestand opent in nieuw venster) biedt je een overzicht van de verschillende stappen in de procedure “Voorkom willekeurig ontslag contractueel personeelslid”, de termijnen die hierbij gehandhaafd worden en de informatie die je moet registreren bij het DCPA.
In de procesflow ‘Begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 4 (gewone remediëring)(PDF bestand opent in nieuw venster)’ vind je de stappen in remediëring voor contractueel personeel. Daarbij is verduidelijkt wie welke stap onderneemt (bijvoorbeeld DCPA, HR of de lijnmanager).
In de procesflow ‘Begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 5 (remediëring met het oog op een mogelijk ontslag(PDF bestand opent in nieuw venster))’ staan de stappen die je voor een contractueel personeelslid onderneemt en wie welke stap moet ondernemen (bijvoorbeeld DCPA, HR of de lijnmanager).
De stappen voor de ontslagprocedure staan beschreven in deze procesflows. Daarbij staat telkens wie welke stap uitvoert (DCPA, HR, lijnmanager,...):
Terminologie
1 Motiveringsplicht blijft van toepassing op deze doelgroepen. Elk ontslag moet gemotiveerd worden.
2 Schriftelijk per beveiligde zending: aangetekende brief of afgifte tegen ontvangstbewijs. De verzender weegt in de concrete omstandigheden af welke van deze twee opties het meest aangewezen is.
3 Het personeelslid kan op een verslag opmerkingen toevoegen, maar dit schort de vooropgestelde termijnen in de ontslagprocedure niet op. Het personeelslid bezorgt diens opmerkingen terug binnen de 15 kalenderdagen na de ontvangst van het verslag of van de schriftelijke vaststelling van de feiten.
4 Schriftelijk: de verzender weegt in de concrete omstandigheden af welke manier het meest aangewezen is: per brief, mail,... De bewijslast ligt bij de verzender.