Product owner expert (klasse C)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het doel van de Product Owner is het end-to-end beheren van een technologie, inclusief ontwikkeling en exploitatie. De product owner zorgt voor de waarde van het product door klantbehoeften te begrijpen, kansen te identificeren en de productlevenscyclus te sturen. De Product Owner bewaakt het budget, rapporteert voortgang en optimaliseert processen.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt functioneel aan |
| 5-15 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Beschikt over expertkennis van de productgroep, waarvoor die verantwoordelijk is, alsook productmanagement;
- Heeft kennis van het aanbod aan (ICT)diensten van betrokken organisatie;
- Verantwoordelijk voor de volledige levenscyclus van een product(groep), van ontwikkeling tot exploitatie;
- Werkt nauw samen binnen een multidisciplinair team om de productstrategie te bepalen
- Staat in voor de communicatiekanalen met de stakeholders
- Bewaakt de waarde en het succes van het product (inhoudelijk, technisch en functioneel) en identificeert nieuwe productkansen;
- Beheert vaak complexe producten met hoge afhankelijkheden, afhankelijkheden, zichtbaarheid en risico’s;
- Draagt bij aan het efficiënt functioneren van de organisatie en het behalen van organisatiedoelen;
- strategisch budgetbeheer en proactieve kostenoptimalisatie door anticiperen van toekomstige financiële behoeften en risico’s.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder beslist hoe de bestaande procedures en methodes moeten aangepast worden om de zich nieuw aandienende situatie binnen de bestaande context te integreren. De functiehouder kan de inhoudelijke betekenis van bestaande concepten bijsturen.
Resultaatgebieden
Doel: Analyseren en opvolgen van de evolutie van de markt en van de interne klantenbehoeften om zo het ICT-dienstenaanbod in functie van deze behoeften en noden bij te sturen.
Deelactiviteiten :
- Zorgt voor afstemming van behoeften tussen producten binnen de productfamilie en de organisatiekeuzes (strategie, architectuur, etc.).
- Houdt zicht op de waarde van de volledige productfamilie (inhoudelijk, technisch, functioneel).
- Detecteert nieuwe kansen binnen de productfamilie voor de organisatie en partners.
- Anticipeert op spanningsvelden door uiteenlopende wensen van verschillende gebruikersgroepen en technologische ontwikkelingen.
Doel: Op basis van de kwaliteitscontroles, kennisverwerving en de behoefteanalyse leiden van of meewerken aan verbeteringsinitiatieven en innovatieprojecten teneinde het dienstverleningsaanbod te optimaliseren.
Deelactiviteiten:
- Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitvoering van de end-to-end product life cycle (zowel de productontwikkeling als de exploitatie)
- Stelt -binnen de richtlijnen van het product en het programma- een of meerdere teams samen en stuurt aan om het product te exploiteren en verder uit te bouwen. Definieert hiervoor mijlpalen, beheert backlogs, bewaakt prioriteiten, installeert overleg en opvolging waar nodig, toetst af inzake kwaliteit en timing, anticipeert op problemen en bewaakt de toegekende middelen.
- Rapporteert regelmatig voortgang aan de programmamanager of de product- en portfoliomanager waar van toepassing.
Doel: Zowel op vraag als proactief stakeholders adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor complexe vraagstukken of problemen.
Deelactiviteiten:
- Levert input vanuit eigen productexpertise.
- Speelt in op specifieke vragen van collega’s.
- Geeft advies naar gebruikers bij gebruik van producten en diensten.
Doel: Kwaliteitscontrole van de bestaande ICT-dienstverlening om zo de nodige bijsturingen te kunnen doen met betrekking tot het ICT-dienstenaanbod enerzijds, en van de processen met betrekking tot de werking anderzijds.
Deelactiviteiten :
- Verantwoordelijk voor de kwaliteit van het product in de volledige product life cycle, Stelt hiervoor productdoelstellingen en bewaakt deze.
- Volgt kwaliteits- en KPI’s op van een product en stuurt bij in functie van de productdoelstellingen.
- Zoekt naar optimalisaties voor het product: volgt op en neemt acties op vlak van herwerk en tijdsvreters die zowel voorkomen als bij de klant, stakeholders en eindgebruikers.
- Neemt initiatief om optimalisaties in productfamilie door te voeren
Doel : Samenwerken met de betrokken stakeholders en opstellen van communicatie-initiatieven om de klanten beter te informeren over het ICT-dienstenaanbod.
Deelactiviteiten :
- Is het gezicht van product(groep).
- Schrijft mee aan de productvisie en draagt deze zowel intern als extern positief uit.
- Staat -samen met de technisch relatiebeheerder- in voor een nauw contact met diverse stakeholders van het product en capteert de behoeften communiceert op vlak van aanpassingen en vernieuwingen, en creëert draagvlak voor verdere ontwikkelingen.
- Bouwt actief een netwerk uit ten dienste van de volledige productfamilie
- Beheer klantcommunicatie en -tevredenheid.
Doel : Opzetten, leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Deelactiviteiten :
- Beheert vaak complexe producten met hoge afhankelijkheden, afhankelijkheden, zichtbaarheid en risico’s;
- Stuurt projecten en/of productie van een specifiek product.
- Detecteert overlegnoden en identificeert nuttige gesprekspartners
- Leidt een productfamilie waarbij de coördinatie en integratie van verschillende producten moet gebeuren
Doel: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
Deelactiviteiten :
- Waarborgt dat de eigen kennis over het product up-to-date is en voldoende diepgang kent
- Analyseren van best practices het volgen van trends.
- Is verantwoordelijk voor het kennisbeheer binnen de volledige productfamilie.
- Zorgt dat medewerkers de benodigde kennis opbouwen en deze duurzaam in de organisatie wordt verankerd.
- strategisch en klantgericht denken met oog voor duurzame partnerschappen binnen de organisatie op (middel)lange termijn.
Doel: Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is.
Deelactiviteiten :
- Signaleert en detecteert proactief opportuniteiten om de werking te verbeteren
- Neemt initiatief om de werking binnen de eigen productfamilie te optimaliseren.
- proactief leiding neemt in het verbeteren en aansturen van de dienstverlening binnen de productfamilie.
- Coördineren van activiteiten om klantgerichte doelen te behalen.
- Inspireren van het team om de kwaliteit en efficiëntie van de service voortdurend te verhogen.
Contacten
- 1-op-1 onderhandelingen
- Interne samenwerking binnen teams
- Klant- of cliëntondersteuning
- Adviserende rollen
- Interdepartementale samenwerking
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
3 m – 1j
X
1j – 4j
X
4j – 7j
X
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
X
Infrastructuur en operaties
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
X
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie
- Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
- Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
- Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
- Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
- Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 3 – Communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen
- Geeft abstracte of complexe materie op een inzichtelijke wijze weer
- Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op
- Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken
- Zoekt aansluiting bij het publiek en gebruikt voor hen relevante en overtuigende redeneringen, argumenten, voorbeelden en vergelijkingen
- Hanteert een rijk en gevarieerd taalgebruik
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 2 – Overtuigt door inhoud én aanpak
- Argumenteert authentiek en genuanceerd
- Brengt zijn argumenten scherp onder woorden
- Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze
- Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg
- Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 2 – Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)
- Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg)
- Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden
- Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
- Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
- Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema’s
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen
- Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af
- Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen
- Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk)
- Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering
- Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen