Product- en portfoliomanager (klasse D)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het doel van de Product Owner is het end-to-end beheren van een technologie, inclusief ontwikkeling en exploitatie. De product owner zorgt voor de waarde van het product door klantbehoeften te begrijpen, kansen te identificeren en de productlevenscyclus te sturen. De Product Owner bewaakt het budget, rapporteert voortgang en optimaliseert processen
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt functioneel aan |
| 5-15 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Heeft expert kennis van het aanbod aan (ICT)diensten van betrokken organisatie;
- Beschikt over expertise op vlak van productmanagement, strategisch leveranciers- en contractbeheer en kwaliteitsbewaking;
- Stuurt multidisciplinair team aan om de productstrategie optimaal te bepalen
- Staat in voor de communicatiekanalen met de stakeholders, klantenbeheerders en andere entiteiten binnen de Vlaamse Overheid
- Bewaakt de waarde en het succes van de productgroep (inhoudelijk, technisch en functioneel) en identificeert nieuwe productkansen;
- Beheert vaak complexe producten met hoge afhankelijkheden, afhankelijkheden, zichtbaarheid en risico’s;
- Draagt bij aan het efficiënt functioneren van de organisatie en het behalen van organisatiedoelen;
- Strategisch budgetbeheer en proactieve kostenoptimalisatie door anticiperen van toekomstige financiële behoeften en risico’s, maakt strategische keuzes om de kosten op langere termijn te optimaliseren, en identificeert kansen voor investeringen die de waarde en groei van het product vergroten;
- Maakt brug tussen een ruime groep van belanghebbenden (met mogelijks tegengestelde belangen).
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder kan beslissingen nemen waardoor de tactische betekenis van de bestaande procedures en technieken wijzigt en/of verschuift zo lang er aan het bestaan en het uiteindelijke doel van deze laatste niet wordt geraakt. Dit houdt tevens in dat hij binnen het bestaande kader nieuwe concepten kan toevoegen of de inhoud van de reeds bestaande kan aanpassen.
Resultaatgebieden
Doel: Analyseren en opvolgen van de evolutie van de markt en van de interne klantenbehoeften om zo het ICT-dienstenaanbod in functie van deze behoeften en noden bij te sturen.
Deelactiviteiten :
- Monitoren en analyseren van de impact van technologische evoluties op ICT-diensten om bijsturingen of uitbreidingen door te voeren.
- Samenwerken met klantenbeheerders om veranderingen in klantenbehoeften te detecteren.
- Deelnemen aan overlegfora met klanten en input leveren.
- Klachten over ICT-dienstverlening analyseren voor eventuele aanpassingen in het aanbod.
- Behoeften van klanten analyseren en op basis daarvan verbeteringen voorstellen of ICT-contracten aanbesteden.
- Een roadmap voor de dienstenpakketten beheren en actueel houden, zowel op korte als lange termijn.
Doel: Op basis van de kwaliteitscontroles, kennisverwerving en de behoefteanalyse leiden van of meewerken aan verbeteringsinitiatieven en innovatieprojecten teneinde het dienstverleningsaanbod te optimaliseren.
Deelactiviteiten:
- Samen met belanghebbenden nieuwe of aangepaste diensten ontwerpen, afgestemd op strategische doelstellingen en prioriteiten.
- Op basis van kwaliteitscontroles, kennisverwerving en behoefteanalyse projecten initiëren (projectfiches opstellen en voorleggen ter goedkeuring) om het dienstverleningsaanbod aan te passen of uit te breiden.
- Leiding nemen over of meewerken aan projecten voor wijzigingen in de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en hiervoor draagvlak creëren.
- Specifieke vakinhoudelijke input leveren voor (deel)projecten.
- Uitvoeren van gunningsprocedures voor nieuwe ICT-dienstverleningsovereenkomsten
Doel: Zowel op vraag als proactief stakeholders adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor complexe vraagstukken of problemen.
Deelactiviteiten:
- Beantwoorden van vragen van klanten, rechtstreeks of via klantenbeheerders.
- Beheren en toegankelijk maken van kennis over de beheerde dienstenpakketten.
- Fungeren als aanspreekpunt binnen het eigen vakgebied.
- Adviseren over toepassing en gebruik van ICT-diensten, -producten, en -systemen.
- Gebruikers adviseren over de interpretatie van het contract met de ICT-dienstverlener.
- Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen
Doel: Kwaliteitscontrole van de bestaande ICT-dienstverlening om zo de nodige bijsturingen te kunnen doen met betrekking tot het ICT-dienstenaanbod enerzijds, en van de processen met betrekking tot de werking anderzijds.
Deelactiviteiten :
- Regelmatig peilen naar de tevredenheid van klanten en gebruikers.
- Maandelijkse kwaliteitscontroles van de ICT-dienstverlener (zoals controle van SLA-rapporteringen en procesmetrieken).
- Verifiëren van de juistheid van rapportages, inclusief meetmethodes en gegevensverwerking.
- Thematische kwaliteitscontroles van dienstverleningsprocessen, maandelijks uitgevoerd op een subset.
- Voorstellen initiëren ter verbetering van de dienstverlening.
- Overleg voeren met ICT-dienstverleners over de kwaliteit van geleverde diensten.
- Rapporteren over de status van de ICT-dienstverlening
Doel : Samenwerken met de betrokken stakeholders en opstellen van communicatie-initiatieven om de klanten beter te informeren over het ICT-dienstenaanbod
Deelactiviteiten :
- Proactief de dienstverlening kenbaar maken aan de klant.
- De productvisie uitdragen en draagvlak creëren om betrokkenheid te bevorderen.
- Communiceren van de product-roadmap.
- Communicatie ondersteunen bij (wijzigingen aan) het ICT-dienstenaanbod.
- Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen en infosessies.
- Fungeren als aanspreekpunt voor beheerde ICT-diensten.
- Opbouwen van een professioneel netwerk met interne en externe belanghebbenden ter ondersteuning van het product.
- Samenwerken binnen een multidisciplinair team om de productstrategie te realiseren
Doel : Opzetten, leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Deelactiviteiten :
- Initiëren van projecten door projectfiches op te stellen en ter goedkeuring voor te leggen om het ICT-dienstverleningsaanbod aan te passen of uit te breiden.
- Aansturen en controleren van de uitvoering van projecten als projectleider.
- Bijdragen aan projecten als projectmedewerker, met inzet van eigen expertise.
- Als (mede-)productmanager toezien op tijdige en correcte uitvoering van gewenste aanpassingen in het dienstenaanbod.
- Periodiek rapporteren over de voortgang van projecten.
Doel: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
Deelactiviteiten :
- Monitoren van ontwikkelingen via onafhankelijke bronnen.
- Bijhouden van het dienstverleningsaanbod en nieuwe markttrends.
- Volgen van opleidingen en zelfstudie om expertise te vergroten.
- Kennis opbouwen door deelname aan projecten en onderzoek voor adviesvragen.
Doel: Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is.
Deelactiviteiten :
- Initiëren van bijsturingen in de ICT-dienstverleningsprocessen op basis van uitgevoerde kwaliteitscontroles.
- Toezien op de uitvoering en effectiviteit van de bijsturingen in de ICT-dienstverleningsprocessen.
- proactief leiding neemt in het verbeteren en aansturen van de dienstverlening binnen de productfamilie.
- Coördineren van activiteiten om klantgerichte doelen te behalen.
- Inspireren van het team om de kwaliteit en efficiëntie van de service voortdurend te verhogen.
Doel: Bijdragen aan het (deel)beleid binnen het eigen functioneel domein, zodat het beleid aansluit bij de behoeften van de organisatie.
Deelactiviteiten :
- Voorstellen tot bijsturing of aanvulling van het ICT-dienstverleningsaanbod formuleren en aanbevelingen voor beleidsnota’s en ondernemingsplannen aanbrengen.
- Overleggen met afdelingen en stakeholders om input en feedback te verzamelen.
- Monitoren van de effectiviteit van het beleid en het verzorgen van beleidsrapportering.
- Communiceren van het beleid en bieden van training ter ondersteuning van de implementatie
Contacten
- 1-op-1 onderhandelingen
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Leiderschapscommunicatie
- Adviserende rollen
- Netwerken en relatiemanagement
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
3 m – 1j
X
1j – 4j
X
4j – 7j
X
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
X
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
X
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
X
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 3 – Bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie
- Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit
- Vertoont voorbeeldgedrag rond sociale, ethische en professionele normen en spreekt ook anderen erop aan
- Zorgt ervoor dat iedereen in de entiteit of organisatie op de hoogte is van de doelen, waarden en normen en biedt hen de nodige ondersteuning om ze te respecteren
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 3 – Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën- Denkt (vooraf) aan de impact die zijn argumentatie kan hebben op anderen en handelt hiernaar
- Durft creatieve acties in te zetten om anderen in de gewenste richting te bewegen
- Buigt tegenargumenten en weerstand om en maakt er in de argumentatie gebruik van
- Legt contacten om draagvlak te creëren en zaken gedaan te krijgen
- Brengt anderen ertoe om zijn standpunten en visie verder uit te dragen
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband
Niveau 2 – Geeft richting op het niveau van processen en structuren
- Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit
- Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling
- Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan
- Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen
- Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de competenties, interesses, ambitie en ontwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen
Niveau 3 – Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden
- Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen, structuren … en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken
- Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen
- Geeft medewerkers het vertrouwen en het mandaat om zaken op hun manier te realiseren
- Weet waar de sterke kanten van medewerkers liggen en vertrouwt erop
- Zorgt voor autonomie zodat medewerkers hun capaciteiten en ambities kunnen ontplooien
Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers
Niveau 2 – Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen
- Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces
- Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen)
- Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten
- Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken
- Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang