Manager ICT-aankoper (klasse D)

Doel : Het coördineren van de analyse van de behoeften van de organisatie en interne klanten om een helder overzicht van de strategische opportuniteiten en operationele noden te verkrijgen.

Deelactiviteiten :

• Het aansteken van het proces voor het verzamelen van relevante informatie om opdrachten voor het team en andere belanghebbenden te verduidelijken.
• Het opzetten en toezien op de uitvoering van elektronische bevragingen voor klanten om gerichte feedback te verkrijgen.
• Het organiseren en begeleiden van focusgroepen met klanten om diepgaande inzichten te verkrijgen die bijdragen aan de besluitvorming.
• Het integreren van feedback van klanten en interne teams in administratieve en technische beschrijvingen van bestekken of contracten, en het waarborgen van de kwaliteit en nauwkeurigheid van de uiteindelijke documenten.

Doel : Het leiden van het proces voor het definiëren, implementeren en bijsturen van de ICT-dienstverlening op basis van het beleid en de behoefteanalyse, om zo de interne klant en organisatie effectief en efficiënt te ondersteunen.

Deelactiviteiten:

• Coördineren van marktprospectie om inzicht te krijgen in de mogelijkheden en ontwikkelingen binnen de ICT-markt, met speciale aandacht voor (internationale) trends en strategische kansen.
• Toezien op het monitoren van productontwikkelingen en innovaties in de ICT-sector, en deze vertalen naar kansen voor de organisatie.
• Leiden van het jaarlijkse proces voor het opstellen van het inkoopplan per productgroep, waarbij de noodzakelijke contracten worden geïdentificeerd en vastgelegd: vernieuwingen van bestaande raamcontracten, nieuwe raamcontracten en maatwerkoplossingen.
• Voorstellen ontwikkelen voor nieuwe contracten of wijzigingen aan bestaande contracten, gericht op het afdekken van veranderende en toekomstige klantbehoeften.

Doel : Het coördineren van de ontwikkeling en aanpassing van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant, om de gedefinieerde dienstverlening effectief uit te voeren door zowel breed toepasbare als maatwerkoplossingen te implementeren.

Deelactiviteiten:

• Het toezien op het lezen en analyseren van contracten en het opstellen van bestekken en contracten die voldoen aan de strategische en operationele behoeften van de organisatie.
• Het leiden van onderhandelingen over overeenkomsten met de betrokken diensten, met het principe van “akkoord, tenzij tegenbericht voor de afgesproken datum”, om duidelijkheid en efficiëntie in het proces te waarborgen.

Doel : Het strategisch organiseren van overleg over de dienstverlening en werkprocessen om de effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening te waarborgen en continu te verbeteren.

Deelactiviteiten :

• Het initiëren, organiseren en coördineren van werkgroepen met diverse actoren om gezamenlijk doelen te behalen en processen te verbeteren.
• Het vertalen van overlegresultaten en acties naar concrete acties en het doorvoeren van deze acties via de juiste managementstructuren en forums.
• Het ontwikkelen, implementeren en monitoren van interne werkafspraken om de samenwerking en procesoptimalisatie te bevorderen.
• Het bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten om doelstellingen efficiënt en binnen de gestelde termijn te realiseren.
• Het coachen van andere aankopers om hen te ondersteunen in hun professionele ontwikkeling en de optimalisatie van hun werkprocessen.

Doel : Het effectief rapporteren van de voortgang en resultaten van het project aan het management, zodat strategische beslissingen kunnen worden genomen en het projectplan indien nodig kan worden aangepast.

Deelactiviteiten :

• Het opstellen van gedetailleerde voortgangsrapportages over het project en de verschillende deelprojecten, met nadruk op het behalen van mijlpalen en het monitoren van prestaties.
• Het verantwoorden van de inzet van middelen en resources, en het adviseren over mogelijke herverdeling of optimalisatie van middelen.
• Het faciliteren van voortgangsbesprekingen met de stuurgroep, het analyseren van ontvangen feedback, en het implementeren van noodzakelijke aanpassingen in het projectplan om de beoogde doelen te realiseren.
• Het rapporteren op het hoogste niveau van de organisatie, zowel op administratief als politiek niveau, om een breed overzicht van de projectstatus te geven en belangrijke beslissingen te ondersteunen.

Doel : Het strategisch informeren en betrekken van alle relevante stakeholders, en het faciliteren van regelmatige overleggen met projectpartners om een breed draagvlak voor het project te creëren en te behouden.

Deelactiviteiten :

• Het helder en strategisch communiceren van de projectinhoud, -aanpak en resultaten aan de verschillende stakeholders, rekening houdend met hun specifieke behoeften en belangen.
• Het regelmatig en doelgericht informeren, raadplegen en verzamelen van feedback van stakeholders op verschillende niveaus, en het benutten van deze input om het project bij te sturen.
• Het efficiënt beheren en verstrekken van informatie via de juiste communicatiekanalen om transparantie te waarborgen en samenwerking te stimuleren.
• Het opbouwen en onderhouden van een internationaal netwerk op het hoogste niveau om kennis en best practices te delen en strategische allianties te versterken.
• Het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met andere overheden om gezamenlijke doelstellingen te behalen en synergieën te creëren.

Doel : Het effectief overdragen van het project naar de organisatie, zodat de implementatie van de projectresultaten succesvol verloopt en de verworven kennis duurzaam wordt geborgd.

Deelactiviteiten :

• Het aansteken van de ontwikkeling van technische handleidingen en gebruikersgidsen, met focus op een vlotte en efficiënte implementatie van de projectresultaten.
• Het opstellen, communiceren en verduidelijken van richtlijnen, en zorgen voor de juiste ondersteuning tijdens de implementatie om een soepele overgang naar de operationele fase te waarborgen.
• Het identificeren en aanbevelen van structurele maatregelen die zorgen voor de lange termijn duurzaamheid van de projectresultaten en integratie in de bredere organisatieprocessen.

Doel : Het strategisch monitoren, verdiepen en delen van vakinhoudelijke kennis en ervaring om de organisatie optimaal te ondersteunen in het realiseren van een innovatieve, efficiënte en concurrerende dienstverlening, met focus op toekomstige ontwikkelingen.

Deelactiviteiten :

• Het actief volgen van de laatste trends, innovaties en technologische vooruitgangen binnen het ICT-domein om de organisatie te positioneren als marktleider.
• Het raadplegen van en bijdragen aan gespecialiseerde naslagwerken en het onderhouden van een diepgaande vakkennis om als interne expert te fungeren.
• Het proactief consulteren van andere experts, zowel intern als extern, om de organisatie te voorzien van actuele en strategische inzichten.
• Het opbouwen en onderhouden van een breed netwerk van ICT-aankopers, beslissingsmakers en thought leaders, zowel nationaal als internationaal, om kennisdeling en samenwerking te bevorderen.
• Het monitoren van nieuwe technologische, markt- en beleidsontwikkelingen om te anticiperen op strategische kansen en risico’s voor de organisatie.
• Het ondersteunen van de organisatie door deelname aan en/of het organiseren van interne en externe trainingen, conferenties en netwerkbijeenkomsten.
• Het waarborgen van up-to-date kennis van wet- en regelgeving omtrent overheidsopdrachten, en het tijdig implementeren van wijzigingen in de organisatie.
• De leiding nemen in het opzetten en implementeren van de veranderingen die noodzakelijk zijn voor de verdere professionalisering van de aankoopstrategie binnen de organisatie.

Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.

minimaal niveau CEFR level B2

Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.