Informatiebeheerder (klasse A)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Een informatiebeheerder zorgt dat de informatiemiddelen van de organisatie efficiënt, correct en effectief worden beheerd. Nauw samenwerken met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat gegevens consistent, nauwkeurig en veilig worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor de gebruikers. Naleving van regelgeving te garanderen en betere besluitvorming mogelijk te maken door betere praktijken op het gebied van informatiebeheer en kennismanagement.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt functioneel aan |
| Niet van toepassing |
Dimensies van de functie
- Toegangscontrole: Toegang verlenen volgens instructies aan wie nood heeft tot informatie binnen het systeem. Het omvat authenticatie (de identiteit van gebruikers verifiëren) en autorisatie (tot acties dewelke gebruikers mogen uitvoeren volgens instructies).
- Gegevensbescherming: beschermen van informatie tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
- Analyse en design: betrokken bij het verzamelen van de informatienoden bij de business en het uitwerken van aanvaardbare oplossingen die passen binnen het regelgevende kader.
- Advies: helpen uitbouwen van een beleid met duidelijke en relevante regels betreffende het informatiebeheer van de organisatie.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De beslissingen betreffen de organisatie van het eigen werk. De volgorde waarin de verschillende taken worden uitgevoerd mag vrij gekozen worden zolang er maar niet wordt afgeweken van het verwachte resultaat en de uitgestippelde richtlijnen.
Resultaatgebieden
Doel : Analyse en uitwerking van beleidsplannen en -projecten met als doel een visie, op maat van de organisatie, te hebben over het omgaan met vertrouwelijke informatie en/of documenten.
Deelactiviteiten :
- Onderzoeken of de visie in lijn ligt met de wettelijke context, de noden van de organisatie en de actuele ontwikkelingen en maatschappelijke tendensen.
- Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht
- Actueel houden van het serieregister in overleg met de belanghebbenden (bv. management, organisatiebeheersing, informatieveiligheid, juridische dienst, ICT, …)
- Advies verlenen bij het opzetten van een governancestructuur om rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie te definiëren en te bewaken
- Meewerken aan een informatiearchitectuur
- Advies verlenen teneinde de informatiebeheerpraktijken te laten voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.
Doel : Ondersteunen van de voorbereiding en uitvoering van de (beleids)implementatie teneinde het beleidskader vertaald te zien naar een operationele werking.
Deelactiviteiten:
- Informatielevencyclus managen door beleid te ondersteunen betreffende verkrijgen, bewaring en verwijdering van informatie
- Kwaliteit, bruikbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de informatie nakijken
- Technologie en instrumenten: functionele insteek leveren bij het ontwerp van een nieuw informatiesysteem, begeleiden van digitaliseringsprocessen, …
- Richtlijnen opstellen voor informatiebeheer: sensibilisering (bv. aan de hand van uitgewerkte instructies), adviesverlening (fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, ad hoc vragen beantwoorden, proactief adviseren), opleiding verzorgen
Doel : Communiceren met alle mogelijke betrokken partijen. Betrekken van relevante contacten binnen de organisatie bij de ontwikkeling en uitvoering van het informatiebeleid en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen met als doel de betrokkenheid en het draagvlak te vergroten.
Deelactiviteiten:
- Het deelnemen aan een intern netwerk van informatiebeheerders binnen de organisatie
- Overleg teneinde te overtuigen van de waarde van een goed informatiebeleid en -beheer
- Communiceren over de bestaande behoeften, mogelijke blinde vlekken en verbeteringsmogelijkheden
- Tussentijds en proactief rapporteren aan leidinggevende over behaalde resultaten
- Communicatieacties zorgvuldig afstemmen op doelpubliek
- Adequaat reageren op wensen en behoeften van verschillende belanghebbenden
- Samenwerken en in team of een projectstructuur een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat
- Verspreiden van vereiste informatie naar interne en/of externe klanten
Doel : Bijhouden van trends en ontwikkelingen en zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied. Actief uitbouwen, bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel via integratie van de praktische en theoretische ontwikkelingen de kwaliteit van het informatiebeleid en -beheer continu te verbeteren.
Deelactiviteiten :
- Opvolgen van regelgeving, (inter)nationale vakliteratuur en onderzoektendensen
- Kennis van langetermijnbewaring, inventarisering en contextualisering, selectie en vernietigin, verwerving en vervreemding alsook toegang en raapleging
- Kennis van relevante regelgeving over informatie- en archiefbeheer, openbaarheid van bestuur, privacy en hergebruik van informatie
- Deelname aan diverse fora (deelname aan congressen, opleidingen, studiedagen, seminaries,…)
- Contacten onderhouden met experten binnen de sector
Doel : Uitvoeren en rapporteren van de monitoring en evaluatie met als doel te adviseren de doelstellingen van het informatiebeleid te realiseren.
Deelactiviteiten :
- Efficiëntie en effectiviteit van de eigen processen opvolgen, conform het systeem voor interne controle binnen de organisatie
- Cijferrapportering aanleveren op vraag van leidinggevende
- Vanuit kennis van informatiestromen deelnemen aan andere opportuniteiten, zoals bv. Procesoptimalisatie
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- Interne samenwerking binnen teams
- Klant- of cliëntondersteuning
- Regelgevende of juridische contacten
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
X
3 m – 1j
X
1j – 4j
X
4j – 7j
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
X
Programma- / projectmanagement
Informatiemanagement
X
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1 – Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
- Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar
- Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen
- Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na
- Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)
- Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee
- Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Niveau 1 – Ziet de essentie van het probleem
- Verzamelt relevante informatie
- Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie
- Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
- Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
- Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 1 – Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese
- Komt tot een synthese van de verzamelde informatie
- Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid
- Weegt alternatieven tegen elkaar af
- Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties
- Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is
Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen
Niveau 1 – Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken
- Accepteert verandering en vernieuwing
- Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee
- Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden
- Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit
- Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 1 – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
- Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
- Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen
- Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 1 – Levert met oog voor detail correct werk af
- Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal
- Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen
- Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit
- Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid
- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties