Informatiebeheerder expert (klasse C)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Een informatiebeheerder zorgt dat de informatiemiddelen van de organisatie efficiënt, correct en effectief worden beheerd. Nauw samenwerken met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat gegevens consistent, nauwkeurig en veilig worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor de gebruikers. Naleving van regelgeving te garanderen en betere besluitvorming mogelijk te maken door betere praktijken op het gebied van informatiebeheer en kennismanagement
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt functioneel aan |
| 5-15 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Toegangscontrole: bepalen wie toegang heeft tot informatie binnen het systeem. Het omvat authenticatie (de identiteit van gebruikers verifiëren) en autorisatie (bepalen welke acties gebruikers mogen uitvoeren) alsook proactief hiaten detecteren.
- Gegevensbescherming: verantwoordelijk voor de bescherming van informatie tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging alsook opzetten van de nodige systemen.
- Analyse en design: Anticiperen en verzamelen van informatienoden bij de business en het uitwerken van aanvaardbare oplossingen die passen binnen het regelgevende kader.
- Bestuur: ervoor zorgen dat het informatiebeheer zich houdt aan de relevante regels en het beleid van de organisatie.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder beslist hoe de bestaande procedures en methodes moeten aangepast worden om de zich nieuw aandienende situatie binnen de bestaande context te integreren. De functiehouder kan de inhoudelijke betekenis van bestaande concepten bijsturen.
Resultaatgebieden
Doel : Analyse, uitwerking en organiseren van beleidsplannen en -projecten met als doel een visie, op maat van de organisatie, te hebben over het omgaan met vertrouwelijke informatie en/of documenten.
Deelactiviteiten :
- Verantwoordelijk dat de visie in lijn ligt met de wettelijke context, de noden van de organisatie en de actuele ontwikkelingen en maatschappelijke tendensen.
- Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht
- Het implementeren, optimaliseren en actueel houden van het serieregister in overleg met de belanghebbenden (bv. management, organisatiebeheersing, informatieveiligheid, juridische dienst, ICT, …)
- Het opzetten van een governancestructuur om rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie te definiëren en te bewaken
- Proactief meewerken aan een informatiearchitectuur
- Het opstarten en managen van projecten gericht op informatiebeheer
- Opportuniteiten in andere projecten benutten om informatiebeheer mee op de agenda te zetten
- Ervoor zorgen dat de informatiebeheerpraktijken voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.
Doel : Coördineren van de voorbereiding en uitvoering van de (beleids)implementatie teneinde het beleidskader vertaald te zien naar een operationele werking. Alsook optreden als expert en aanspreekpunt in deze processen.
Deelactiviteiten:
- Informatielevencyclus managen door beleid te overzien betreffende verkrijgen, bewaring en verwijdering van informatie
- Kwaliteit, bruikbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de informatie verzekeren
- Processen opzetten om drageronafhankelijke beheersregels vast te leggen betreffende informatiebeheer
- Technologie en instrumenten: functionele insteek leveren bij het ontwerp van een nieuw informatiesysteem, begeleiden van digitaliseringsprocessen, …
- Richtlijnen opstellen voor informatiebeheer: sensibilisering (bv. aan de hand van uitgewerkte instructies), adviesverlening (fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, ad hoc vragen beantwoorden, proactief adviseren), opleiding verzorgen.
Doel : Communiceren en overleggen met alle mogelijke betrokken partijen. Daarbij staat een draagvlak creëren en proactief de afstand tussen stakeholders verminderen. Betrekken van relevante actoren binnen en buiten de organisatie bij de ontwikkeling en uitvoering van het informatiebeleid en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen met als doel de betrokkenheid en het draagvlak te vergroten.
Deelactiviteiten:
- Het opzetten, onderhouden en opvolgen van een intern netwerk van informatiebeheerders binnen de organisatie
- Continu overleg met het management teneinde te overtuigen van de waarde van een goed informatiebeleid en -beheer
- Communiceren over de bestaande behoeften, mogelijke blinde vlekken en verbeteringsmogelijkheden
- Tussentijds en proactief rapporteren aan het management over behaalde resultaten
- Communicatieacties zorgvuldig afstemmen op doelpubliek
- Adequaat reageren op wensen en behoeften van verschillende belanghebbenden
- Samenwerken en in team of een projectstructuur een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat
- Verspreiden van vereiste informatie naar interne en/of externe klanten
Doel : Bijhouden van trends en ontwikkelingen en zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied. Actief uitbouwen, bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel via integratie van de praktische en theoretische ontwikkelingen de kwaliteit van het informatiebeleid en -beheer continu te verbeteren.
Deelactiviteiten :
- Opvolgen van regelgeving, (inter)nationale vakliteratuur en onderzoektendensen
- Kennis van langetermijnbewaring, inventarisering en contextualisering, selectie en vernietigin, verwerving en vervreemding alsook toegang en raapleging
- Kennis van relevante regelgeving over informatie- en archiefbeheer, openbaarheid van bestuur, privacy en hergebruik van informatie
- De organisatie vertegenwoordigen op diverse fora (deelname aan congressen, opleidingen, studiedagen, seminaries,…)
- Netwerk opzetten en onderhouden met experten en nuttige actoren binnen de sector
Doel : Organiseren, uitvoeren en rapporteren van de monitoring en evaluatie met als doel om via bijsturing de doelstellingen van het informatiebeleid te meebepalen en realiseren.
Deelactiviteiten :
- Efficiëntie en effectiviteit van de eigen en teamprocessen opvolgen, conform het systeem voor interne controle binnen de organisatie
- Cijferrapportering aanleveren op maat van de doelgroep (management vs.
medewerkers vs. netwerk van informatiebeheerders)
- Vanuit kennis van informatiestromen deelnemen aan andere opportuniteiten, zoals bv. procesoptimalisatie
- Verbetervoorstellen voor de eigen dienstverlening formuleren, en daarbij rekening houden met de wensen en behoeften van belanghebbenden binnen en buiten de organisatie
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Interne samenwerking binnen teams
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Leiderschapscommunicatie
- Externe samenwerking met partners
- Regelgevende of juridische contacten
- Adviserende rollen
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
X 3 m – 1j
1j – 4j
X
4j – 7j
X
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
X
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
X
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
X
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie
- Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
- Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
- Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
- Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
- Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 2 – Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen
- Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang
- Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
- Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af
- Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken
- Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie
Niveau 2 – Legt verbanden en ziet oorzaken
- Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten
- Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie
- Benoemt de oorzaken van problemen
- Detecteert onderliggende problemen
- Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen.
Niveau 3 – Anticipeert via structurele maatregelen op toekomstige uitdagingen en stimuleert vernieuwing
- Toont lef en zet in op het creatief onderscheidend vermogen van de entiteit of organisatie
- Signaleert nieuwe ontwikkelingen en vertaalt deze in nieuwe activiteiten, diensten of producten met impact op de organisatie
- Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige uitdagingen
- Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en alert te zijn op toekomstige uitdagingen
- Creëert een cultuur die vernieuwend denken stimuleert
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren
- Blijft onder tijdsdruk op details letten
- Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit
- Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid
- Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren
- Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden