ICT-Projectleider medior (klasse B)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het managen van ICT-projecten binnen de vastgestelde scope, tijd en budget, met als doel de kwaliteit van de ICT-dienstverlening binnen de klantorganisatie te optimaliseren. De ICT-projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak, bewaakt de voortgang en stuurt bij waar nodig. Daarnaast onderhoudt hij of zij een goede samenwerking tussen stakeholders, communiceert transparant over de projectstatus en zorgt ervoor dat de resultaten aansluiten bij de behoeften van de organisatie.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan | Niet van toepassing | |
Stuurt functioneel aan |
| 5-10 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Stuurt ICT-projecten aan met beperkte complexiteit, bijvoorbeeld migratieprojecten, in een relatief stabiele omgeving.
- Beheersing van scope, tijd en budget: Zorgt ervoor dat projecten binnen de vooraf gedefinieerde scope, tijdslijnen en budgetten worden uitgevoerd.
- Kwaliteitsverbetering: Richt de uitvoering van projecten op het verbeteren van de ICT-dienstverlening binnen de klantorganisatie.
- Professionele kennis van de business: Beschikt over professionele kennis van de business en past deze toe om projecten effectief te leiden.
- Projectplanning en voortgangsbewaking: Stelt gedetailleerde projectplannen op en bewaakt de voortgang door mijlpalen en budgetten nauwgezet op te volgen.
- Middelenbeheer: Zorgt voor de benodigde middelen, met vooraf vastgestelde budgetten en resources, om het project succesvol uit te voeren.
- Stakeholdercommunicatie: Onderhoudt effectieve communicatie met een heterogene groep van belanghebbenden, soms met tegengestelde belangen, en zorgt voor draagvlak en afstemming tussen de verschillende partijen.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder beslist binnen de voorhanden zijnde procedures en methodes welke hij zal toepassen om de hem toevertrouwde taken af te werken met het beoogde resultaat. Een foutieve keuze kan dit resultaat in gedrang brengen.
Resultaatgebieden
Doel : Het analyseren van de gestelde problemen of behoeften in het kader van een specifieke klantvraag/project, met als doel het opstellen van een concreet en doelgericht projectplan.
Deelactiviteiten :
- Identificeren van klantbehoeften, op basis van input van business- of functioneel analisten.
- Overleggen met betrokkenen over de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem.
- Verzamelen van relevante informatie om een informatica- of informatieprobleem of -behoefte te kunnen begrijpen en kaderen.
- Verdiepen in de vraagstelling om tot een gedetailleerde analyse te komen.
- Opstellen van een gedegen en diepgaande analyse, waarbij alle mogelijke aspecten en gevolgen in overweging worden genomen.
Doel : Het definiëren en plannen van het project om een duidelijke leidraad en projectaanpak te creëren voor de uitvoering. Het verkrijgen van goedkeuring voor het projectvoorstel (inhoudelijke definitie, aanpak, budget en planning) van zowel de klant als het management.
Deelactiviteiten:
- Vragen stellen bij de klant voor specificaties en verduidelijking om de klantvraag correct te definiëren (inhoudelijke projectdefinitie).
- Inschatten van het aantal mandagen, plannen van de projectfasen en samenstellen van een projectteam (praktische organisatie van het project).
- Bepalen van de benodigde middelen en de budgettaire impact hiervan inschatten.
- Opstellen van een gedetailleerd projectvoorstel (wie-wat-wanneer) om goedkeuring te verkrijgen voor de uitvoering van het project.
Doel : Het bewaken en ondersteunen van de uitvoering van het project om te garanderen dat de gewenste resultaten tijdig en binnen de gestelde kaders worden behaald.
Deelactiviteiten:
- Coördineren en uitvoeren van alle noodzakelijke werkzaamheden binnen de uitrol van het project.
- Zorgdragen voor het naleven van de projectscope en het tijdig signaleren van afwijkingen.
- Periodiek evalueren van de voortgang en waar nodig bijsturen van de uitvoering en planning van de taken.
- Het volgen van het budget, de gemaakte afspraken en de vastgestelde tijdslimieten.
- Waarborgen van de kwaliteit van de tussentijdse resultaten en de dagelijkse werkzaamheden.
- Coördineren van de werkzaamheden van verschillende interne en externe partijen.
- Bepalen en beheren van prioriteiten binnen het project.
Doel : Zorgen voor optimale prestaties van medewerkers, zowel individueel als in teamverband, zodat het project succesvol wordt gerealiseerd en de medewerkers zich kunnen ontwikkelen (functionele aansturing).
Deelactiviteiten :
- Informeren van medewerkers over de voortgang en doelstellingen van het project.
- Begeleiden, opvolgen en adviseren van medewerkers in relatie tot hun rol binnen het project.
- Voeren van taak- en opvolgingsgesprekken om prestaties en voortgang te monitoren.
- Volgen van het leerproces van projectleden, het inventariseren van opleidingsbehoeften en het voorstellen van ontwikkelmogelijkheden aan de hiërarchische lijn.
- Evalueren van de prestaties van teamleden met focus op hun bijdrage aan het project.
- Organiseren en leiden van vergaderingen om de samenwerking te bevorderen en de noodzakelijke communicatie tussen medewerkers te waarborgen
Doel : Zorgen voor optimale prestaties van medewerkers, zowel individueel als in teamverband, zodat het project succesvol wordt gerealiseerd en de medewerkers zich kunnen ontwikkelen (functionele aansturing).
Deelactiviteiten:
- Periodiek verslag uitbrengen over de ontwikkeling van het project en de voortgang van de verschillende deelprojecten.
- Verantwoorden van de inzet van middelen en het budget in relatie tot de projectdoelen.
- De voortgang van het project bespreken met de stuurgroep en op basis van hun feedback noodzakelijke aanpassingen doorvoeren.
Doel : Het informeren en sensibiliseren van alle betrokkenen, en het regelmatig overleggen met projectpartners om een breed draagvlak voor het project te creëren.
Deelactiviteiten :
- Het verduidelijken van de projectinhoud, aanpak en behaalde resultaten aan alle betrokkenen.
- Regelmatig informeren, consulteren en het vragen van input/validatie van de betrokken stakeholders op verschillende niveaus.
- Het beschikbaar stellen van de nodige informatie via de juiste communicatiekanalen.
Doel : Het succesvol overdragen van het project naar de organisatie, zodat de implementatie van de projectresultaten effectief en duurzaam kan plaatsvinden.
Deelactiviteiten :
- Het (laten) opstellen van technische handleidingen en gebruikershandleidingen om de implementatie te ondersteunen.
- Het (laten) opstellen, verspreiden en toelichten van richtlijnen voor een vlotte overdracht van het project.
- Het organiseren van een overgangsfase waarin de projectresultaten geïntegreerd worden in de organisatie.
- Het voorstellen van structurele maatregelen om de continuïteit en effectiviteit van de projectresultaten te waarborgen.
- Het formuleren van gedegen adviezen voor de invoering en het gebruik van de projectresultaten binnen de organisatie.
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- Interne samenwerking binnen teams
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Externe samenwerking met partners
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
3 m – 1j
X
1j – 4j
X
X
4j – 7j
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
X
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie
- Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
- Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
- Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
- Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
- Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 2 – Verzorgt de interactie
- Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek
- Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, …)
- Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee
- Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, …)
Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 2 – Overtuigt door inhoud én aanpak
- Argumenteert authentiek en genuanceerd
- Brengt zijn argumenten scherp onder woorden
- Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze
- Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg
- Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 2 – Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan
- Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse
- Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen
- Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie
- Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in
- Motiveert en beargumenteert zijn standpunt
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 2 – Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)
- Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg)
- Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden
- Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
- Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
- Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema’s
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
Niveau 1 – Plant en organiseert zijn werk effectief
- Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht
- Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast
- Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk
- Gaat systematisch en stapsgewijs te werk