ICT-Projectleider (klasse A)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het managen van ICT-projecten binnen de vastgestelde scope, tijd en budget, met als doel de kwaliteit van de ICT-dienstverlening binnen de klantorganisatie te optimaliseren. De ICT-projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak, bewaakt de voortgang en stuurt bij waar nodig. Daarnaast onderhoudt hij of zij een goede samenwerking tussen stakeholders, communiceert transparant over de projectstatus en zorgt ervoor dat de resultaten aansluiten bij de behoeften van de organisatie
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan | Niet van toepassing | |
Stuurt functioneel aan |
| 5-15 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Assisteert bij het uitvoeren van ICT-projecten met een beperkte complexiteit, zoals migratieprojecten, in een relatief stabiele omgeving.
- Helpt bij het naleven van de projectdoelen binnen de vastgestelde scope, tijdslijnen en budgetten.
- Draagt bij aan de verbetering van de ICT-dienstverlening binnen de klantorganisatie door middel van projectondersteuning.
- Toepassen van basiskennis van de business om projecten te ondersteunen en af te stemmen met de behoeften van de klant.
- Helpt bij het opstellen van projectplannen en ondersteunt bij het bewaken van de voortgang door het volgen van mijlpalen en budgetten.
- Assisteert bij het organiseren van de benodigde middelen en zorgt ervoor dat het project binnen de vastgestelde grenzen blijft.
- Ondersteunt de communicatie met verschillende belanghebbenden, helpt bij het afstemmen van verwachtingen en zorgt voor duidelijke rapportage.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De beslissingen betreffen de organisatie van het eigen werk. De volgorde waarin de verschillende taken worden uitgevoerd mag vrij gekozen worden zolang er maar niet wordt afgeweken van het verwachte resultaat en de uitgestippelde richtlijnen.
Resultaatgebieden
Doel: Het ondersteunen bij het analyseren van de gestelde problemen of behoeften in het kader van een klantvraag/project, om een duidelijk en gericht projectplan op te stellen.
Deelactiviteiten :
- Helpen bij het identificeren van klantbehoeften op basis van input van business- of functioneel analisten.
- Meewerken aan overleggen met betrokkenen over een nieuw informatiesysteem.
- Informatie verzamelen om een informatica- of informatieprobleem of -behoefte te begrijpen en te kaderen.
- Ondersteunen bij het uitdiepen van de vraagstelling om tot een gedetailleerdere analyse te komen.
- Assisteren bij het opstellen van een heldere en grondige analyse die rekening houdt met alle relevante aspecten.
Doel: Ondersteunen bij het definiëren & plannen van het project om een duidelijke leidraad te creëren voor de uitvoering. Het helpen verkrijgen van goedkeuring voor het projectvoorstel (inhoud, aanpak, budget & planning) van zowel de klant als het management.
Deelactiviteiten:
- Vragen stellen aan de klant voor specificaties en verduidelijking om de klantvraag goed te begrijpen (inhoudelijke projectdefinitie).
- Helpen bij het inschatten van het aantal mandagen, het plannen van de projectfasen en het samenstellen van het projectteam (praktische organisatie van het project).
- Assisteren bij het bepalen van de benodigde middelen en het inschatten van de budgettaire impact.
- Ondersteunen bij het opstellen van een projectvoorstel (wie-wat-wanneer) om goedkeuring voor de uitvoering van het project te verkrijgen
Doel: Het ondersteunen van de uitvoering van het project en het bewaken van de voortgang om ervoor te zorgen dat de projectdoelen behaald worden.
Deelactiviteiten:
- Helpen of coördineren bij het uitvoeren van de benodigde werkzaamheden voor de uitrol van het project.
- Ondersteunen bij het bewaken van de scope van het project.
- Periodiek evalueren van de voortgang en helpen bij het bijsturen van de uitvoering en planning van de taken.
- Meewerken aan het volgen van het budget, afspraken en tijdslimieten.
- Assisteren bij de kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en operationele werkzaamheden.
- Helpen bij de coördinatie van werkzaamheden van verschillende betrokken partijen, zowel intern als extern.
- Ondersteunen bij het bepalen van de prioriteiten.
Doel: Ondersteunen van medewerkers, zowel individueel als in teamverband, om het project succesvol te realiseren en hen te helpen bij het ontwikkelen van de benodigde vaardigheden (functionele begeleiding).
Deelactiviteiten :
- Informatie verstrekken aan medewerkers over het project en hun taken.
- Helpen bij het opvolgen en begeleiden van medewerkers in hun rol binnen het project.
- Meewerken aan het voeren van taak- en opvolgingsgesprekken om de voortgang van medewerkers te volgen.
- Ondersteunen bij het volgen van het leerproces van teamleden, het identificeren van opleidingsbehoeften en het voorstellen van ontwikkelmogelijkheden aan de leidinggevende.
- Assisteren bij het evalueren van de prestaties van teamleden met betrekking tot het project.
- Helpen bij het organiseren van vergaderingen om samenwerking en communicatie binnen het team te verbeteren.
Doel: Rapporteren over de voortgang en resultaten van het project om het management op de hoogte te houden en eventuele aanpassingen aan het projectplan mogelijk te maken.
Deelactiviteiten:
- Periodiek verslag uitbrengen over de voortgang van het project en de deelprojecten.
- Assisteren bij het verantwoorden van de inzet van middelen.
- De voortgang van het project bespreken met de stuurgroep en helpen bij het doorvoeren van eventuele aanpassingen op basis van hun feedback.
Doel: Het informeren en betrekken van alle betrokkenen, en regelmatig overleggen met projectpartners om steun voor het project te verkrijgen.
Deelactiviteiten :
- Het uitleggen van de projectinhoud, aanpak en behaalde resultaten aan de betrokkenen.
- Regelmatig communiceren met stakeholders en hen vragen om input en validatie op verschillende niveaus.
- De benodigde informatie beschikbaar stellen via de juiste communicatiekanalen.
Doel: Het overdragen van het project naar de organisatie om ervoor te zorgen dat de projectresultaten succesvol geïmplementeerd worden.
Deelactiviteiten :
- Helpen bij het opstellen van technische handleidingen en gebruikershandleidingen.
- Assisteren bij het opstellen, verspreiden en toelichten van richtlijnen voor de projectoverdracht.
- Ondersteunen bij het organiseren van een overgangsfase om de resultaten in de organisatie te implementeren.
- Meehelpen met het voorstellen van maatregelen voor een goede implementatie.
- Advies geven over hoe het project het beste kan worden ingevoerd binnen de organisatie.
Contacten
- Verschillende contacten met operationele info
- Verschillende contacten met complexe info
- Interne samenwerking binnen teams
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
X
X
3 m – 1j
1j – 4j
X
4j – 7j
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
X
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1 – Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
- Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar
- Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen
- Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na
- Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)
- Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee
- Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Niveau 1 – Ziet de essentie van het probleem
- Verzamelt relevante informatie
- Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie
- Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
- Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
- Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 1 – Argumenteert met valabele argumenten
- Formuleert een eigen mening
- Voorziet zijn standpunt van relevante concrete argumenten
- Steunt zijn argumentatie op een samenhangende redenering
- Illustreert zijn argumentatie met voorbeelden
- Richt zich met zijn argumenten tot de juiste persoon
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 1 – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
- Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen
- Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen
- Gaat uit zichzelf achter informatie aan
- Ziet werk liggen en gaat over tot actie
- Grijpt de kansen die zich aandienen
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 1 – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
- Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
- Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen
- Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 1 – Levert met oog voor detail correct werk af
- Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal
- Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen
- Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit
- Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid
- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties