ICT-programmamanager (klasse D)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het managen van ICT-projecten binnen de vastgestelde scope, tijd en budget, met als doel de kwaliteit van de ICT-dienstverlening binnen de klantorganisatie te optimaliseren. De ICT-projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak, bewaakt de voortgang en stuurt bij waar nodig. Daarnaast onderhoudt hij of zij een goede samenwerking tussen stakeholders, communiceert transparant over de projectstatus en zorgt ervoor dat de resultaten aansluiten bij de behoeften van de organisatie.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| 5-10 medewerkers |
Stuurt functioneel aan |
| 5-15 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Coördineert en beheert een portefeuille van diverse ICT-projecten met korte en lange doorlooptijden, met een planningshorizon van minstens 5 jaar voor zowel het programma als de afzonderlijke projecten.
- Houdt rekening met de behoeften van klanten en richt de projecten zodanig in dat ze een directe impact hebben op organisatiekritische processen en bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie.
- Beschikt over diepgaande kennis van de business en stemt ICT-oplossingen af op de technologische mogelijkheden en beperkingen, inclusief personeel, budget en tijd.
- Werkt effectief met een heterogene groep van belanghebbenden, vaak met tegengestelde belangen, en creëert draagvlak door duidelijke communicatie en belangenafweging.
- Zorgt voor een samenhangend en geïntegreerd beleid en beheer van alle ICT-initiatieven en projecten binnen de portefeuille, met een focus op strategische samenhang en efficiëntie.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder kan beslissingen nemen waardoor de tactische betekenis van de bestaande procedures en technieken wijzigt en/of verschuift zo lang er aan het bestaan en het uiteindelijke doel van deze laatste niet wordt geraakt. Dit houdt tevens in dat hij binnen het bestaande kader nieuwe concepten kan toevoegen of de inhoud van de reeds bestaande kan aanpassen.
Resultaatgebieden
Doel: Het waarborgen van autonoom programma-management om een heldere, samenhangende visie te ontwikkelen en te behouden. Dit stelt het programma in staat om de onderlinge afhankelijkheden en samenhang tussen verschillende ICT-projecten binnen een bepaald domein of de organisatie als geheel effectief te monitoren.
Deelactiviteiten :
- Het definiëren en bewaken van programma-doelstellingen om een gemeenschappelijke visie te realiseren en deze consistent te houden over de verschillende projecten heen.
- Het uitvoeren van een gedetailleerde en diepgaande analyse die alle relevante aspecten omvat, inclusief het beleid rondom ICT-architectuur.
- Het verzorgen van programma-validatie om te zorgen voor de juiste richting en aansluiting met de organisatiebehoeften.
- Het strategisch plannen van budgetten en middelen om de vereiste resources effectief in te zetten.
- Het waarborgen van een haalbare en realistische planning en timing voor het programma.
- Het verzekeren van doorlopend en effectief programma-management gedurende de gehele programmacyclus.
Deelactiviteiten:
- Het uitvoeren en coördineren van alle noodzakelijke werkzaamheden voor de uitrol van het programma en de bijbehorende deelprojecten.
- Het plannen van de deelprojecten van begin tot eind, in nauwe samenwerking met de projectleiders.
- Het bewaken van de scope en het budget van zowel het programma als de afzonderlijke projecten.
- Het regelmatig evalueren van de voortgang en waar nodig bijsturen van de uitvoering en planning.
- Het volgen van de budgetten, gemaakte afspraken, tijdslimieten en andere kritieke factoren.
- Het waarborgen van de kwaliteit van tussentijdse resultaten en de uitvoering van de operationele werkzaamheden.
- Het coördineren van de activiteiten van de verschillende betrokkenen, inclusief externe partijen.
- Het vaststellen van prioriteiten om de focus en efficiëntie van het programma te waarborgen.
Deelactiviteiten:
- Het onderhouden van overleg met projectleiders en andere betrokkenen, zoals business analisten en functioneel analisten, om samenwerking en afstemming te bevorderen.
- Het opvolgen, begeleiden en adviseren van projectleden met betrekking tot hun bijdrage aan het project en hun ontwikkeling.
- Het voeren van taak- en opvolgingsgesprekken om prestaties en voortgang te monitoren.
- Het ondersteunen van het leerproces van projectleden door het inventariseren van opleidingsbehoeften en het voorstellen van passende ontwikkelingsmogelijkheden aan de hiërarchische lijn.
- Het evalueren van de projectleiders in het kader van hun prestaties binnen het project.
- Het organiseren en faciliteren van vergaderingen om de samenwerking en communicatie tussen teamleden te optimaliseren, ook over verschillende projecten heen.
Deelactiviteiten :
- Het verstrekken van rapportages over de voortgang van het programma, de deelprojecten en de behaalde mijlpalen.
- Het bewaken van de scope, planning, budget, ingezette middelen en andere relevante factoren.
- Het verantwoordelijken voor de inzet van middelen en het rapporteren over de gemaakte keuzes.
- Het bespreken van de voortgang met het management en op basis van de bevindingen voorstellen doen voor bijsturingen of aanpassingen.
Deelactiviteiten :
- Het uitdragen van een gezamenlijke visie voor het programma naar het management, projectmedewerkers en andere betrokkenen in de organisatie.
- Het voortdurend verduidelijken van de programma-inhoud, aanpak, resultaten en die van de verschillende deelprojecten.
- Het regelmatig informeren, raadplegen en valideren van betrokken stakeholders op verschillende niveaus.
- Het beschikbaar stellen van de benodigde informatie via de juiste communicatiekanalen.
Deelactiviteiten :
- Het opstellen, verspreiden en toelichten van richtlijnen voor een soepele overdracht.
- Het organiseren van een overgangsfase om de integratie van de resultaten in de organisatie te waarborgen.
- Het voorstellen van structurele maatregelen ter ondersteuning van de implementatie.
- Het geven van gerichte adviezen voor de succesvolle invoering van het programma en de projectresultaten.
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- 1-op-1 onderhandelingen
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Interne samenwerking binnen teams
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Leiderschapscommunicatie
- Externe samenwerking met partners
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
3 m – 1j
X
1j – 4j
X
4j – 7j
>7 jaar
X
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
X
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
X
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
X
Bedrijfsrelatiebeheer
X
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
X
Leveranciersbeheer
X
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 3 – Bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie
- Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit
- Vertoont voorbeeldgedrag rond sociale, ethische en professionele normen en spreekt ook anderen erop aan
- Zorgt ervoor dat iedereen in de entiteit of organisatie op de hoogte is van de doelen, waarden en normen en biedt hen de nodige ondersteuning om ze te respecteren
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 3 – Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën- Denkt (vooraf) aan de impact die zijn argumentatie kan hebben op anderen en handelt hiernaar
- Durft creatieve acties in te zetten om anderen in de gewenste richting te bewegen
- Buigt tegenargumenten en weerstand om en maakt er in de argumentatie gebruik van
- Legt contacten om draagvlak te creëren en zaken gedaan te krijgen
- Brengt anderen ertoe om zijn standpunten en visie verder uit te dragen
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband
Niveau 2 – Geeft richting op het niveau van processen en structuren
- Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit
- Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling
- Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan
- Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen
- Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de competenties, interesses, ambitie en ontwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen
Niveau 3 – Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden
- Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen, structuren … en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken
- Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen
- Geeft medewerkers het vertrouwen en het mandaat om zaken op hun manier te realiseren
- Weet waar de sterke kanten van medewerkers liggen en vertrouwt erop
- Zorgt voor autonomie zodat medewerkers hun capaciteiten en ambities kunnen ontplooien
Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers
Niveau 2 – Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen
- Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces
- Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen)
- Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten
- Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken
- Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang