ICT-aankoper (klasse A)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het versterken van het aankoopteam met een aankoper met kennis van ICT-aankoopcontracten. De rol richt zich op het ondersteunen of zelfstandig uitvoeren van contracteringen voor ICT-projecten, binnen vastgelegde scope, tijd, budget en in lijn met de regelgeving voor overheidsopdrachten. Tot de verantwoordelijkheden behoren onderhandelingen, contractbeheer en strategisch advies over aankoopprocessen, met nadruk op kostenefficiëntie, kwaliteit en risicobeheersing. Daarnaast wordt verwacht dat de aankoper zijn marktkennis actueel houdt en actief bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van interne dienstverlening.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt hiërarchisch aan | Niet van toepassing | |
Stuurt functioneel aan | Niet van toepassing |
Dimensies van de functie
- Het ondersteunen bij het analyseren van de ICT-behoeften van de entiteiten.
- Het helpen ontwikkelen van passende ICT-dienstverlening voor de entiteiten.
- Het opbouwen van basiskennis over de ICT-markt, inclusief spelers, producten en alternatieven.
- Het assisteren bij het opstellen en analyseren van contracten en het evalueren van het aanbod van marktspelers.
- Het bieden van technische ondersteuning bij het verstrekken van aankoopadvies.
- Het ondersteunen bij het monitoren van de kwaliteit van geleverde ICT-diensten.
- Het ontwikkelen van basiskennis van de ICT-sector en regelgeving inzake overheidsopdrachten, en het leren toepassen van deze kennis voor het ondersteunen van aankoopprojecten.
- Het ondersteunen van projecten met beperkte complexiteit in een relatief stabiele omgeving.
- Het werken met een diverse groep interne klanten en het ondersteunen van het afstemmen van belangen.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De beslissingen betreffen de organisatie van het eigen werk. De volgorde waarin de verschillende taken worden uitgevoerd mag vrij gekozen worden zolang er maar niet wordt afgeweken van het verwachte resultaat en de uitgestippelde richtlijnen.
Resultaatgebieden
Doel : Ondersteunen bij het analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om inzicht te krijgen in de opportuniteiten en noden.
Deelactiviteiten :
- Inwinnen van basisinformatie om opdrachten voor collega’s beter te begrijpen.
- Helpen bij het voorbereiden van elektronische bevragingen voor klanten.
- Assisteren bij de voorbereiding en deelname aan focusgroepen met klanten.
- Verwerken van input uit klantenbevragingen en van collega’s voor de administratieve en technische beschrijvingen van bestekken of contracten.
Doel : Ondersteunen bij het definiëren, implementeren en aanpassen van de ICT-dienstverlening op basis van het beleid en de behoefteanalyse om de interne klant en organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen.
Deelactiviteiten:
- Helpen bij het uitvoeren van marktprospectie om de mogelijkheden en ontwikkelingen binnen de ICT-markt te leren kennen, met aandacht voor internationale trends.
- Meewerken aan het volgen van productontwikkelingen en innovaties binnen de ICT-sector.
- Ondersteunen bij het opstellen van het jaarlijkse inkoopplan per productgroep, waarin wordt vastgelegd welke contracten afgesloten moeten worden (bijvoorbeeld vernieuwen van bestaande raamcontracten of nieuwe contracten).
- Assisteren bij het doen van voorstellen voor nieuwe contracten of wijzigingen in bestaande contracten om tegemoet te komen aan de veranderende klantbehoeften.
Doel : Ondersteunen bij het ontwikkelen of aanpassen van systemen, methoden en technieken in samenwerking met de interne klant, zodat de gedefinieerde dienstverlening uitgevoerd kan worden met behulp van bruikbare producten en diensten.
Deelactiviteiten:
- Lezen van contracten en helpen bij het opstellen van bestekken en contracten.
- Assisteren bij het onderhandelen van overeenkomsten met de betrokken diensten, met het principe “akkoord, tenzij tegenbericht voor de afgesproken datum.”
Doel : Het ondersteunen van overleg over de dienstverlening en werkprocessen om ervoor te zorgen dat deze zo goed mogelijk functioneren.
Deelactiviteiten :
- Het helpen organiseren en coördineren van werkgroepen met de verschillende betrokkenen.
- Het doorgeven van acties uit overleggen naar de juiste instanties of mensen via het managementforum.
- Het opstellen van interne werkafspraken om de samenwerking te verbeteren.
- Het ondersteunen bij het bepalen van prioriteiten, taakverdeling en het stellen van tijdslimieten om doelen te bereiken.
Doel : Het rapporteren van de voortgang en de behaalde resultaten van het project om het management op de hoogte te houden en eventuele aanpassingen in het projectplan mogelijk te maken.
Deelactiviteiten :
- Het rapporteren over de voortgang van het project en de verschillende deelprojecten.
- Het uitleggen van de inzet van middelen en resources binnen het project.
- Het bespreken van de voortgang met de stuurgroep en helpen bij het aanpassen van het projectplan op basis van de feedback.
Doel : Het informeren en betrekken van alle betrokkenen, en regelmatig overleggen met projectpartners om steun voor het project te creëren.
Deelactiviteiten :
- Het uitleggen van de projectinhoud, aanpak en resultaten aan de stakeholders.
- Het regelmatig informeren van en vragen om feedback van betrokkenen op verschillende niveaus.
- Het verstrekken van de benodigde informatie via de juiste kanalen.
Doel : Het overdragen van het project aan de organisatie om ervoor te zorgen dat de projectresultaten succesvol worden geïmplementeerd.
Deelactiviteiten :
- Het helpen bij het opstellen van technische handleidingen en gebruikersgidsen.
- Het opstellen en uitleggen van richtlijnen om de implementatie te ondersteunen.
- Het aandragen van ideeën voor structurele maatregelen om de resultaten op de lange termijn te waarborgen.
Doel : Het volgen en evalueren van de voortgang en resultaten van het project en de dienstverlening, om te zorgen voor de beste kwaliteit en efficiëntie volgens de gemaakte afspraken en regels.
Deelactiviteiten :
- Het controleren van de kwaliteit van uitgevoerde taken door instructies te geven en na te kijken.
- Het zorgen dat de procedures op een efficiënte manier worden uitgevoerd.
- Het helpen met het verzamelen van gegevens voor managementrapportages.
- Het beoordelen van de klanttevredenheid om verbeterpunten te vinden.
- Het controleren van de kwaliteit van de opgezette systemen.
- Het zorgen dat processen goed samenwerken met andere processen binnen de organisatie.
Doel : Het bijhouden en delen van kennis en ervaring binnen het vakgebied om de dienstverlening te verbeteren en goed op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen.
Deelactiviteiten :
- Het volgen van recente trends en veranderingen in het ICT-domein.
- Het raadplegen van relevante naslagwerken en bronnen om je kennis te vergroten.
- Het vragen van advies of hulp aan andere experts wanneer nodig.
- Het opbouwen en onderhouden van een netwerk van ICT-aankopers en beslissingsmakers.
- Het bijhouden van nieuwe technologieën en ontwikkelingen in de markt.
- Het deelnemen aan interne en externe trainingen en opleidingen.
- Het leren over en up-to-date blijven van de regels en procedures voor overheidsopdrachten.
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- 1-op-1 onderhandelingen
- Interne samenwerking binnen teams
- Klant- of cliëntondersteuning
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
X
X
3 m – 1j
1j – 4j
X
4j – 7j
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
X
Programma- / projectmanagement
Informatiemanagement
X
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
Klantenservice (Helpdesk)
X
Applicatieontwikkeling en -beheer
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
X
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1 – Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
- Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar
- Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen
- Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na
- Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback)
- Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 1 – Argumenteert met valabele argumenten
- Formuleert een eigen mening
- Voorziet zijn standpunt van relevante concrete argumenten
- Steunt zijn argumentatie op een samenhangende redenering
- Illustreert zijn argumentatie met voorbeelden
- Richt zich met zijn argumenten tot de juiste persoon
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 1 – Informeert, pleegt overleg en werkt mee
- Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
- Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening
- Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
- Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Niveau 1 – Ziet de essentie van het probleem
- Verzamelt relevante informatie
- Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie
- Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
- Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
- Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 1 – Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)
- Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen
- Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen
- Gaat uit zichzelf achter informatie aan
- Ziet werk liggen en gaat over tot actie
- Grijpt de kansen die zich aandienen
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 1 – Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
- Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort
- Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen
- Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 1 – Levert met oog voor detail correct werk af
- Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal
- Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen
- Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit
- Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid
- Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties