ICT-aankoper expert (klasse C)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het versterken van het aankoopteam met een aankoper met kennis van ICT-aankoopcontracten. De rol richt zich op het ondersteunen of zelfstandig uitvoeren van contracteringen voor ICT-projecten, binnen vastgelegde scope, tijd, budget en in lijn met de regelgeving voor overheidsopdrachten. Tot de verantwoordelijkheden behoren onderhandelingen, contractbeheer en strategisch advies over aankoopprocessen, met nadruk op kostenefficiëntie, kwaliteit en risicobeheersing. Daarnaast wordt verwacht dat de aankoper zijn marktkennis actueel houdt en actief bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van interne dienstverlening.
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
| |
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt hiërarchisch aan | Niet van toepassing | |
Stuurt functioneel aan |
| < 5 medewerkers |
Dimensies van de functie
- Het beïnvloeden van besluitvormers aan leverancierszijde, tot op C-niveau, en het voeren van onderhandelingen binnen de hiërarchie van ICT-ondernemingen, waar de overheidscontext en regelgeving dit toelaten.
- Het analyseren van de ICT- en inhoudelijke behoeften van entiteiten.
- Het informeren van interne besluitvormers over trends in de ICT-markt, met focus op aankoopanalyse, financiële impact, hefboomwerking (Kraljic) en vendor lock-in.
- Het ontwikkelen van dienstverlening voor de entiteiten en het blijven bijhouden van kennis over de ICT-markt (spelers, producten en alternatieven).
- Het opstellen van opdrachtdocumenten voor ICT-contracten, het verkrijgen van consensus tussen belanghebbenden en het analyseren van standaard contractaanbiedingen van marktspelers.
- Het verstrekken van technisch aankoopadvies en het opvolgen van de kwaliteit van geleverde ICT-diensten.
- Beschikt over professionele kennis van de ICT-sector en de regelgeving inzake overheidsopdrachten, en kan aankoopprojecten plaatsen in de marktcontext met behulp van kengetallen.
- Beheert projecten van medium tot hoge complexiteit in een disruptieve omgeving, met een looptijd van minstens twee jaar.
- Werkt met een heterogene klantenbasis met vaak tegengestelde belangen.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder beslist hoe de bestaande procedures en methodes moeten aangepast worden om de zich nieuw aandienende situatie binnen de bestaande context te integreren. De functiehouder kan de inhoudelijke betekenis van bestaande concepten bijsturen.
Resultaatgebieden
Doel: Het uitvoeren van een gedetailleerde analyse van de behoeften van de organisatie en interne klanten om strategische opportuniteiten en kritieke noden te identificeren en in kaart te brengen.
Deelactiviteiten :
- Proactief verzamelen van relevante informatie ter verduidelijking van opdrachten en ter ondersteuning van collega’s bij complexe vraagstukken.
- Het ontwikkelen en implementeren van geavanceerde elektronische bevragingen voor het verkrijgen van klantinzichten.
- Het leiden en faciliteren van focusgroepen met klanten, met als doel diepgaande inzichten te verkrijgen in hun behoeften en verwachtingen.
- Het grondig verwerken van de input uit klantenbevragingen en bijdragen van collega’s, en het integreren van deze informatie in de administratieve en technische beschrijvingen van bestekken of gemeenrechtelijke contracten.
Doel: Het strategisch definiëren, implementeren en optimaliseren van de ICT-dienstverlening op basis van het beleidskader en de behoefteanalyse, zodat de interne klant en de organisatie maximaal ondersteund worden en geanticipeerd wordt op toekomstige behoeften.
Deelactiviteiten:
- Het uitvoeren van diepgaande marktprospectie, om de kansen en trends binnen de ICT-markt te identificeren en de organisatie te positioneren in een dynamisch technologisch landschap.
- Het actief monitoren van productontwikkelingen en innovaties binnen de ICT-sector, met focus op disruptieve technologieën en hun potentiële impact op de dienstverlening.
- Het opstellen en beheren van een gedetailleerd inkoopplan per productgroep, waarin het portfolio van contracten systematisch wordt geanalyseerd en de afstemming van vernieuwing, nieuwe raamcontracten en maatwerkcontracten wordt gerealiseerd.
- Het ontwikkelen van strategische voorstellen voor nieuwe contracten of het herzien van bestaande contracten, met als doel om flexibel in te spelen op evoluerende klantbehoeften en marktveranderingen.
Doel: Het strategisch ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant, om door middel van zowel algemeen toepasbare als maatwerkoplossingen de gedefinieerde dienstverlening optimaal te realiseren.
Deelactiviteiten:
- Het grondig analyseren van contracten en het opstellen van gedetailleerde bestekken en contracten die aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
- Het onderhandelen van complexe overeenkomsten met betrokken diensten, waarbij het principe van “akkoord, tenzij tegenbericht voor de afgesproken datum” wordt toegepast, om efficiëntie en transparantie te waarborgen.
Doel: Het strategisch organiseren van overleg over de dienstverlening en werkprocessen om de effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening voortdurend te optimaliseren.
Deelactiviteiten :
- Het initiëren, organiseren en coördineren van multidisciplinaire werkgroepen, waarbij alle relevante actoren effectief worden betrokken.
- Het vertalen van beslissingen en acties uit overleggen naar concrete maatregelen, en deze doorvoeren via de geschikte managementstructuren en forums.
- Het ontwikkelen en implementeren van interne werkafspraken die de samenwerking, processen en besluitvorming optimaliseren.
- Het bepalen van strategische prioriteiten, taakverdeling en het instellen van duidelijke tijdslimieten om optimale resultaten te behalen en processen te versnellen.
Doel: Het rapporteren van gedetailleerde voortgangs- en resultaatinformatie van het project aan het management, om strategische beslissingen te ondersteunen en indien nodig wijzigingen in het projectplan te faciliteren.
Deelactiviteiten :
- Het opstellen van uitgebreide rapportages over de voortgang van het project en de ontwikkeling van de verschillende deelprojecten, met focus op key performance indicators (KPI’s) en mijlpalen.
- Het strategisch verantwoorden van de inzet van middelen en resources, en het presenteren van mogelijke optimalisaties of herallocaties.
- Het leiden van voortgangsbesprekingen met de stuurgroep, het analyseren van feedback en het implementeren van de noodzakelijke aanpassingen in het projectplan om de strategische doelstellingen te blijven behalen.
Doel: Het informeren en betrekken van alle betrokkenen, en regelmatig overleggen met projectpartners om steun voor het project te creëren.
Deelactiviteiten :
- Het helder en doeltreffend communiceren van de projectinhoud, -aanpak en behaalde resultaten, en het afstemmen van de boodschap op verschillende doelgroepen.
- Het proactief en systematisch informeren, raadplegen en verzamelen van input en validatie van stakeholders op alle niveaus, waarbij zowel feedback als strategische inzichten worden geïntegreerd.
- Het efficiënt en effectief verstrekken van relevante informatie via de meest geschikte communicatiekanalen, om transparantie en samenwerking te bevorderen.
Doel: Het strategisch overdragen van het project aan de organisatie, waarbij de succesvolle implementatie van de projectresultaten wordt gegarandeerd en de kennis op de lange termijn behouden blijft.
Deelactiviteiten :
- Het ontwikkelen van gedetailleerde technische handleidingen en gebruikersgidsen, gericht op een efficiënte en naadloze implementatie van de projectresultaten.
- Het opstellen, verspreiden en grondig toelichten van richtlijnen die de implementatie en het onderhoud van de projectresultaten optimaliseren.
- Het formuleren en voorstellen van structurele maatregelen die de duurzaamheid van de resultaten verzekeren en integratie in de organisatieprocessen bevorderen.
Doel: Het proactief monitoren, evalueren en indien nodig optimaliseren van de voortgang en de resultaten van het project en de dienstverlening, met als doel het waarborgen van uitmuntende kwaliteit en efficiëntie, conform de overeengekomen normen, richtlijnen en regelgeving.
Deelactiviteiten :
- Het toezien op de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten door middel van gedetailleerde instructies, periodieke audits en controlemechanismen.
- Het waarborgen van de effectiviteit en efficiëntie van processen, met een focus op het continu verbeteren van de werkmethoden.
- Het leveren van strategische input voor managementrapportages, met oog voor de impact op lange termijn.
- Het uitvoeren van diepgaande evaluaties van klanttevredenheid en het formuleren van verbeterstrategieën.
- Het implementeren van robuuste kwaliteitsbewaking voor de opgezette systemen, inclusief monitoring en performance-analyse.
- Het afstemmen van processen met andere bedrijfsprocessen om integratie en synergie te maximaliseren.
Doel: Het systematisch monitoren, verdiepen en delen van vakinhoudelijke kennis en ervaring om de dienstverlening te optimaliseren en te blijven inspelen op de dynamiek van het vakgebied.
Deelactiviteiten:
- Het continu volgen van de nieuwste ontwikkelingen en innovaties binnen het ICT-domein om strategisch in te spelen op trends.
- Het raadplegen van gespecialiseerde naslagwerken en up-to-date vakliteratuur om diepgaande kennis te behouden.
- Het actief consulteren van andere experts binnen het vakgebied om best practices en nieuwe inzichten te integreren.
- Het opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk van ICT-aankopers en beslissingsmakers, zowel nationaal als internationaal, voor kennisdeling en samenwerking.
- Het monitoren van nieuwe technologische, markt- en beleidsontwikkelingen om de organisatie te adviseren over toekomstige kansen en risico’s.
- Het deelnemen aan hoogwaardige interne en externe opleidingen, conferenties en netwerkevenementen om expertise verder te ontwikkelen.
- Het continu bijwerken van kennis over de wet- en regelgeving omtrent overheidsopdrachten, inclusief wijzigingen en nieuwe richtlijnen.
- Het actief bijdragen aan de veranderingen die nodig zijn voor de verdere professionalisering van de aankoopstrategie binnen de organisatie.
Contacten
- Verschillende contacten met complexe info
- 1-op-1 onderhandelingen
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Interne samenwerking binnen teams
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Externe samenwerking met partners
- Adviserende rollen
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
3 m – 1j
1j – 4j
X
4j – 7j
>7 jaar
X
X
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn.
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
Bedrijfsprocesverbetering
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
Bedrijfsrelatiebeheer
X
Infrastructuur en operaties
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
Sourcing management
X
Leveranciersbeheer
X
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie
- Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
- Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
- Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
- Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
- Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen
Niveau 3 – Communiceert vlot met verschillende doelgroepen, ook over complexe onderwerpen
- Geeft abstracte of complexe materie op een inzichtelijke wijze weer
- Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op
- Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken
- Zoekt aansluiting bij het publiek en gebruikt voor hen relevante en overtuigende redeneringen, argumenten, voorbeelden en vergelijkingen
- Hanteert een rijk en gevarieerd taalgebruik
Instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak
Niveau 2 – Overtuigt door inhoud én aanpak
- Argumenteert authentiek en genuanceerd
- Brengt zijn argumenten scherp onder woorden
- Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze
- Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg
- Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau 2 – Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)
- Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg)
- Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden
- Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
- Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
- Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema’s
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
Niveau 2 – Coördineert het eigen werk en dat van anderen
- Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af
- Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen
- Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk)
- Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering
- Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen