Business analist expert (klasse C)
Context van de functie binnen de organisatie
De Vlaamse ICT-vereniging is een kosten- en kennisdelende organisatie, die strategische digitaliseringsfuncties ter beschikking stelt van haar leden-overheidsorganisaties. Het doel is om deze leden te ondersteunen bij de uitvoering en afstemming van hun digitaliseringsbeleid op de behoeften en doelstellingen van de overheidsorganisatie. De vereniging richt zich op cruciale expertise die een brug slaat tussen de bedrijfsvoering en digitalisering.
De vereniging hanteert hierbij een hoge mate van flexibiliteit, waarbij de ter beschikking gestelde profielen kunnen doorstromen tussen de verschillende leden.
Binnen deze context wordt de functie ingezet bij de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Hierbij wordt veel belang gehecht aan strategisch en klantgericht denken, waarbij de functie een essentieel onderdeel zal zijn van de organisatie in een duurzaam partnership op (middel)lange termijn.
Doel van de functie
Het in kaart brengen, analyseren en documenteren van de werking en behoeften van de business, met een focus op procesanalyse en het opstellen van businesscases. Het doel is het inrichten en verbeteren van bedrijfsprocessen, al dan niet ondersteund door ICT-oplossingen. Deze rol fungeert als brug tussen de business en ICT en vormt de basis voor het ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten bij de behoeften van de organisatie
Aansturing
Rapporteert hiërarchisch aan |
|
|
|---|---|---|
Rapporteert functioneel aan |
|
|
Stuurt hiërarchisch aan |
| Niet van toepassing |
Stuurt functioneel aan |
|
|
Dimensies van de functie
- Verzamelt en analyseert behoeften van stakeholders
- Het vertalen van bedrijfsbehoeften naar functionele en technische specificaties die begrijpelijk zijn voor ontwikkelteams.
- Is de expert op vlak van procesverbetering en business process re-engineering
- Heeft een directe impact op de manier waarop de business processen lopen
- Is verantwoordelijk voor de coaching en functionele aansturing van andere business analisten
- Is verantwoordelijk voor het opmaken en implementeren van standaarden met betrekking tot business analyse.
Autonome beslissingsbevoegdheid
De functiehouder beslist hoe de bestaande procedures en methodes moeten aangepast worden om de zich nieuw aandienende situatie binnen de bestaande context te integreren. De functiehouder kan de inhoudelijke betekenis van bestaande concepten bijsturen.
Resultaatgebieden
Doel : Het strategisch voorbereiden, plannen en organiseren van analyses om maximale efficiëntie en impact te garanderen, rekening houdend met complexe bedrijfsprocessen en technologische architecturen.
Deelactiviteiten :
- Uitvoeren van een diepgaande analyse van de te onderzoeken vraagstukken en het opstellen van een strategisch werkplan.
- Proactief verzamelen en interpreteren van relevante informatie om de opdracht helder te definiëren en strategische kansen te identificeren.
- Betrekken van en coördineren met stakeholders op alle niveaus om cruciale inzichten en input te verkrijgen.
- Uitvoeren van grondige voorbereidende studies en benchmarking binnen de relevante domeinen.
- Analyseren en evalueren van de bestaande business- en ICT-architectuur in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen en technologische trends.
Doel : Het uitvoeren van diepgaande analyses en het formuleren van strategische aanbevelingen om innovatieve en schaalbare oplossingen te bieden die aansluiten bij de behoeften van de business en de (ICT-)strategie versterken.
Deelactiviteiten :
- Uitvoeren van complexe procesanalyses en het ontwerpen van geïntegreerde procesmodellen die strategische bedrijfsdoelen ondersteunen.
- Opstellen van gedetailleerde en toekomstgerichte documentatie die de basis vormt voor de ontwikkeling van hoogwaardige (IT-)oplossingen.
- Beoordelen en vertalen van geavanceerde businessnoden naar strategische IT-oplossingen met hoge impact.
- Analyseren van de samenhang tussen voorgestelde oplossingen en de bestaande business- en ICT-architectuur, met oog voor langetermijnstrategie en innovatie.
- Proactief signaleren van risico’s, knelpunten en verbeterkansen en voorstellen van mitigerende acties.
- Ontwikkelen van strategische businesscases en aanbevelingsrapporten met een duidelijke ROI-onderbouwing.
- Adviseren en overtuigend presenteren van analyses en aanbevelingen aan senior management en andere besluitvormers.
- Fungeren als klankbord en adviseur voor cross-functionele teams bij de implementatie van de voorgestelde oplossingen.
Doel : Leiden van of strategisch bijdragen aan (deel)projecten om de succesvolle en efficiënte realisatie van projectdoelstellingen te waarborgen, met focus op het behalen van strategische bedrijfsresultaten.
Deelactiviteiten:
- Proactief adviseren, monitoren en bijsturen van complexe projecten, en het bieden van strategische ondersteuning bij grote (ICT-)projecten.
- Leveren van diepgaande vakinhoudelijke expertise en gedetailleerde analyses om projecten naar een hoger niveau te tillen en de gewenste resultaten te behalen.
- Plannen, coördineren en strategisch leiden van analyseprojecten, waarbij risico’s gemanaged en resources optimaal ingezet worden.
- Waarborgen van de hoogste kwaliteitsstandaarden en het uitvoeren van technische controles om consistentie en innovatie te garanderen binnen het project.
- Fungeren als strategisch aanspreekpunt voor stakeholders, en het aansteken van de voortgang en effectiviteit van het project in lijn met bredere organisatie- en ICT-doelen
Doel : Het strategisch beheren, ontwikkelen en delen van cruciale kennis om ervoor te zorgen dat alle analyses en gegevens altijd van hoge kwaliteit zijn en effectief toegepast worden, met focus op continue verbetering en consistente resultaten.
Deelactiviteiten :
- Actief en strategisch overleg voeren met het management om de bedrijfsdoelen te aligneren met de IT-strategie en initiatieven.
- Leiding nemen in het communiceren van bedrijfsbehoeften, het identificeren van blinde vlekken en het aandragen van verbeteringen om bedrijfsprocessen te optimaliseren.
- Bijwonen van verschillende overlegfora, zoals management-, project- en expertmeetings, om de voortgang en belangen te bespreken.
- Coördineren en intensief overleggen met collega-business analisten over de aanpak, methodiek en voortgang van strategische projecten en de onderlinge afhankelijkheden tussen teams.
- Expertise delen door het uitleggen van complexe procedures, processen en gedetailleerde analysedocumenten aan zowel technische als niet-technische stakeholders.
- Adviseren van klanten en stakeholders door gedegen antwoorden te geven op vragen en strategisch advies te verstrekken over procesverbeteringen en IT-oplossingen.
- Beheren en verspreiden van gedocumenteerde informatie naar interne en externe klanten, waarbij de focus ligt op duidelijkheid, bruikbaarheid en consistentie van de informatie.
Doel : Plegen van communicatie en overleg met alle mogelijke betrokken partijen
met als doel een draagvlak te creëren en actief de afstand tussen IT en
business te overbruggen.Deelactiviteiten :
- Plegen van continu overleg met het management
- Communiceren over de bestaande behoeften, mogelijke blinde vlekken en verbeteringsmogelijkheden
- Bijwonen van verschillende overlegfora (management, project, experten, etc.)
- Overleg plegen met collega business analisten over aanpak/methodiek, lopende projecten en de onderlinge afhankelijkheden
- Uitleg geven rond procedures, processen en analysedocumenten
- Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten
- Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten
Doel : Het strategisch monitoren van trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied en het actief ontwikkelen van diepgaande expertise, om zo de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten te verbeteren en nieuwe evoluties te integreren in lijn met de ICT-strategie en de vooruitgang van het vakgebied.
Deelactiviteiten :
- Proactief volgen van marktontwikkelingen, technologische innovaties en best practices binnen het vakgebied om de organisatie voor te bereiden op toekomstige uitdagingen.
- Grondig onderzoeken van de toepasbaarheid van nieuwe methodieken en inzichten in de organisatie, met oog voor strategische impact en lange-termijnvoordelen.
- Actief studiewerk verrichten en diepgaande analyses uitvoeren om de laatste trends, technieken en werkmethoden te beheersen en te implementeren in strategische projecten.
- De organisatie vertegenwoordigen op fora, conferenties en netwerkevenementen, met als doel kennis te delen en externe inzichten te integreren.
- Leiding nemen in de transformatieprocessen en actief bijdragen aan de veranderingen die nodig zijn voor de verdere professionalisering en kwaliteitsverbetering van business process re-engineering binnen de organisatie.
Contacten
Verschillende contacten met complexe info
- Vertegenwoordigen van de organisatie
- Interne samenwerking binnen teams
- Interdepartementale samenwerking
- Klant- of cliëntondersteuning
- Externe samenwerking met partners
Functioneringscriteria
Welke opleiding, ervaring en vaktechnische compenties heb je nodig voor deze functie?
Hoger onderwijs van het lange type (master), bij voorkeur in een ICT-gerelateerde richting.
Minimaal niveau CEFR level B2
Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdomein waarvan x in een relevante sector) + inwerkperiode (periode nodig om op zelfstandige wijze de functie te kunnen uitvoeren)
In een gelijkaardige functie
In een relevante sector
Inwerkperiode
< 3 maanden
X
3 m – 1j
X
1j – 4j
4j – 7j
X
>7 jaar
Aanduiding met ‘X’ welke van toepassing zijn
Vaktechnisch ICT competentiedomein
(Dit zijn domeinen waarbinnen vaktechnische competenties zich situeren, eerder dan specifieke competenties. Hierbij is ook geen definitie, noch niveaubepaling. Het is eerder een overzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische competenties zich moeten situeren. Het focust enkel op deze domeinen die onontbeerlijk zijn binnen de functie, niet op alle domeinen die nuttig zouden kunnen zijn.)
Business intelligence & databeheer
X
IT-strategie en planning
Bedrijfsprocesanalyse
X
Bedrijfsprocesverbetering
X
Beveiliging & risicobeheer
Programma- / projectmanagement
X
Informatiemanagement
Architectuurbeheer
X
Bedrijfsrelatiebeheer
Infrastructuur en operaties
X
Klantenservice (Helpdesk)
Applicatieontwikkeling en -beheer
X
Sourcing management
Leveranciersbeheer
ICT-personeelszaken
ICT-financiën
Cloudbeheer / databasebeheer
DevOps-praktijken
Gegevensprivacy & naleving
Kunstmatige intelligentie & machine learning
Verandermanagement
Gebruikerservaringsontwerp
X
Netwerkkennis
Gedragscompetenties
Op deze gedragscompetenties word je geëvalueerd.
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 2 – Handelt in het belang van de organisatie
- Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie
- Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie
- Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties
- Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen
- Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
Niveau 2 – Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen
- Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang
- Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
- Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af
- Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken
- Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie
Niveau 2 – Legt verbanden en ziet oorzaken
- Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten
- Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie
- Benoemt de oorzaken van problemen
- Detecteert onderliggende problemen
- Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 3 – Vormt een geïntegreerd oordeel- Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
- Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging
- Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie
- Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren brengt
Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen.
Niveau 3 – Anticipeert via structurele maatregelen op toekomstige uitdagingen en stimuleert vernieuwing
- Toont lef en zet in op het creatief onderscheidend vermogen van de entiteit of organisatie
- Signaleert nieuwe ontwikkelingen en vertaalt deze in nieuwe activiteiten, diensten of producten met impact op de organisatie
- Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige uitdagingen
- Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en alert te zijn op toekomstige uitdagingen
- Creëert een cultuur die vernieuwend denken stimuleert
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren
Niveau 2 – Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders
- Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, …)
- Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden
- Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen
- Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, …)
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 2 – Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren
- Blijft onder tijdsdruk op details letten
- Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit
- Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid
- Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren
- Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden