Omzendbrief Gebouwbeheer
De omzendbrief voorziet in een algemeen kader om gebouwen in beheer van Het Facilitair Bedrijf, professioneel en veilig te beheren en te gebruiken en omschrijft daarvoor de verantwoordelijkheden. Inhoudelijk legt de omzendbrief de nadruk op de taakverdeling tussen de gebouwbeheerder, het aanspreekpunt van het gebouw en de lijnmanager.
Context
In navolging van het Regeerakkoord 2019-2024 en het Vlaams Energie- en Klimaatplan heeft de Vlaamse Regering beslist om (in eerste instantie) de kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid aan Het Facilitair Bedrijf toe te vertrouwen, het zgn. 'inkantelen'. Het gaat hierbij om de gebouwen, de taken, het personeel en de bijhorende budgetten.
Het Facilitair Bedrijf zal voor die gebouwen instaan voor de doelstellingen op vlak van klimaat, budget/efficiëntie en kwaliteit van de dienstverlening, daarbij rekening houdend met de behoeften van de entiteit.
Om dit te kunnen realiseren, werd er een programma ‘Inkanteling vastgoed’ opgezet en een masterplan uitgewerkt. Daarbij, is het noodzakelijk te weten welke taken door Het Facilitair Bedrijf en welke door de entiteit na inkanteling worden opgenomen. Dit om de dienstverlening op een kwalitatieve wijze te kunnen organiseren, maar ook om de onderhandelingen met de entiteiten te kunnen voeren.
De taken hebben betrekking op vastgoedbeheer, facilitair beheer, technisch en netwerkbeheer.
Scope
De vorige omzendbrief (van 2012) richt zich tot de ‘lijnmanagers van de departementen en intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid’ en bevat de ‘verantwoordelijkheden in kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid’.
De huidige omzendbrief verruimt de scope tot ‘gebouwen in beheer van Het Facilitair Bedrijf’. Hoewel in het programma inkanteling vastgoed de focus in eerste instantie ligt op de kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid, is de scope nu ruimer omschreven omdat de Vlaamse Regering de ruimte heeft gelaten om de inkanteling van gebouwen uit te breiden naar andere types van gebouwen. Om die reden richt de omzendbrief zich aan alle lijnmanagers van de entiteiten in gebouwen beheerd door Het Facilitair Bedrijf.
In de omzendbrief wordt abstractie gemaakt van volgende zaken:
- Wie de taak concreet uitvoert: hetzij met eigen personeel (en wie dan precies), hetzij via uitbesteding/raamcontract
- Wie instaat voor de financiering van de dienstverlening en op welke manier dit gebeurt (overdracht budget, facturatie, …)
- Hoe dit praktisch wordt georganiseerd (= procesmatig en projectmatig)