De leidend ambtenaar moet, als werkgever van diens entiteit, in het arbeidsreglement van de entiteit volgende items uitschrijven:

• de coördinaten van de vertrouwenspersonen
• de coördinaten van de preventieadviseur psychosociale aspecten (PAPS) van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (GDPB) en van de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW)
• de interne psychosociale procedure.

Deze gegevens moeten ook te raadplegen zijn op een plaats die de werknemer gemakkelijk kan raadplegen, zoals bijvoorbeeld het intranet en het ophangen van posters op de werkvloer met de contactgegevens van de vertrouwenspersonen.

• Elke medewerker die moeilijkheden ondervindt door psychosociale risico’s op het werk kan in de eerste plaats beslissen om een gesprek aan te gaan:
  • met de persoon waar moeilijkheden mee ervaren worden (bijvoorbeeld een collega, een leidinggevende,…)
  • met de directe, hogere leidinggevende(n) of de werkgever, een lid van het Entiteitsoverlegcomité (EOC), de vakbondsafgevaardigde, HR,…
• De werknemer kan ook een spontane raadpleging vragen bij de arbeidsarts wanneer hij gezondheidsklachten heeft waarvan hij denkt dat ze te wijten zijn aan het uitgeoefende werk.

Naast deze mogelijkheden voorziet de welzijnswet dat de medewerker een gesprek kan aangaan met een vertrouwenspersoon van de eigen entiteit. De medewerker kan bij de vertrouwenspersoon terecht met feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk en alle andere situaties van psychosociale problemen op het werk zoals stress, burn-out, conflicten, …

De welzijnswet voorziet dat de medewerker een gesprek kan aangaan met een vertrouwenspersoon van de eigen entiteit: een verzoek tot informele psychosociale interventie. De vertrouwenspersoon en de werknemer onderzoeken samen het probleem en proberen om de vraag scherper te stellen of ze vanuit een ander perspectief te bekijken. Het doel is dus op een informele manier te zoeken naar een oplossing.

Verloop

1. Tijdens een eerste gesprek licht de vertrouwenspersoon diens rol toe. De vertrouwenspersoon brengt de medewerker op de hoogte van de mogelijkheden van de informele procedure, maar ook van het bestaan van de formele procedure. De vertrouwenspersoon luistert naar het verhaal van de betrokken medewerker en probeert om diens vraag helder en duidelijk te formuleren.
2. Daarna bekijken de vertrouwenspersoon en de medewerker samen de opties. Ze onderzoeken mogelijke oplossingen en doorverwijzingskanalen. Het doel is om het welzijn van de medewerker te verbeteren, met een oplossing die zowel voor de medewerker als de entiteit een meerwaarde betekent. Het is belangrijk dat de medewerker zelf actief mee op zoek gaat en zelf bepaalt welke acties die verder onderneemt.
3. Blijkt uit de 1ste analyse dat de mogelijkheden niet binnen de scope van psychosociale risico’s op het werk vallen? Of kunnen andere partners beter een antwoord bieden? Dan zal de vertrouwenspersoon de medewerker doorverwijzen zodat die bij de juiste persoon terechtkomt. Dat gebeurt uiteraard binnen het beroepsgeheim. Medewerkers kunnen zo ook een bewuste keuze maken voor een bepaalde dienstverlener.
4. De verzoeker is beschermd tegen represailles(opent in nieuw venster) vanwege de werkgever wanneer hij geweld of pesterijen die verband houden met een discriminatiegrond(opent in nieuw venster) (zoals nationale of etnische afstamming, geslacht, handicap, leeftijd, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, seksuele geaardheid,...) of ongewenst seksueel gedrag aankaart. De verzoeker geniet in dat geval de bescherming tegen represailles zoals geregeld in de antidiscriminatiewetgeving.

Mogelijkheden om informeel aan de slag te gaan

• Onthaal/advies: de vertrouwenspersoon legt zijn rol en de mogelijkheden uit, luistert actief naar het verhaal van de verzoeker en geeft daarna advies in 1 of meer persoonlijke gesprekken.

• Interventie: op vraag van de verzoeker kan er ook een interventie gebeuren bij een andere persoon in de organisatie, bijvoorbeeld de directe of hogere leidinggevende, de werkgever of HR. Wat de vraag aan die persoon is, hangt af van het specifieke geval. Het kan gaan om vragen om maatregelen te treffen op het niveau van arbeidsorganisatie (bijvoorbeeld de functiebeschrijving), de arbeidsomstandigheden (bijvoorbeeld de verdeling van de werknemers over de kantoorruimte) of de vraag om een gesprek met de persoon waarmee de verzoeker een conflict heeft. Dit gebeurt na schriftelijk akkoord van de verzoeker.

• Verzoening of bemiddeling tussen betrokken personen als beide partijen hiermee akkoord gaan. De werkgever hoeft hiervan niet op de hoogte te zijn, tenzij de verzoeker dit uitdrukkelijk vraagt of als de tussenkomst van de werkgever nodig is voor de uitvoering van het akkoord. De bedoeling van de verzoeningsprocedure is om bij beide partijen de nodige verantwoordelijkheidszin bij te brengen door hen de zaak te laten uitpraten en naar elkaar te luisteren, om zo te komen tot een akkoord met respect voor de belangen van beide partijen.

Het type interventie gekozen door de werkgever wordt opgenomen in een document ‘Verzoek tot informele psychosociale interventie’ dat wordt ondertekend en gedateerd door de vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten en de verzoeker, die daarvan een kopie ontvangt.

Einde informele fase

De informele fase eindigt:

• bij een positieve uitkomst
• wanneer er geen resultaat is
• wanneer de verzoeker de informele fase beëindigt voor ze volledig afgehandeld is

In de laatste 2 gevallen kan de verzoeker kiezen voor de formele weg door een verzoek tot formele psychosociale interventie in te dienen.

De vertrouwenspersonen in de entiteit zijn het 1ste aanspreekpunt als het gaat om psychosociale risico’s op het werk. Als de werknemer liever niet de vertrouwenspersoon van de entiteit aanspreekt, kan die rechtstreeks contact opnemen met de preventieadviseur psychosociale aspecten van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (GDPB) of van de Externe dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW) van IDEWE.

Meer info lees je op de webpagina ‘Keuze voor de informele weg: het verzoek tot informele psychosociale interventie’(opent in nieuw venster) van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Beëindigt de verzoeker de informele fase voor ze volledig is afgehandeld? Of heeft de informele fase niet tot resultaat geleid? Wil een medewerker geen gebruik maken van de informele psychosociale interventie? Dan kan die medewerker een verzoek tot formele psychosociale interventie indienen. Het houdt in dat de werkgever wordt gevraagd om maatregelen te nemen die een oplossing bieden voor de psychosociale problematiek die de verzoeker op het werk ondervindt.

Hoe indienen?

• De vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten kan je alle nodige info bezorgen over hoe je een formeel verzoek aanvraagt.
• De werknemer neemt zelf contact op met een preventieadviseur psychosociale aspecten van de externe dienst. Contactgegevens zijn te vinden in het arbeidsreglement van de werknemer of via de website van de externe dienst Idewe(opent in nieuw venster)
• Een persoonlijke afspraak tussen de werknemer en de preventieadviseur psychosociale aspecten van de externe dienst vindt plaats binnen 10 kalenderdagen.
• Goede praktijk: breng je vertrouwenspersoon hiervan op de hoogte.
• De formele interventie houdt in dat de preventieadviseur de werkgever na analyse inlicht over de aangetroffen risico’s. De werkgever krijgt advies over maatregelen die hij kan treffen om gezondheidsschade te voorkomen.
• Binnen de formele interventie kan men ook met oplossingsgericht overleg en bemiddeling werken. De werkgever krijgt daarover verslag in een adviesrapport.

Soorten formele interventies

1. verzoek met een hoofdzakelijk collectief karakter

2. verzoek met een hoofdzakelijk individueel karakter (buiten geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk)

3. verzoek voor feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk

Meer info staat op de webpagina ‘Keuze voor de formele weg(opent in nieuw venster)’.

Als de interne procedure is afgelopen, kun je een externe procedure starten als je dat wilt. Die procedure verloopt via:

• de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk en/of de arbeidsauditeur
• of een rechtsvordering bij de arbeidsrechtbank
• of bemiddeling zoals dat is geregeld in het Gerechtelijk Wetboek.

De preventieadviseur psychosociale aspecten maakt je wegwijs als je een externe procedure overweegt.

Lees meer over de externe procedure op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg(opent in nieuw venster).

Schadevergoeding

Zowel de arbeidsrechtbanken als de strafrechtbanken (wanneer zij een uitspraak moeten doen over de burgerrechtelijke schadevergoeding) kunnen een forfaitaire schadevergoeding toekennen. Als slachtoffer heb je 2 mogelijkheden om een schadevergoeding te vragen voor de schade die voortvloeit uit geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk:

1. Je bewijst de werkelijk geleden schade.
2. Je vraagt een forfaitaire schadevergoeding.

De werkgever neemt de concrete cijfers over de interne procedures rond psychosociale risico’s mee in de jaarlijkse evaluatie van het beleid.

Omzendbrief psychosociale risico’s op het werk: Omzendbrief BZ 2015/1(PDF bestand opent in nieuw venster)

Goed om te weten: de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) werkt aan een geactualiseerde versie van de omzendbrief.