Gedaan met laden. U bevindt zich op: Digitaliseren van (bestuurs)documenten Informatie digitaliseren

Digitaliseren van (bestuurs)documenten

Het Facilitair Bedrijf merkt bij overheden in Vlaanderen een groeiende vraag naar oplossingen en gerichte ondersteuning bij digitaliseringsprojecten. Daarom starten zij een overheidsopdracht voor de digitalisering van (bestuurs)documenten.  

De deadline voor de kandidaatstellingen voor de selectieleidraad is verdaagd van 3 juni naar 14 juni 2024 om 9.45u.

Inhoud van de opdracht

De opdracht wordt opgedeeld in drie percelen:

  1. Digitalisering van inkomende post

  1. Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten specifiek in het kader van omgeving (bv. omgevingsvergunningen of stedenbouwkundige vergunningen)

  1. Digitaliseringsprojecten voor andere (bestuurs)documenten (bv. sociale dossiers, subsidiedossiers, bevolkingsregisters of politiereglementen)

Het Facilitair Bedrijf treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale en dit ten aanzien van een breed spectrum aan entiteiten, waaronder de Vlaamse overheid in ruime zin, de lokale besturen in ruime zin en instellingen met een publieke taak, die lid zijn bij Digitaal Archief Vlaanderen.

De raamovereenkomst heeft een looptijd van drie jaar en kan eenmaal worden verlengd met een periode van een jaar.

De plaatsing van de opdracht gebeurt via een mededingingsprocedure met onderhandelingen.

Drie troeven

  1. Centrale coördinatie: het digitaliseringsproces verloopt gestandaardiseerd en gestroomlijnd, zorgt voor schaalvoordelen en een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten.
  2. Bundeling van expertise, zowel op het vlak van overheidsopdrachten als digitalisering en archivering.
  3. Focus op langetermijnbewaring via het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen.

Gerelateerde projecten

Deze opdracht kadert ook in de opzet van het transformatief ontwikkelings- en implementatietraject “Dienst Omgeving – Samen bouwen aan dienstverlening!”, onderdeel van het relanceproject ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ van de Stad Mechelen.

Naast Het Facilitair Bedrijf werken ook Digitaal Vlaanderen, Departement Omgeving, Agentschap Binnenlands Bestuur en meer dan 70 lokale besturen mee aan dit traject. Het project wil Vlaamse bouwblokken ontwikkelen en/of verfijnen om de processen van de ‘Dienst Omgeving’ efficiënter te maken voor zowel burgers, ondernemers, verenigingen, lokale besturen en Vlaamse overheden.

Door in te zetten op generieke Vlaamse bouwstenen verbetert de kwaliteit van de dienstverlening van een lokale omgevingsdienst significant, zowel qua doorlooptijd, consistentie, opvolgbaarheid en werklast. Om te komen tot een toekomstig Centraal Vergunningenregister dienen de lokale besturen bovendien sterk in te zetten op het digitaliseren van bestaande dossiers en het kwalitatief krijgen van hun digitale registers. Ook Lokaal Digitaal ondersteunt deze aanpak met een gerichte cofinanciering.

Integratie met het E-depot

Naast de raamovereenkomst is het ook de bedoeling om generieke integraties op te zetten tussen het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen en Omgevingssoftware die de lokale besturen gebruiken voor de opvolging van dossiers.

Zo kunnen de gedigitaliseerde (bestuurs)documenten in het E-depot meteen vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s geraadpleegd worden. Daarnaast kan digitale, afgesloten informatie vanuit de lokale dossieropvolgingsprogramma’s eenvoudig doorstromen naar het E-depot voor archivering. Doel is om het archiveringsproces zo onzichtbaar mogelijk te maken voor de lokale besturen, geïntegreerd in de eigen werkomgeving.

Planning

  • Bevraging VO-entiteiten en lokale besturen

    Uitgestuurd op 11-1-2024, deadline 8-2-2024
  • Schriftelijke marktbevraging

    Gepubliceerd op 16-1-2024, deadline 12-2-2024
  • Start procedure Vlaamse Regering en Inspectie van Financiën

    Verstuurd op 5 maart 2024
  • Principiële goedkeuring Vlaamse Regering voor uitvoering van de opdracht

    19-4-2024
  • Publicatie selectieleidraad

    Deadline kandidaatstellingen 14-6-2024 om 9.45 uur
  • Publicatie bestek

    Eind juli 2024
    Deadline geselecteerde kandidaten = eind september 2024
  • Beoordeling offertes en onderhandelingen

    Oktober – november - december 2024
  • Verwachte gunning

    Eerste kwartaal 2025