Stappenplan Personeelsplan (PEP)
Dit stappenplan vloeit voort uit praktijkervaringen, onderzoek en feedback van klanten. Dit zijn handvaten om verder mee aan de slag te gaan, met andere woorden bouwstenen die afhankelijk van de specifieke focus van uw organisatie en uw management verder kunnen worden door vertaald en concreet worden ingezet.
Wat kan u terugvinden in dit stappenplan en hoe kan u deze gebruiken?
De opbouw van deze toolbox volgt het proces dat u doorloopt om tot een personeelsplan te komen. Hierin onderscheiden we 3 fasen die nog verder geconcretiseerd worden in stappen. Elke stap wordt kort omschreven en waar mogelijk voorzien van sjablonen, leeswijzers of richtlijnen waarmee u aan de slag kan.
Voorbeeld stappenplan
Voorbeeld van een uitgewerkt projectplan inclusief mensdagen en timing kun je vinden bij de sjablonen.
Fase 1: AS IS
Bestaande personeelsmiddelen in kaart brengen
In deze fase wordt een foto gemaakt van de huidige personeelsbezetting. Er wordt met andere woorden, per proces, in kaart gebracht hoeveel tijd hier, door welke profielen, aan besteed wordt voor een gegeven referentieperiode.
- Stap 1
Er wordt een inventaris opgemaakt van (sub)processen en dit voor een vooraf bepaalde referentieperiode.
Wat is het resultaat?
Een gevalideerde proceslijst voor de referentieperiode
Wie betrekken?
Leidend ambtenaar, afdelingshoofden en operationeel leidinggevenden
- Stap 2
De werknemers die tijdens de referentieperiode werkuren gepresteerd hebben, worden opgelijst. Ook andere personeelsgegevens zoals arbeidsregime, statuut en functiefamilie worden hierin meegenomen.
Wat is het resultaat?
Een correcte en volledige personeelslijst die aangeeft hoeveel VTE effectief beschikbaar was tijdens de referentieperiode.
Wie betrekken?
Vlimpersverantwoordelijke en leidinggevende
- Stap 3
De aanwezige VTE uit de referentieperiode wordt toegewezen aan de proceslijst.
Men geeft met andere woorden aan hoeveel tijd in de referentieperiode besteed werd aan de verschillende processen, subprocessen (eventueel activiteiten) en projecten.
Wat is het resultaat?
Er wordt een foto van de referentieperiode bekomen. Er is zicht op de gepresteerde VTE per proces, subproces, activiteit en/of project en dit voor de referentieperiode.
Wie betrekken?
Afdelingshoofden, operationeel leidinggevenden (en eventueel medewerkers)
- Stap 4
Analyses uitvoeren op de resultaten van de tijds-en werklastinschatting zodat de meest relevante en opvallende gegevens zichtbaar worden. Dit geeft waardevolle info en inzichten voor het verdere verloop van het project.
Wat is het resultaat?
Rapport/verslag/presentatie met belangrijkste resultaten.
Wie betrekken?
Rapport wordt toegelicht op directieniveau.
- Stap 5
- Deze leidraad bevat richtvragen voor een goed interview. (Word bestand opent in nieuw venster)
- Normen en definities betreffende VTE.(Word bestand opent in nieuw venster)
- Dit is een overzichtslijst met thema’s, hoofdprocessen, productieprocessen en basisprocessen - eventueel zelfs processtappen.(Excel bestand opent in nieuw venster)
- Dit is een invullijst waarin u alle personen die in de referentieperiode gewerkt hebben, oplijst, ook diegenen die ondertussen de organisatie al verlaten hebben (anders zou de personeelsinzet structureel onderschat worden).(Excel bestand opent in nieuw venster)
- Dit is een invuldocument op basis waarvan de tijd van alle medewerkers die in de referentieperiode gewerkt hebben, aan de verschillende processen kan toegewezen worden.(Excel bestand opent in nieuw venster)
- Sjabloon voor het samenstellen van AS IS resultaten.(Word bestand opent in nieuw venster)
Fase 2: TO BE
Inschatten toekomstige personeelsbehoeften
In deze fase worden de toekomstige personeelsbehoeften bepaald. Met andere woorden, per proces wordt bepaald hoeveel VTE vereist is en welke profielen nodig zijn om het vooropgestelde kwaliteits- en kwantiteitsniveau met betrekking tot de procesoutput te realiseren.
- Stap 1
Gegeven de strategische plannen (o.a. missie en visie van de organisatie, oprichtingsbesluit, managementovereenkomst/beheersovereeenkomst/samenwerkingsovereenkomst, strategische doelstellingen, ondernemingsplannen) op de gevalideerde proceslijst uit fase 1 aanduiden:
- Welke processen meer personeelsinzet zullen vereisen?
- Welke processen minder personeelsinzet zullen vragen? (o.a. in het kader van de MOD-MOF rationalisatie)
- Welke nieuwe processen worden verwacht? (o.a. in het kader van 6de staatshervorming en fusies van agentschappen en departementen)
Noot: Deze eerste voorbereidende stap in functie van de kwantitatieve personeelsbehoeftebepaling interageert ook met de kwalitatieve personeelsbehoeften bepaling (iteratief proces).
Wat is het resultaat?
Gevalideerde proceslijst met aanduiding waar in de toekomst meer/minder op ingezet wordt.
Wie betrekken?
Directieraad
- Stap 2
Verder concretiseren van de richting mbt personeelsinzet die in de vorige stap, ‘Kerntakendebat voeren’ gevalideerd werd, dit door per (sub)proces te bepalen hoeveel VTE er nodig is om aan het vereiste productiviteits-en kwaliteitsniveau te voldoen.
Het is niet evident om de benodigde personeelsinzet voor de toekomst in te schatten. Het blijft een inschatting op basis van de vandaag beschikbare interne en externe informatie. Dit is veeleer dan een wiskundige oefening een strategisch denkproces waarbij u op basis van de beschikbare interne en externe informatie vandaag een inschatting maakt voor de personeelsbehoeften van morgen.
Het is de bedoeling om jaarlijks uw personeelsplan te actualiseren wanneer u ook uw nieuwe ondernemingsplan opmaakt. Zo kan het personeelsplan telkens bijgestuurd worden i.f.v. nieuwe doelstellingen, projecten of acties of nieuw verworven informatie.
Om de inschatting van de kwantitatieve personeelsbehoeften te faciliteren kan u voor een selectie van processen werken met werklastindicatoren en volumes.
Ter illustratie: voorbeeld voor het proces ‘Aanwerven van nieuwe medewerkers’.
- Proces: Aanwerven van nieuwe medewerkers
- Werklastindicator: aantal nieuwe medewerkers op jaarbasis
- Volume werklastindicator: 20
- Tijd besteed aan dit proces in het referentiejaar: 1 VTE (1 VTE = 200 mensdagen)
- Eenheidstijd: 1 VTE/20= 10 dagen
Inschatting dat de aanwervingen voor de komende jaren zal halveren terwijl het kwaliteitsniveau en de complexiteit ongewijzigd blijft.
- Volume werklastindicator x+5: 10
- Vereiste VTE x+5: 0.5 VTE
Wat is het resultaat?
Gevalideerde proceslijst met aanduiding van vereist VTE’s.
Wie betrekken?
Directieraad, eventueel operationeel leidinggevenden
- Stap 3
In deze stap bepaalt u per (sub)proces welke profielen nodig zijn, met andere woorden, u wijst aan elke functie een passende functiefamilie toe. Hiervoor kan u gebruik maken van de toolbox functiefamilies.
Vervolgens kan u de processen o.a. o.b.v. de toegewezen functiefamilie herclusteren tot nieuwe logisch samenhangende functiepakketten. Deze functiepakketten wijst u verder toe aan een functiefamilieniveau zodat mogelijke loopbaanstappen (horizontaal en verticaal) zichtbaar worden.
Wat is het resultaat?
Gevalideerde proceslijst met aanduiding van vereiste functiefamilies.
Wie betrekken?
Directieraad en operationeel leidinggevenden.
- Stap 4
De kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbehoeften, de resultaten uit de vorige stappen, consolideren tot een PEP to be. Op basis van dit overzicht kan u loopbaanpaden uittekenen en kan u een overzicht van de functiefamiliematrix opstellen op maat van uw organisatie.
Wat is het resultaat?
- Gevalideerd personeelsbehoeftenplan
- Ingevulde functieniveaumatrix
Wie betrekken?
Directieraad
- Stap 5
- In dit document kan u enkele concrete ideeën vinden hoe, vanuit een kerntakendebat tot een gevalideerde To Be proceslijst, te komen.(Word bestand opent in nieuw venster)
- In deze leidraad kan u enkele insteken terugvinden voor een procesoptimalisatie.(Word bestand opent in nieuw venster)
- In dit document kan u enkele concrete ideeën vinden om vanuit de gevalideerde To Be proceslijst tot een concrete vertaling in vereiste VTE’s te komen.(Word bestand opent in nieuw venster)
- Ga aan de hand van volgende stappen van een proces naar een functie:
Functiefamilies toewijzen aan processen
Processen herclusteren tot functies(Word bestand opent in nieuw venster) - De gehanteerde methodiek gaat uit van de noodzakelijke effectieve personeelsinzet om de werkzaamheden uit te voeren.(Word bestand opent in nieuw venster)
- 2.4.Budgettering_PEP_2014.pdf(PDF bestand opent in nieuw venster)
Fase 3: Implementatieplan
Acties bepalen om personeelsbehoeften te realiseren
In deze fase wordt een brug gemaakt tussen de huidige en de toekomstige personeelsbehoeften (tussen de resultaten van fase 1: Bestaande personeelsmiddelen in kaart brengen en fase 2 toekomstige personeelsbehoeften bepalen).
Hier wordt gewerkt naar een gefaseerd implementatieplan op basis waarvan het toekomstig personeelsplan kan uitgerold worden.
- Stap 1
In deze stap bepaalt de Directieraad een aantal implementatieprincipes op organisatieniveau.
Deze principes fungeren als richtlijn voor het implementatieplan op afdelings- en teamniveau.Mogelijke voorbeelden van organisatieprincipes:
- Het management voert talentgesprekken met elke medewerker zodat de aanwezige talenten zo goed mogelijk kunnen ingezet worden ifv van het PEP to be. We willen zo iedereen de kans geven om een job te vinden die uitdaagt en energie geeft. Dit kan zowel binnen de eigen afdeling als in de andere afdelingen van de organisatie het geval zijn.
- We proberen vacante functie in eerste instantie in te vullen door verschuiving of ontwikkeling van eigen medewerkers.
- We proberen tijdelijke piekmomenten in werklast op te vangen door gebruik te maken van jobrotatie of tijdelijke mobiliteit (radar).
Wat is het resultaat?
Overzicht met de implementatieprincipes
Wie betrekken?
Directieraad
- Stap 2
De organisatiebrede implementatieprincipes (uit de vorige stap) doorvertalen naar concrete principes die de basis vormen om een gefaseerd implementatieplan voor een afdeling uit te werken.
Wat is het resultaat?
Implementatieplan op afdelingsniveau
Wie betrekken?
Directieraad en operationeel leidinggevenden