Robots op kantoor: hoe RPA jouw entiteit kan helpen
Stap mee in de technologische innovatie en laat je meenemen naar een wereld waarin robots niet alleen in sciencefictionfilms voorkomen, maar ook de dagelijkse gang van zaken op kantoor veranderen. Hoe je dit waarmaakt? Met Robotic Process Automation, beter bekend als RPA!
Robots in jouw entiteit?
Stel je voor: je hebt een assistent die nooit moe wordt, nooit een koffiepauze nodig heeft en altijd perfect werk aflevert. Dat is wat RPA te bieden heeft. Of het nu gaat om het verwerken van documenten, het beheren van gegevens of het afhandelen van repetitieve taken, deze digitale helpers nemen dit in handen en laten de echte medewerkers schitteren in wat ze het beste doen: creativiteit, strategisch denken en menselijke interactie.
Even voor de duidelijkheid, RPA houdt niet in dat er robots rondlopen op de werkvloer. Het gaat om software. Je ziet ze dus niet, maar je ziet wel het effect van hun werk.
Meer dan alleen efficiëntie
RPA stelt jouw entiteit in staat om repetitieve taken snel en nauwkeurig uit te voeren. Dit resulteert in een verhoogde efficiëntie en productiviteit. Daarnaast zijn er nog enkele voordelen:
Kwaliteit: robots werken op basis van vooraf bepaalde logica en regels, waardoor fouten worden geminimaliseerd.
Flexibiliteit: robots kunnen moeiteloos reageren op piekperiodes, waardoor jouw entiteit makkelijker kan inspelen op een hogere druk.
Meer tijd voor de menselijke kant: door repetitieve taken te automatiseren, kunnen medewerkers zich richten op taken die meer waarde toevoegen, zoals klantinteractie, creatief denken en strategische planning.
Lage implementatietijd: RPA digitaliseert en versnelt het proces zonder het te veranderen.
Een praktijkvoorbeeld binnen de Vlaamse overheid
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) investeerde de afgelopen jaren in het ontwikkelen van RPA om de dienstverlening en de werking van de entiteit te ondersteunen en te optimaliseren. Met succes: begin dit jaar kreeg AgO een positief auditrapport! Audit Vlaanderen stelde vast dat AgO in haar digitaliseringsstrategie sinds 2020 ruime aandacht heeft voor automatisatie. Verschillende robots werden sindsdien uitgewerkt om manuele handelingen te automatiseren, met als doel de kwaliteit, efficiëntie, klantentevredenheid en medewerkerstevredenheid bij de dienstencentra te verhogen.
Wat kunnen die robots bij AgO dan zoal? Er is een robot die automatisch nieuwe personeelsleden instructies bezorgt om hun arbeidsgeneeskundig onderzoek in orde te brengen, als dit vereist is voor de functie. Eens het arbeidsgeneeskundig onderzoek is afgerond, zal de robot het resultaat ophalen en verwerken in een handig overzicht. Zo kunnen dossierbehandelaars dit gemakkelijk opvolgen.
Een andere robot ondersteunt dan weer in het jobstudentenproces. Zo gaat die alle vacatures en gekoppelde jobstudentes verwerken in een opvolglijst alsook binnen de Vlimpers-module Rekrutering. Daarnaast stuurt de robot automatische e-mails en volgt attesten op, bijvoorbeeld om te controleren of de jobstudent nog uren genoeg heeft om te mogen werken.
Wil je met deze inspiratie aan de slag en heb je nog vragen? Contacteer Alexander Hameeuw, expert RPA bij AgO, via alexander.hameeuw@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)