Heb je nood aan externe begeleiding of coaching binnen je departement of agentschap? Wil je een extern coachingstraject opzetten naargelang de noden van je organisatie? Dat kan via het raamcontract ‘Externe coaches’.
Voor wie?
- Je bent HR-verantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je wilt een coachingstraject opzetten in je departement of agentschap.
Wat?
Als HR-verantwoordelijke kun je gebruik maken van het raamcontract ‘Externe coaches’. Een externe partner ondersteunt je bij bepaalde uitdagingen in je organisatie door het inzetten van externe coaches voor het begeleiden van teams of individuen.
De rol die de externe partner opneemt verschilt naargelang de noden binnen je departement of agentschap. Je bespreekt de gewenste ondersteuning met de externe partner. Dit raamcontract bevat een uitgebreid aanbod aan coachingstrajecten die gecombineerd kunnen worden.
Kies of combineer types van coaching
Wil een directie in deze context resultaatsgericht opereren, dan zal ze aandacht moeten geven aan haar ontwikkeling. Een teamcoach kan hierbij helpen rond diverse thema’s zoals samenwerking, verbinding en communicatie, strategie, omgaan met veranderingen (fusie, interne reorganisatie), …
Het topkader functioneert in een complexe omgeving met verschillende belanghebbenden en moet op diverse terreinen zijn (politiek-ambtelijke samenwerking, de entiteit aansturen, organisatiebeheersing, leiderschap tonen, een voorbeeldfunctie vervullen, …). Via deze dienstverlening kunnen leden van het topkader een beroep doen op een externe coach. Ondersteuning via een individuele coach stimuleert de groei van het topkader, dient als een extern klankbord, en draagt bij tot de persoonlijke effectiviteit en die van de organisatie.
Een teamcoach kan teams helpen om hun ontwikkeling en resultaatsgerichtheid te verbeteren. Via deze dienstverlening kun je een beroep doen op een teamcoach die ervaring heeft in het bevorderen van voortgangs- en resultaatsgerichtheid, vakmanschap en professionaliteit, vertrouwen en betrouwbaarheid in werkafspraken en verbinding op het vlak van communiceren en samenwerken.
Welke teams kunnen bijvoorbeeld worden begeleid?
- teams met een leidinggevende die niet op het hoogste niveau van de organisatie opereert
- tijdelijke projectteams die al dan niet entiteits- of bestuursoverschrijdend samenwerken
- teams die de omslag maken naar een zelfsturing
- teams die werken vanuit het principe van gedeeld leiderschap
Via deze dienstverlening kun je een beroep doen op een coach die het ontwikkelproces van leidinggevenden ondersteunt door een begeleiding en coaching aangepast aan de persoon en de omgeving. Deze leidinggevenden behoren doorgaans niet tot een directie. Coachingsvragen kunnen gaan over thema’s zoals organisatievraagstukken, managementvragen, loopbaanvragen en -ontwikkeling, persoonlijke effectiviteit, welzijn, stress en burn-out …
Via deze dienstverlening kun je een beroep doen op een coach die het ontwikkelproces van medewerkers in diverse functies (HR, projectleiders, dossierbehandelaars, …) ondersteunt door een begeleiding en coaching aangepast aan de persoon en de omgeving. Coachingsvragen kunnen gaan over werkingsgerelateerde thema’s zoals organisatievraagstukken, loopbaanvragen en -ontwikkeling, persoonlijke effectiviteit, welzijn, stress en burn-out …
Via deze dienstverlening kun je een beroep doen op een coach die intervisies begeleidt. Dit kan in leertrajecten zijn of losse initiatieven waarmee men leidinggevenden, medewerkers, … wil professionaliseren en het leren van elkaar vergroten.
Via deze dienstverlening kun je een beroep doen op een change coach die individuen en/of teams begeleidt die worden geconfronteerd met een verandering in team of organisatie. De change coach ondersteunt mee de verandering zodat deze voor medewerkers en organisatie op een effectieve manier ingang vindt.
De change coach kan veranderingsprocessen begeleiden en beoordelen welke invloed die zullen hebben op medewerkers en teams in de organisatie. Hierdoor kan de verandering op een bewuste manier doorgemaakt worden, met aandacht voor alle aspecten van een veranderingsproces. De change coach doet dit via een coachende aanpak op maat van het team of de coachee, bijvoorbeeld door te adviseren of reflectie te bieden over de veranderingsfasen, een plan van aanpak op te stellen, begeleiding bij de communicatie, …
Raadpleeg het raamcontract ‘Externe coaches’ voor alle praktische details zoals: doelgroep, looptijd, externe partner, dienstverlening, kostprijs, annuleringsvoorwaarden, …
Suggesties
Je kiest het type coaching in functie van de HR-uitdagingen binnen je organisatie. Gebruik het onderstaande overzicht met HR-uitdagingen om de bijhorende mogelijkheden voor externe coaching te vinden.
- Stap 1
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Verandering of transitieprojecten
Elke verandering brengt diverse vormen van ‘weerstand’ mee. In een geslaagde verandering houden we rekening met relaties én resultaat.
Change coaches staan leidinggevenden bij in de keuzes die ze willen maken, in hun inspirerende en motiverende communicatie. Daarnaast ondersteunen change coaches ook relationele vraagstukken en eventuele conflictsituaties. Change coach Leiderschapscoaches of change coaches ondersteunen leiders in de vormgeving van een verantwoord veranderingsproject. Leiderschapscoaches - Stap 2
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Topkaders staan voor zeer uitdagende vraagstukken en voelen zich dikwijls ‘alleen’ in hun besluitvorming. Een executive coach en/of mentor-coach staat de managers bij in het maken van bewuste keuzes en fungeert als sparringpartner. Individuele coaching van leidinggevenden Het doorvertalen van gewenste “culturele veranderingen” is voor vele topkaders niet hun specialiteit. Een topcoach ondersteunt het topkader complementair op het doorlopen van deze ‘gladde wegen’. Individuele coaching van leidinggevenden - Stap 3
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Directie- en management teams zijn dikwijls samengesteld uit een groep van specialisten, snelle denkers, creatieve oplossers, “high performers”. Ze vormen dikwijls geen team, waardoor synergieën niet genoeg benut worden en dus de organisatiegroei onbewust afremt. De teamcoach voor directieteams biedt ondersteuning om een gedragen en gemeenschappelijke missie en visie te creëren, waardoor de groep kan evolueren naar ‘team’. Een teamcoach ondersteunt de groepsleden om te evolueren naar een latere fase in de groepsvorming. Teamcoaching van directieteams Gebrekkige communicatie, onduidelijke rollen of verantwoordelijkheden of competitie tussen directieleden of management leden veroorzaken soms ineffectief functioneren. Een executive coach en/of teamcoach maakt bespreekbaar wat er wringt onder de waterlijn. Teamcoaching van directieteams Politiek gedrag of een gebrek aan vertrouwen in elkaar, zorgt ervoor dat deze sfeer meestal ook opgepikt wordt in de rapporterende teams. Een executive coach en/of teamcoach kan het vertrouwen helpen groeien of herstellen. Teamcoaching van directieteams - Stap 4
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Leiderschap ontwikkelen
Hebben je leiders al een opleiding gevolgd? Of zijn ze eerder senior in hun rol?
Leiderschap coaching biedt ondersteuning in het oplossen van concrete en strategische vraagstukken Individuele coaching van leidinggevenden - Stap 5
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Teams ontwikkelen, samenwerking bevorderen
Teams stagneren soms in hun groei. Een extra stimulans om te komen tot het 1+1=3 effect kan een groot verschil opleveren in de kwaliteit van de dienstverlening.
Teamcoaches bepalen samen met het team wat hun groeipool is en werken een traject op maat uit. Teamcoaching Leiderschapscoaches of mentors kunnen de leider bijstaan in het kiezen van ontwikkelingsacties voor hun team Leiderschapscoach Verbindende communicatie bevorderen in (project)teams Groepscoaches kunnen werken met een groep om te ontdekken wat hen tegenhoudt om op een respectvolle en constructieve manier met elkaar in dialoog te gaan. Groepscoach Betere resultaten halen met je team
Soms spelen er dynamieken in de onderstroom van in je team waardoor de aandacht te weinig kan gaan naar kwaliteit en resultaten.
Teamcoaches bepalen samen met het team wat hun groeipool is en werken een traject op maat uit om bewustwording te creëren over saboterende onderstromen en zo te komen tot constructieve en gedragen teamactieplannen. Teamcoaching Intervisie begeleiders maken ‘werkproblemen’ bespreekbaar, waardoor iedereen geïnspireerd wordt om verder de eigen werkzaamheden te optimaliseren Intervisor Veerkracht ontwikkelen als team
Een team is zo sterk als de zwakste schakel zegt men soms. Aandacht hebben voor zelfzorg en bespreekbaar maken van de behoeften om veerkrachtig te blijven als team is dan nodig.
Groepscoaches of teamcoaches bevorderen de dialoog om actie te nemen omtrent psychologische veiligheid, veerkracht, zelfzorg, … Gedurende een intake workshop bepaalt het team wat hun zorg is met betrekking tot veerkrachtig zijn en blijven. Op basis daarvan worden nadien gepaste interventies voorgesteld zoals intervisie, groepscoaching, teamcoaching, individuele coaching.
Groepscoach Intervisiebegeleiders zorgen ervoor dat uitdagingen in het team constructief kunnen besproken worden. Intervisor Optimalisatie van werking van AGILE of LEAN teams Daar waar tools en methodes centraal staan, wordt soms menselijke communicatie als vanzelfsprekend ervaren. Een coach nodigt uit om het hele spectrum van communicatie, werkrelaties en groeiende conflictsituaties in de ogen te durven kijken en er actie op te nemen. Groepscoach - Stap 6
HR-uitdagingen Mogelijke weg Suggesties voor versnelde groei of duurzamer resultaat Veerkracht ontwikkelen van medewerkers
Zeer gepassioneerde medewerkers verliezen soms hun zelfzorg uit het oog.
Een gespecialiseerde veerkrachtcoach zal ondersteunend werken om de energiebalans opnieuw te herstellen of te versterken. Veerkrachtcoach Talenten versterken van je medewerkers
Een loopbaancoach kan in kaart brengen wat de talenten zijn van een medewerker en uitdagen tot het exploiteren van de onderbenutte talenten. Loopbaancoach Prestaties aanmoedigen van medewerkers
Soms zijn er verborgen redenen waarom iemand minder goed presteert dan dat men kan.
Een coach kan in een vertrouwelijke sfeer bespreken wat de interne hindernissen zijn om hun potentieel te benutten. Die hindernissen kunnen liggen in het niet genoeg benutten van vaardigheden en competenties. En deze kunnen ook liggen bij de mindset (overtuigingen en waardenconflicten) bij medewerkers. Individuele coaching Mogelijks is een lage prestatie een teken van lage motivatie die te maken heeft met uitvoeren van een job/taak die niet past bij de talenten van de medewerker. Individuele coaching
Hoe externe coachingstrajecten bestellen?
Traject(en) uit het raamcontract ‘Externe coaches’ inkopen: procedure voor HR-verantwoordelijken van de Vlaamse overheid.
- Stap 1
Probeer eerst een goed inzicht te krijgen in de noden van je organisatie. Breng die in kaart met een behoefteanalyse, gevalideerd door relevante stakeholders. Zo haal je maximaal rendement uit de afstemmingsmomenten met de externe dienstverlener en uit de trajecten die aangeboden worden.
Ga vervolgens na of de trajecten uit het raamcontract ‘Externe coaches’ aansluiten bij de noden van je organisatie. Raadpleeg hiervoor bovenstaande informatie over de trajecten. Het Agentschap Overheidspersoneel kan je hierin adviseren.
- Stap 2
Je contacteert de externe dienstverlener, Trüvius, rechtstreeks voor een verkennend gesprek. Stuur hiervoor een e-mail naar coaching.vo@truvius.org(opent in uw e-mail applicatie) met leiderschap@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) in cc. Zet hierbij in je onderwerp ‘raamcontract AgO - externe coaches’. Het verkennend gesprek wordt binnen de 14 werkdagen ingepland. Je kan ook via het aanvraagformulier(opent in nieuw venster) een gesprek inplannen.
Tijdens het verkennend gesprek kun je de noden en combinatie van de types dienstverlening in functie van het gekozen traject verder afstemmen. Dit is inbegrepen in de dienstverlening van de externe partner. Het staat je vrij om nadien af te zien van een bestelling, zonder kosten van het verkennend gesprek.
Naast het aanbieden van coachingstrajecten, voorziet de aanbestedende overheid ook in de mogelijkheid dat extra coachingsgesprekken of -sessies besteld kunnen worden. Dit kun je zowel als aanvulling op een traject, als los daarvan bestellen.
- Stap 3
Na het verkennend gesprek ontvang je binnen zeven werkdagen een voorstel van trajecten die de geformuleerde opleidingsnood kunnen afdekken. Keur deze offerte goed als je akkoord gaat en het mandaat hebt van je organisatie. Vanaf het akkoord is de voorgestelde coach binnen de 14 kalenderdagen beschikbaar.
De offerte bevat:
- de ingezette coach(es)
- de doelgroep en het aantal te coachen mensen of teams
- de trajecten die worden voorzien, inclusief beschrijving van de tijdsinvestering per traject voor de deelnemers, de gekozen thema’s en doelstellingen, soorten interventies, …
- de prijs van de betreffende trajecten overeenkomstig met de prijzen van het raamcontract
- de bijkomende dienstverlening en prijzen overeenkomstig met de prijzen van het raamcontract
Lees meer in het raamcontract ‘Externe coaches’ over de dienstverlening en de prijzen van de externe partner.
- Stap 4
Na de goedkeuring van de offerte maakt de externe dienstverlener in overleg een planningsvoorstel op. Vanaf het akkoord is de voorgestelde coach binnen de 14 kalenderdagen beschikbaar. Er kan, in onderling overleg tussen de dienstverlener en de besteller, van de hierboven vermelde termijnen afgeweken worden.
- Stap 5
Het traject start met een intakegesprek tussen de coach en de coachee of het team. Vervolgens vinden de sessies plaats. Op het einde volgt een afsluitend gesprek tussen de coach en de coachee of het team. Nadien volgt nog een algemeen evaluatiegesprek tussen de coach, coachee of team en een HR-medewerker van de entiteit.