Archiefdepot Vlaamse overheid
Analoge bestuursdocumenten kan je in optimale omstandigheden laten bewaren in het Archiefdepot – momenteel is dit gesitueerd op de Kennissite (adres: Gustaaf Levisstraat 45 - 1800 Vilvoorde). Je kan je documenten ook altijd makkelijk opvragen en raadplegen als je ze nodig hebt. Daarnaast helpt het Archiefdepot je ook met uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.
Voor wie
Het Archiefdepot te Vilvoorde is een dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf waarvan entiteiten van de Vlaamse overheid en de Vlaamse adviesorganen gebruik van kunnen maken.
Bekijk het toepassingsgebied van het Archiefdepot(opent in nieuw venster).
Dienstverlening
De dienstverlening van het Archiefdepot omvat:
- Bewaring van overgedragen bestuursdocumenten
- Vernietiging van overgedragen bestuursdocumenten
- Digitaal raadplegen van bestuursdocumenten via scanning op vraag
- Raadpleging van bestuursdocumenten op de werkplek (in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid)
- Raadpleging van bestuursdocumenten in de leeszaal
Kosten
Voorwaarde: om te kunnen aansluiten op het Archiefdepot dien je aangesloten te zijn op het Serieregister, het E-depot en de applicatie Archief overdragen.
Overheidsinstanties die gebruikmaken van het Archiefdepot betalen hiervoor géén aansluitingskost, abonnementskosten, opslag- of vernietigingskosten of andere verbruikskosten. Het Facilitair Bedrijf draagt ook de kosten voor de verhuis van bestuursdocumenten naar het Archiefdepot (enkel bij verhuisbewegingen binnen het Vlaamse en Brussels Hoofdstedelijk Gewest).
Enkel de kosten verbonden aan het voorbereiden van de bewaargeving dienen gedragen te worden door de overheidsinstantie (bv. het oplijsten van de dossiermetadata, archiefdozen voor het verpakken, …)
Voordelen
Aansluiten
Elke aanvraag om gebruik te maken van het Archiefdepot gebeurt via een melding in Facilipunt.. Heb je geen toegang tot Facilipunt? Stuur dan een mail naar informatiemanagement@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of naar depot.vilvoorde@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Bij de eerste overdracht van bestuursdocumenten, neemt Het Facilitair Bedrijf contact met je op en worden de verdere stappen besproken.
Raadplegen van dossiers in leeszaal
Belangrijk om weten: de leeszaal in het Archiefdepot Vilvoorde is toegankelijk voor aanvragers uit drie groepen:
- medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van de eigen overheidsinstantie wensen te raadplegen;
- medewerkers van de Vlaamse overheid die bestuursdocumenten van een andere overheidsinstantie wensen te raadplegen;
- burgers die bestuursdocumenten van de Vlaamse overheid wensen te raadplegen.
Wifi, toegang tot het VO-netwerk, scan- en kopiefaciliteiten zijn aanwezig.
- Stap 1
Maak steeds een afspraak als je de leeszaal wil gebruiken. Standaard verlopen opvragingen via een melding in Facilipunt. Preciseer zo nauwkeurig mogelijk de dossiers of de archiefdozen die je wenst te raadplegen. Externen die geen toegang hebben tot Facilipunt, kunnen hun vraag tot inzage van dossiers stellen via depot.vilvoorde@vlaanderen.be
- Stap 2
De depotmedewerkers stellen nooit zomaar informatie ter beschikking zonder de aanvraag eerst af te toetsen met de informatiebeheerder of contactpersoon bij de betrokken overheidsinstantie. Indien zij akkoord gaan, stellen de depotmedewerkers de gevraagde dossiers beschikbaar voor inzage in de leeszaal. Raadpleging van dossiers gebeurt onder toezicht van de depotmedewerkers. Een toestemming tot inzage betekent niet automatisch ook een akkoord tot reproductie (bv. foto’s nemen): ook dit wordt nagevraagd bij informatiebeheerder. Indien nodig dient een medewerker van de betrokken entiteit uitleg en/of duiding te geven aan de aanvrager bij de inhoud van de bestuursdocumenten, de depotmedewerkers doen dit niet.
Openingsuren
Het gebouw is op weekdagen bemand van 8 uur tot en met 16u. Je dient je bezoek op voorhand te melden.
Op de Kennissite in Vilvoorde is niet enkel het Archiefdepot gevestigd maar zijn er verschillende depotfuncties ondergebracht. Je vindt er ook de Collectie Vlaamse Gemeenschap (beheerd door het Departement Cultuur, Jeugd en Media), het Onroerend Erfgoeddepot(opent in nieuw venster) (beheerd door het Agentschap Onroerend Erfgoed) en de Geotheek(opent in nieuw venster) beheerd door het Departement Omgeving). Voor praktische regelingen rond raadplegingen en meer informatie over de andere partners kan je steeds terecht op hun webpagina’s.
Informatie over overdragen, raadplegen, vernietigen
Op de Gebruikersomgeving Archiefdepot Vlaanderen (Confluence) vind je meer informatie over:
- Digitaal raadplegen van dossiers via scanning op vraag
- Raadplegen van dossiers in een kantoorgebouw van de Vlaamse overheid
- Vernietigen van overgedragen bestuursdocumenten
- Overdragen van archief