Employer un ressortissant étranger en Flandre : volontaire

Les ressortissants de pays tiers peuvent venir travailler en tant que volontaires en Flandre pour une durée maximale de 12 mois sous certaines conditions.

Ressortissants étrangers pour lesquels il n’est pas nécessaire de demander une autorisation de travail

Pour les ressortissants étrangers qui viennent travailler en Flandre, l’employeur doit obtenir une autorisation de travail préalable. Pour certaines catégories de ressortissants étrangers, cette obligation ne s’applique toutefois pas, ce qui donne lieu à une dispense.

Cette dispense s’applique entre autres dans les cas suivants :

Emploi d’une durée maximale de 90 jours, dit de « mobilité à court terme », en particulier emploi à court terme avec déclaration Limosa.
Personnes qui participent à une réunion en groupe restreint en Belgique. À cette fin, la durée maximale de séjour dans notre pays est fixée à 60 jours par année civile, et à pas plus de 20 jours civils consécutifs par réunion.
Le travailleur étranger qui suit une formation au siège belge d’un groupe d’entreprises. Cette formation s’inscrit dans le cadre d’une convention de formation entre les sièges de ce groupe. La formation, et donc le séjour, ne peut pas dépasser trois mois (avec déclaration Limosa).

La liste complète des dispenses est disponible ici.

Par conséquent, si le ressortissant étranger n’appartient pas à l’une de ces catégories, une autorisation de travail est nécessaire. L’employeur ne peut alors employer cette personne que si elle remplit les conditions requises pour le type de travail qu’elle effectuera.

Conditions

Les ressortissants étrangers peuvent faire du volontariat en Flandre pour une durée maximale de 12 mois s’ils remplissent les conditions ci-dessous :

l’organisation qui emploie le volontaire doit disposer d’un programme de Service Volontaire Européen(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) approuvé. Le CES (Corps Européen de Solidarité) en assure la supervision.
le placement du jeune auprès d’une organisation de volontariat est supervisé, pour la Flandre, par l’agence nationale du Corps Européen de Solidarité, l’ASBL JINT.

L’autorisation de travail pour un volontaire est délivrée pour une durée maximale de 12 mois et ne peut être renouvelée. À la fin du volontariat, le volontaire doit quitter le territoire belge. Les volontaires ne peuvent travailler qu’avec un permis unique, jamais avec un permis de travail.

Procédure d’autorisation de travail – durée déterminée, plus de 90 jours

L’organisation de volontariat demande un permis uniqueunique à durée limitée pour son futur volontaire étranger qui vient en Belgique pour plus de 90 jours. Le permis unique comprend à la fois le permis de travail et le permis de séjour. Si la demande est acceptée, le volontaire peut travailler pour l’organisation demandeuse.
Les documents ne doivent pas nécessairement être des originaux ; une copie suffit.

Stap 1
Pièce d’identité du travailleur
Le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande :
les données personnelles figurant sur le passeport international.
Le travailleur se trouve en Belgique au moment de la demande :
les données personnelles figurant sur le passeport international
et un permis de séjour belge.
Preuve(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) de paiement des frais administratifs demandés (frais de rétribution)
Extrait du casier judiciaire(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre), si le candidat est âgé de plus de 18 ans. Légalisé et traduit (en néerlandais, français ou anglais)
Le certificat médical(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) type attestant que le travailleur n’est pas atteint d’une maladie pouvant mettre en danger la santé publique, telle que visée à l’annexe de la loi du 15 décembre 1980.
Preuve que le travailleur bénéficie d’une assurance maladie(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) ou déclaration d’engagement
Ces documents ne doivent pas dater de plus de six mois au moment de l’introduction de la demande.
Stap 2
une convention de volontariat, datée et signée par les deux parties, rédigée dans la langue de la région où l’organisation de volontariat concernée est basée.
une description du programme de volontariat (de l’organisation).
la durée du volontariat
le nombre d’heures que le volontaire consacrera au volontariat
les conditions de placement et de supervision du volontariat
les fonds disponibles pour couvrir les frais de subsistance et d’hébergement du volontaire
un montant minimum d’argent de poche pour la durée du séjour
éventuellement la formation que le volontaire suivra pour l’aider à mener à bien son activité de volontariat
une déclaration selon laquelle le volontaire n’occupera pas d’autre poste (d’emploi) en Belgique pendant son volontariat.
Mentionnant que le placement du volontaire a bien lieu dans le cadre d’un programme de service volontaire européen approuvé au sein de l’organisation d’accueil.
Stap 3
Une assurance maladie est nécessaire.
Si elle est souscrite par le biais du SVE/CES, il suffit d’en apporter la preuve.
Om toegang te krijgen tot het grondgebied zal de buitenlander moeten aantonen over voldoende middelen van bestaan te beschikken. De bestaansmiddelen moeten minstens de kosten dekken van het verblijf en de terugreis. De ontvangende organisatie kan hiervoor garant staan en facultatief aantonen met een bijlage 32 (en néerlandais)(Le fichier pdf s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).

Verplicht document in kader van financiële aansprakelijkheid in te vullen door de gastinstelling. De Verbintenis tot Financiële aansprakelijkheid. (en néerlandais)(Le fichier pdf s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)

Voldoende bestaansmiddelen betekent minstens het leefloon van een alleenstaande – sinds 1 januari 2023 bedraagt dat 1.214,13euro.

Pour entrer sur le territoire, le ressortissant étranger devra démontrer qu’il dispose de moyens de subsistance suffisants. Les moyens de subsistance doivent au moins couvrir le coût du séjour et du voyage de retour. L’organisation d’accueil peut s’en porter garante et, éventuellement, le prouver au moyen d’une annexe 32.

Document obligatoire dans le cadre de la responsabilité financière à remplir par l’organisation d’accueil : l’engagement de responsabilité financière.

Par moyens de subsistance suffisants, on entend au moins le revenu d’existence d’une personne isolée - depuis le 1^er janvier 2023, ce montant s’élève à 1214,13 euros.
Elle n’est requise que si le volontaire séjourne dans l’organisation d’accueil pendant toute la durée de son séjour.
Stap 4
L’employeur entame la procédure, rassemble les documents requis et demande le permis unique dans l’application en ligne guichet unique – Working in Belgium(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).

Introduisez uniquement une demande complète. Il n’est pas possible d’envoyer des documents par la suite pour les ajouter à un dossier déjà soumis.
Si le dossier est en cours de traitement, mais que vous souhaitez annuler/interrompre la demande, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « interrompre ». Le service de la Migration économique traitera alors la demande d’annulation/interruption.
En cas de résiliation anticipée du contrat de travail avec le travailleur, vous devez cliquer sur le bouton « résiliation anticipée » dans le dossier du travailleur.
Une fois que vous avez soumis la demande complète auprès du guichet unique(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre), elle est automatiquement transmise sous forme numérique à la région compétente. Les régions compétentes, outre la Flandre, sont les suivantes :
Région de Bruxelles-Capitale
Bruxelles Économie et Emploi
Direction de la Migration économique
Place Saint-Lazare 2
1035 Bruxelles
02 204 13 99 (de 9 à 12)
Site web du service compétent pour Bruxelles(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)
Région wallonne
Direction générale de l’Économie, de l’Emploi et de la Recherche
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
081 33 43 62
permisdetravail@spw.wallonie.be
Site web du service compétent en Wallonie
Région germanophone
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 Eupen
087 59 64 86
Site web du service compétent pour la Communauté germanophone
Stap 5
La région compétente examine votre dossier pour la partie « emploi ».
Une fois que vous avez soumis la demande complète, vous pouvez suivre le statut de votre demande dans le guichet unique(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre). En cas de changement de statut de votre dossier, vous recevrez une notification et une lettre numérique dans votre eBox.
Les statuts suivants sont possibles :
le dossier a été introduit
informations supplémentaires demandées par la région
recevabilité
irrecevabilité
décision positive de travail ou décision négative de travail.
En cas de « décision positive de travail », le dossier est automatiquement transmis à l’Office des Étrangers du gouvernement fédéral, qui examinera la partie « séjour » de votre demande. Les étapes suivantes sont possibles :
en cours de traitement par l’Office des Étrangers
informations supplémentaires demandées par l’Office des Étrangers
décision positive de séjour (annexe 46/47) ou décision négative de séjour (annexe 48).
En cas de décision positive concernant le travail et le séjour (permis unique), l’Office des Étrangers communiquera cette décision au travailleur, à l’employeur et à l’administration communale ou au poste diplomatique et consulaire belge mentionné dans la demande.
Si le travailleur se trouve en Belgique, l’Office des Étrangers délivrera un permis unique électronique par l’intermédiaire de la commune. Ce permis contient donc à la fois un permis de travail et un permis de séjour.
S’il se trouve à l’étranger, le travailleur, qui a indiqué une adresse à l’étranger dans sa demande d’autorisation de travail, doit introduire une demande de visa D (visa national long séjour) auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour son lieu de résidence.
Ce poste délivrera le visa, sur présentation d’un passeport en cours de validité et de la décision d’octroi d’un permis unique (annexe 46 ou 47), pour autant que la décision présentée par le travailleur corresponde entièrement à la décision communiquée au poste par l’Office des Étrangers.
La mention nationale B34 apposée sur le visa D signifie que le travailleur a reçu un permis unique. La mention B29 signifie que le travailleur est hautement qualifié (carte bleue européenne).
Si le travailleur est arrivé en Belgique
Le travailleur doit ensuite s’inscrire au registre des étrangers du lieu où il réside dans un délai de huit jours ouvrables et demander la délivrance d’un permis unique.