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Employer un ressortissant étranger en Flandre : jeune au pair
Toute personne en Flandre qui souhaite employer un jeune au pair étranger doit demander une autorisation de travail.
Ressortissants étrangers pour lesquels il n’est pas nécessaire de demander une autorisation de travail
Pour les ressortissants étrangers qui viennent travailler en Flandre, l’employeur doit obtenir une autorisation de travail préalable. Pour certaines catégories de ressortissants étrangers, cette obligation ne s’applique toutefois pas, ce qui donne lieu à une dispense.
Cette dispense s’applique entre autres dans les cas suivants :
- Emploi d’une durée maximale de 90 jours, dit de « mobilité à court terme », en particulier emploi à court terme avec déclaration Limosa.
- Personnes qui participent à une réunion en groupe restreint en Belgique. À cette fin, la durée maximale de séjour dans notre pays est fixée à 60 jours par année civile, et à pas plus de 20 jours civils consécutifs par réunion.
- Le travailleur étranger qui suit une formation au siège belge d’un groupe d’entreprises. Cette formation s’inscrit dans le cadre d’une convention de formation entre les sièges de ce groupe. La formation, et donc le séjour, ne peut pas dépasser trois mois (avec déclaration Limosa).
La liste complète des dispenses est disponible ici.
Par conséquent, si le ressortissant étranger n’appartient pas à l’une de ces catégories, une autorisation de travail est nécessaire. L’employeur ne peut alors employer cette personne que si elle remplit les conditions requises pour le type de travail qu’elle effectuera.
Qui est considéré comme un jeune au pair ?
Le jeune au pair est une jeune personne qui séjourne temporairement au sein d’une famille d’accueil en vue de :
- perfectionner ses compétences linguistiques
- et accroître sa culture générale par une meilleure connaissance du pays.
Le jeune au pair participe à la vie familiale et reçoit le gîte et le couvert en échange de légères tâches domestiques.
Un jeune au pair n’est pas une nounou, une baby-sitter ou un domestique. L’enrichissement culturel et le perfectionnement linguistique sont les principaux objectifs du séjour.
Afin d’éviter que les tâches domestiques et la garde des enfants ne deviennent les objectifs principaux du séjour, certaines conditions doivent être remplies par l’au pair, la famille d’accueil et l’accord entre les deux (en PDF ou en Word).
- être âgé d’au moins 18 ans et de moins de 26 ans au moment de l’octroi de la carte de travail et de l’autorisation de travail
- s’engager à n’exercer aucun autre emploi en Belgique pendant la durée du placement au pair
- être porteur d’un diplôme (traduit en néerlandais, français ou anglais) qui lui donne accès à l’enseignement supérieur ou rapporte la preuve qu’il a suivi des cours au moins jusqu’à l’âge de 17 ans
- avoir une connaissance de base de la langue usuelle de la famille d’accueil ou s’engage à suivre un cours intensif de langue dès son arrivée en Belgique. Si le jeune au pair maîtrise déjà la langue usuelle de la famille d’accueil, il doit suivre des cours dispensés dans la langue de notre Région le néérlandais, cela peut être des cours de néerlandais ou autres.
- suivre, pendant la durée du placement au pair, des cours dans un établissement
- qui est reconnu, agréé ou subsidié par l’une des Communautés
- qui dispense des cours dans la ou les langues de la Région
- fournir chaque trimestre la preuve d’une présence régulière aux cours. Les preuves doivent être envoyées à arbeidskaart@vlaanderen.be.
- n’avoir pas déjà bénéficié d’un permis de travail en Belgique, sauf s’il s’agit d’une prolongation unique en tant qu’au pair, la période de validité totale ne dépassant pas un an et toutes les autres conditions d’octroi du permis étant remplies.
- compter au moins un enfant de moins de 13 ans au début de la période de séjour du jeune au pair. S’il y a des enfants de moins de 6 ans dans la famille, le demandeur doit rapporter la preuve que leur accueil de jour a été prévu pour une période correspondant à la durée maximale du séjour du jeune au pair, ou jusqu’au moment où le benjamin atteint l’âge de 6 ans
- produire un certificat de bonne vie et mœurs pour tous ses membres majeurs au début de la période de séjour du jeune au pair
- verser chaque mois au jeune au pair par virement bancaire, une somme fixe d’au moins 450 EUR, à titre d’argent de poche, peu importent les périodes d’inactivité du jeune au pair
- souscrire, en faveur du jeune au pair, une assurance complémentaire couvrant les risques suivants en cas de maladie ou d’accident :
- les frais médicaux
- les frais pharmaceutiques
- les frais d’hospitalisation.
- souscrire une assurance pour l’éventuel rapatriement anticipé du jeune au pair pour cause de maladie ou d’accident
- s’engager à prendre en charge les coûts qui découleront éventuellement pour l’État du séjour ou du rapatriement du jeune au pair
- mettre une chambre individuelle à la disposition du jeune au pair et lui assurer le libre accès à l’habitation
- laisser le jeune au pair disposer au minimum d’une journée complètement libre par semaine
- Laisser le jeune au pair toute possibilité de participer à l’exercice de son culte ou de ses conceptions philosophiques
- autoriser l’accès à l’habitation aux fonctionnaires chargés de la surveillance
- ne pas déjà disposer d’une autorisation de travail valide pour un autre jeune au pair.
- La participation du jeune au pair aux tâches familiales courantes, y compris la garde des enfants, ne peut être le but principal du séjour.
Les tâches :- ne peuvent excéder 4 heures par jour
- et 20 heures par semaine.
- La participation du jeune au pair aux tâches familiales courantes, y compris la garde des enfants, ne peut être le but principal du séjour.
- La durée de validité du permis de travail et de l’autorisation d’occupation ne peut excéder un an
- Le permis de travail et l’autorisation de travail peuvent être renouvelés une fois :
- dans la mesure où le placement n’excède pas une durée totale d’un an
- si toutes les autres conditions d’octroi sont remplies.
Si toutes les conditions ne sont pas remplies, le jeune au pair sera présumé être engagé dans les liens d’un contrat de travail de travailleur domestique.
Procedure toelating tot arbeid
Voor de buitenlandse au-pairjongere die in Vlaanderen komt werken, vraagt het gastgezin (als werkgever) een toelating tot arbeid met arbeidskaart en arbeidsvergunning aan.
- Stap 1
Download het aanvraagformulier toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning (word (en néerlandais)(fichier Word s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) of pdf (en néerlandais)(Le fichier pdf s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)), vul in en onderteken.
- Stap 2
Identiteitsbewijs beide ouders van het gastgezin of van de volmachthouder, als de aanvraag via hem/haar verloopt
- Stap 3
Voeg de verplichte documenten toe in functie van de ontvankelijkheid van uw aanvraag
Identiteitsbewijs werknemer
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Persoonsgegevens op internationaal paspoort.
- Werknemer is in België op moment van aanvraag
- Persoonsgegevens op internationaal paspoort en
- Belgische verblijfsvergunning.
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
- Stap 4
Door beide partijen ondertekende versie van de ‘overeenkomst voor plaatsing (en néerlandais)(Le fichier pdf s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)’
- Stap 5
Het weekschema toont ondubbelzinnig aan op welke momenten de ouder(s) effectief aan- en afwezig is/zijn en op welke momenten de au-pair concreet omschreven licht huishoudelijke taken op zich neemt.
Het weekschema bevat voor alle 7 weekdagen:
de taken van de au pair, met begin- en einduren (van … tot ...)
de werktijden van de ouder(s)
de pendeltijden van de ouder(s) (verplaatsing van huis naar werk en omgekeerd).
- Stap 6
Het attest van de erkende onderwijsinstelling dient uit het land van de au-pairjongere te komen. Daarin wordt bevestigd dat hij of zij minstens tot 17 jaar onderwijs volgde of een diploma behaalde waarmee hij of zij mag voortstuderen. Vertaling van dat attest of diploma (naar het Nederlands, Frans, Duits of Engels).
- Stap 7
Attest van de onderwijsinstelling uit zijn of haar land, dat vastlegt hoe de au pair de basiskennis van omgangstaal binnen het gastgezin verwierf of, als hij of zij die basiskennis nog niet heeft, een document waarin de au pair zich ertoe verbindt onmiddellijk na aankomst in België een intensieve taalcursus te volgen
- Stap 8
Bewijs dat de au pair ingeschreven is voor een cursus die te maken heeft met de gewesttaal die hij of zij komt leren in België. De au pair schreef zich in bij een door de gemeenschappen erkende of gesubsidieerde Belgische onderwijsinstelling.
- Omdat de meeste onderwijsinstellingen vooraf het niveau van de talenkennis van de betrokkene willen screenen, wat pas mogelijk is na aankomst van de au-pair in België, kan aan het aanvraagdossier een attest worden toegevoegd waarin de onderwijsinstelling bevestigt dat de aanvraag tot inschrijving van de au-pair werd geregistreerd, en dat de inschrijving ook effectief zal worden bij aankomst in België.
- Stap 9
Attest met de samenstelling van het gastgezin, afgeleverd door het gemeentebestuur van de woonplaats
- Stap 10
Uittreksel strafregister voor elk meerderjarig lid van het gastgezin, afgeleverd door het gemeentebestuur van de woonplaats
- Stap 11
Uit het attest van de verzekeringsinstelling (en néerlandais)(Le fichier pdf s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) blijkt dat het gastgezin een aanvullende verzekering voor de au pair afsloot. Die dekt:
medische, farmaceutische en hospitalisatiekosten bij ziekte of ongeval
kosten van eventuele repatriëring bij ziekte of ongeval
- Stap 12
Zijn er kinderen jonger dan 6 in het gezin? Dan bewijst de aanvrager dat er overdag opvang voorzien is tijdens de volledige maximumduur van het verblijf van de au pair, of tot de dag waarop het jongste kind 6 wordt.
- Stap 13
- Breng de vereiste documenten in de vaste volgorde zoals hierboven samen tot één aanvraag.
- Scan de integrale aanvraag in.
- Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
- Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
[familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
[land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].Voorbeeld: ACHTERNAAM_Voornaam1 Voornaam2_Land_XXXXXXXXXXX.pdf
- Stap 14
Adresse de courrier électronique
Envoyez votre fichier scanné par courrier électronique : aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(S'ouvrira dans votre application de messagerie).
N’utilisez cette adresse électronique que pour l’envoi des demandes.
Toute autre communication se fait au moyen de l’adresse électronique fournie par le gestionnaire du dossier ou de l’adresse arbeidskaart@vlaanderen.be(S'ouvrira dans votre application de messagerie). Ne mentionnez pas d’autres noms en tant que (co-)destinataires, que ce soit directement ou en Cc/Bcc.Pièce jointe au format PDF
Pour chaque travailleur pour lequel vous demandez l’autorisation de travail, envoyez un courriel contenant une pièce jointe au format PDF. Joignez-y le formulaire de demande et tous les documents dans l’ordre correct. La taille maximale du fichier est de 20 mégaoctets (Mo). Si votre demande dépasse 20 Mo, comprimez-la dans un « fichier zip » de 20 Mo maximum.
Objet du courriel
En objet, indiquez le nom complet du fichier PDF, suivi de la catégorie spécifique pour laquelle vous demandez l’autorisation de travail (par exemple, personnel hautement qualifié, directeur, cadre ou formation de groupe multinational, comme indiqué dans le formulaire de demande), suivie du type de demande (« première demande » ou « renouvellement »).
Exemple fictif : MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Maroc_95470115388.pdf — hautement qualifié — première demande
Texte du courriel
Dans le corps du message électronique, indiquez toujours :
- le travailleur (nom et prénoms)
- l’entreprise belge concernée (employeur ou utilisateur en cas de détachement, nom et numéro de l’entreprise)
- dans le cas d’un jeune au pair : la famille d’accueil
- en cas de détachement : l’entreprise étrangère concernée (nom et adresse de l’entreprise)
- le titre de la fonction.
En plus de ces renseignements obligatoires, vous pouvez mentionner des informations concrètes sur l’emploi, si vous le souhaitez.
Exemple fictif : MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), consultant senior.
Mandataire
Si votre entreprise est établie à l’étranger, désignez un mandataire qui réside régulièrement en Belgique pour introduire la demande. Le cas échéant, ajoutez également une copie du document d’identité du mandataire.
Accusé de réception
Après avoir envoyé votre demande par courriel, vous recevrez un accusé de réception automatique comprenant votre message original (sans pièce jointe). Le service de la Migration économique traite les demandes dans l’ordre chronologique de leur réception.
- Stap 15
Le service de la Migration économique examine votre demande pour la partie « emploi ». Après approbation, nous transmettons automatiquement la demande à l’Office des étrangers, qui en examinera la partie « séjour ».
La demande est approuvée
Le travailleur obtient un permis de travail et l’employeur une autorisation d’occupation. Les deux documents contiennent les mêmes informations :
- L’autorisation d’occupation est le document (sous forme de lettre) destiné à l’employeur et l’autorisant à employer un travailleur étranger spécifique, dans une fonction ou un emploi spécifique, et pour une période spécifique. L’autorisation d’occupation est toujours envoyée directement à l’employeur (demandeur) (ou à son mandataire qui a introduit la demande).
- Le permis de travail est le document (sous forme de carte avec photo) destiné au travailleur étranger, l’autorisant à travailler dans une fonction ou un emploi spécifique et pour une période spécifique auprès d’un employeur spécifique.
La délivrance du permis de travail peut se faire de deux manières, selon la situation :
- Le travailleur se trouve encore à l’étranger : l’original du permis de travail est envoyé à la commune dans laquelle l’employeur est établi. L’employeur retire le permis de travail et l’envoie au travailleur à l’étranger. Ce dernier doit se présenter, muni du permis de travail, à l’ambassade de Belgique en vue d’obtenir un visa court séjour (visa de type C — non nécessaire pour les personnes qui peuvent voyager sans visa). Ensuite, le travailleur peut se rendre en Belgique et se présenter dans une commune belge.
- Le travailleur se trouve en Belgique : l’original du permis de travail est envoyé à la commune dans laquelle le travailleur réside, et ce dernier vient le chercher en personne. L’envoi du permis de travail par courrier à l’administration communale peut prendre jusqu’à trois semaines. Si le permis n’a pas été reçu après ce délai, la commune doit prendre contact avec le service de la Migration économique pour demander l’envoi d’un duplicata.
Le travailleur en possession du permis de travail ne peut travailler que pour l’employeur qui a demandé l’autorisation.
L’autorisation de travail pour une durée maximale de 90 jours ne peut pas être prolongée/renouvelée. Vous devez alors demander une autorisation au travail à durée déterminée de plus de 90 jours.
La demande est rejetée
Vous recevrez une décision de refus.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de refus, vous disposez des possibilités suivantes :
- Vous pouvez introduire une nouvelle demande, complète et/ou avec de nouveaux éléments, qui sera réexaminée.
- En tant que travailleur, vous pouvez chercher un autre employeur pour introduire une nouvelle demande d’autorisation de travail à durée déterminée.
- Vous pouvez faire appel de la décision de refus ou de retrait.
Hernieuwing van uw toelating tot arbeid
Wilt u een bestaande toelating hernieuwen? Ook dat verschilt naargelang van de toelating tot arbeid die u al hebt. De hernieuwing mag maximum 4 maand vooraf ingediend worden.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning van en voor de au pair jongere mogen niet langer dan 1 jaar geldig zijn.
- De arbeidskaart en arbeidsvergunning mogen 1 keer hernieuwd worden:
- zolang de totale geldigheidsperiode niet langer dan 1 jaar wordt
- als aan alle andere toekenningsvoorwaarden voldaan is.
Volgende documenten moet u toevoegen (voor details over die documenten en hoe u het ingescande dossier moet indienen, zie hierboven bij “Procedure toelating tot arbeid”)
- Ingevuld aanvraagformulier
- Internationaal paspoort van de au pair
- Belgische verblijfsvergunning van de au pair
- Overeenkomst van plaatsing: voor de nieuwe periode die aangevraagd wordt (juiste datums), Nederlandstalig, door beide partijen ondertekend.
- Uittreksel strafregister voor elk meerderjarig lid van het gastgezin
- Verzekeringsattest medische, farmaceutische en hospitalisatiekosten bij ziekte of ongeval, kosten van eventuele repatriëring bij ziekte of ongeval
- Attest met de samenstelling van het gastgezin
- Diploma van de au pair, waaruit blijkt dat ze tot 17 jaar secundair onderwijs heeft gevolgd of hoger onderwijs kan volgen (eventueel vertaald)
- Documenten betaling zakgeld
Vous souhaitez renouveler le permis unique ? Introduisez votre dossier de demande au moins 2 mois et au maximum 6 mois avant la date d’expiration auprès du guichet unique -Working in Belgium(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).
Joignez les documents ci-dessous à votre dossier. Ces documents ne doivent pas nécessairement être des originaux. Une copie suffit.
- Passeport international
- Permis de séjour belge du travailleur
- Preuve que le travailleur bénéficie d’une assurance maladie(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)
- Contrat de travail
- Bulletins de paie ou fiches de salaire de la période couverte par le permis de travail ou compte individuel si l’intéressé a travaillé une année civile complète.
- Si le travailleur change d’employeur et que le permis unique est toujours valide : lettre de préavis indiquant la période de préavis.