Employer un ressortissant étranger en Flandre : chercheur sous convention d’accueil

Les chercheurs étrangers bénéficiant d’une convention d’accueil peuvent venir travailler en Flandre sous certaines conditions. Leur futur employeur peut demander une autorisation de travail à cet effet.

Ressortissants étrangers pour lesquels il n’est pas nécessaire de demander une autorisation de travail

Pour les ressortissants étrangers qui viennent travailler en Flandre, l’employeur doit obtenir une autorisation de travail préalable. Pour certaines catégories de ressortissants étrangers, cette obligation ne s’applique toutefois pas, ce qui donne lieu à une dispense.

Cette dispense s’applique entre autres dans les cas suivants :

Emploi d’une durée maximale de 90 jours, dit de « mobilité à court terme », en particulier emploi à court terme avec déclaration Limosa.
Personnes qui participent à une réunion en groupe restreint en Belgique. À cette fin, la durée maximale de séjour dans notre pays est fixée à 60 jours par année civile, et à pas plus de 20 jours civils consécutifs par réunion.
Le travailleur étranger qui suit une formation au siège belge d’un groupe d’entreprises. Cette formation s’inscrit dans le cadre d’une convention de formation entre les sièges de ce groupe. La formation, et donc le séjour, ne peut pas dépasser trois mois (avec déclaration Limosa).

La liste complète des dispenses est disponible ici.

Par conséquent, si le ressortissant étranger n’appartient pas à l’une de ces catégories, une autorisation de travail est nécessaire. L’employeur ne peut alors employer cette personne que si elle remplit les conditions requises pour le type de travail qu’elle effectuera.

Si le projet de recherche dure moins de 90 jours, une dispense de permis de travail s’applique en Flandre.

Depuis le 1^er mars 2023, les chercheurs titulaires d’un permis combiné de chercheur d’un autre État membre de l’UE peuvent exercer leur droit à la mobilité à court ou à long terme pour effectuer une partie de leurs recherches dans un organisme de recherche flamand.

Chercheurs déjà présents

Les chercheurs déjà présents sur le territoire et disposant d’un titre de séjour valide de plus de 90 jours en vertu de l’ancienne dispense devront uniquement demander un permis combiné à la fin de la validité de leur titre de séjour.

Depuis le 1^ermars 2023, les chercheurs étrangers disposant d’une convention d’accueil doivent obtenir une autorisation pour travailler en Flandre. L’ancienne dispense ne s’applique plus si le projet de recherche dure plus de 90 jours. L’organisme de recherche agréé doit demander un permis combiné pour le chercheur, sur la base de la convention d’accueil. La décision sera prise dans un délai de 60 jours à compter de la date à laquelle la demande a été déclarée recevable par la Région flamande.

Qui est considéré comme un chercheur sous convention d’accueil ?

Onderwijsactiviteiten

De toelating tot arbeid verleent de onderzoeker met gastovereenkomst de mogelijkheid om naast de onderzoeksactiviteiten ook onderwijsactiviteiten uit te voeren in universiteiten en hogescholen. Daarvoor is geen aparte toelating tot arbeid nodig.

Voorwaarden toelating arbeid onderzoekers

De onderzoeksinstelling moet erkend zijn door BELSPO (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) (= Belgian Science Policy)
De erkende onderzoeksinstelling moet in het Vlaams Gewest gelegen zijn
De erkende onderzoeksinstelling sluit een gastovereenkomst af met de buitenlandse onderzoeker
Minimum verloning bedraagt het Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen (en néerlandais)(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) - sinds 1 mei 2024 bedraagt dat € 2.070,48.
De duurtijd van de toelating is gelijk aan de duurtijd van het onderzoek.

Andere vormen van onderzoek

Naast het onderzoek op basis van de gastovereenkomst, uitgevoerd binnen een erkend wetenschappelijke instelling, zijn andere vormen van onderzoek mogelijk.

Voor onderzoek van korte duur (minder dan 90 dagen) is geen arbeidskaart nodig - (vrijstelling art. 16, §3, 1° gedetacheerd: vorsers en de leden van een wetenschappelijk team die in het buitenland verblijven en door een universiteit of een wetenschappelijke instelling, gevestigd in het buitenland, worden tewerkgesteld, die in België aan een wetenschappelijk programma in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling deelnemen of 2° lokale tewerkstelling: onderzoekers of internationaal docenten die voor een periode van maximaal negentig dagen binnen elke periode van honderdtachtig dagen verbonden zijn aan een Belgische erkende onderzoeksinstelling).

Voor onderzoek van lange duur (meer dan 90 dagen) kan een gecombineerde vergunning als hoogopgeleide aangevraagd worden.

Activités d’enseignement

L’autorisation de travail permet au chercheur disposant d’une convention d’accueil d’enseigner dans les universités et les écoles supérieures en plus de ses activités de recherche. Cela ne nécessite pas d’autorisation de travail distincte.

Conditions d’obtention d’une autorisation de travail pour les chercheurs

L’organisme de recherche doit être agréé par BELSPO(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) (= Belgian Science Policy)

L’organisme de recherche agréé doit être situé en Région flamande.
L’organisme de recherche agréé conclut une convention d’accueil avec le chercheur étranger
La rémunération minimale équivaut au revenu mensuel minimum moyen garanti(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) - depuis le 1^er mai 2024, il s’élève à 2070,48 €.
La durée de l’autorisation correspond à la durée du projet de recherche.

Autres formes de recherche

Outre la recherche basée sur la convention d’accueil, menée au sein d’un organisme scientifique agréé, d’autres formes de recherche sont possibles.

Aucun permis de travail n’est requis pour les projets de recherche de courte durée (moins de 90 jours) - (dispense art. 16, §3, 1° détachés : les chercheurs et les membres d’une équipe scientifique résidant à l’étranger et occupés par une université ou une institution scientifique établie à l’étranger, qui participent en Belgique à un programme scientifique dans une université d’accueil ou une institution scientifique, pour autant que leur séjour nécessité par ces activités, ne dépasse pas 3 mois par année calendrier ou 2° emploi local : les chercheurs ou les chargés de cours internationaux attachés à un institut de recherche belge agréé, si leurs prestations sont limitées à une période maximale de 90 jours dans le cadre de chaque période de 180 jours).

Pour les projets de recherche de longue durée (plus de 90 jours), un permis combiné peut être demandé en tant que personnel hautement qualifié.

Chercheurs sous convention d’accueil – mobilité de courte durée

La mobilité de courte durée permet au chercheur titulaire d’une autorisation en tant que chercheur dans un autre État membre de l’UE d’effectuer une partie de ses recherches en Belgique pendant maximum 180 jours au cours d’une période de 360 jours. Le projet de recherche est mené dans une institution scientifique agréée établie en Belgique. Le chercheur qui exerce ce droit (= mobilité de courte durée) est dispensé de permis de travail/permis combiné.

Le travailleur doit se présenter à la commune dans les trois jours ouvrables suivant son arrivée sur le territoire et se verra délivrer un document annexe 62, d’une durée de validité maximale de 180 jours (art. 105/81 de la loi sur le séjour), s’il présente les documents suivants :

son titre de séjour, délivré par le premier État membre, valable au moins pour la durée du séjour envisagé ;
un passeport en cours de validité, valable au moins pour la durée du séjour prévu ;
la convention d’accueil conclue par le chercheur avec un organisme de recherche agréé en Belgique (ou un autre document indiquant la durée du séjour).

Chercheurs sous convention d’accueil – mobilité de longue durée

La mobilité de longue durée permet au chercheur (ou le conférencier international) titulaire d’une autorisation de chercheur dans un autre État membre de l’UE d’effectuer une partie de ses recherches en Belgique pendant une période de plus de 180 jours. L’organisme de recherche agréé flamand demande un permis combiné.

Procédure d’autorisation de travail – durée déterminée, plus de 90 jours

L’employeur demande un permis combiné à durée déterminée (permis unique) et rassemble les documents nécessaires pour sa demande. Il n’est pas nécessaire que les documents soient des originaux ; une copie suffit.

Stap 1
Pièce d’identité du travailleur
Le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande :
les données personnelles figurant sur le passeport international.
Le travailleur se trouve en Belgique au moment de la demande :
les données personnelles figurant sur le passeport international
et un permis de séjour belge.
Preuve(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) de paiement des frais administratifs demandés (frais de rétribution)
Extrait du casier judiciaire(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre), si le candidat est âgé de plus de 18 ans. Légalisé et traduit (en néerlandais, français ou anglais)
Le certificat médical(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) type attestant que le travailleur n’est pas atteint d’une maladie pouvant mettre en danger la santé publique, telle que visée à l’annexe de la loi du 15 décembre 1980.
Preuve que le travailleur bénéficie d’une assurance maladie(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) ou déclaration d’engagement
Ces documents ne doivent pas dater de plus de six mois au moment de l’introduction de la demande.
Stap 2
Une convention d’accueil datée et signée par les deux parties.
L’institution d’accueil doit utiliser le modèle de convention d’accueil fourni par le gouvernement flamand. À cet effet, l’institution d’accueil peut utiliser la fiche à remplir (version PDF ou version Word).
Stap 3
Le travailleur travaille dans le cadre d’un détachement ?
Joignez dans ce cas :
l’un des documents suivants :
déclaration selon laquelle la législation en matière de sécurité sociale(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) du pays du travailleur reste d’application pendant la période de travail en Belgique
s’il n’existe pas de convention internationale(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) en la matière : une déclaration de l’Office national de Sécurité sociale (ONSS) indiquant que le travailleur n’est pas soumis au régime belge des travailleurs salariés parce que les conditions ne sont pas remplies.
une attestation signée par vous (l’employeur) mentionnant :
la durée du détachement
les conditions de travail et de rémunération pendant le détachement.
pour le contrat de travail avec un employeur étranger : sa version traduite en néerlandais, français, allemand ou anglais.
Stap 4
Preuve de l’un des deux éléments suivants :
doctorat du travailleur
que le travailleur possède des qualités scientifiques exceptionnelles confirmées par l’université hôte.
Preuve que le travailleur bénéficie d’une allocation de recherche scientifique – avec indication du montant de l’allocation.
Preuve que le travailleur effectue des recherches scientifiques fondamentales au sein de l’université hôte – avec indication de la durée du projet de recherche.
Stap 5
L’employeur entame la procédure, rassemble les documents requis et demande le permis unique dans l’application en ligne guichet unique – Working in Belgium(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).

Introduisez uniquement une demande complète. Il n’est pas possible d’envoyer des documents par la suite pour les ajouter à un dossier déjà soumis.
Si le dossier est en cours de traitement, mais que vous souhaitez annuler/interrompre la demande, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton « interrompre ». Le service de la Migration économique traitera alors la demande d’annulation/interruption.
En cas de résiliation anticipée du contrat de travail avec le travailleur, vous devez cliquer sur le bouton « résiliation anticipée » dans le dossier du travailleur.
Une fois que vous avez soumis la demande complète auprès du guichet unique(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre), elle est automatiquement transmise sous forme numérique à la région compétente. Les régions compétentes, outre la Flandre, sont les suivantes :
Région de Bruxelles-Capitale
Bruxelles Économie et Emploi
Direction de la Migration économique
Place Saint-Lazare 2
1035 Bruxelles
02 204 13 99 (de 9 à 12)
Site web du service compétent pour Bruxelles(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)
Région wallonne
Direction générale de l’Économie, de l’Emploi et de la Recherche
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
081 33 43 62
permisdetravail@spw.wallonie.be
Site web du service compétent en Wallonie
Région germanophone
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 Eupen
087 59 64 86
Site web du service compétent pour la Communauté germanophone
Stap 6
La région compétente examine votre dossier pour la partie « emploi ».
Une fois que vous avez soumis la demande complète, vous pouvez suivre le statut de votre demande dans le guichet unique(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre). En cas de changement de statut de votre dossier, vous recevrez une notification et une lettre numérique dans votre eBox.
Les statuts suivants sont possibles :
le dossier a été introduit
informations supplémentaires demandées par la région
recevabilité
irrecevabilité
décision positive de travail ou décision négative de travail.
En cas de « décision positive de travail », le dossier est automatiquement transmis à l’Office des Étrangers du gouvernement fédéral, qui examinera la partie « séjour » de votre demande. Les étapes suivantes sont possibles :
en cours de traitement par l’Office des Étrangers
informations supplémentaires demandées par l’Office des Étrangers
décision positive de séjour (annexe 46/47) ou décision négative de séjour (annexe 48).
En cas de décision positive concernant le travail et le séjour (permis unique), l’Office des Étrangers communiquera cette décision au travailleur, à l’employeur et à l’administration communale ou au poste diplomatique et consulaire belge mentionné dans la demande.
Si le travailleur se trouve en Belgique, l’Office des Étrangers délivrera un permis unique électronique par l’intermédiaire de la commune. Ce permis contient donc à la fois un permis de travail et un permis de séjour.
S’il se trouve à l’étranger, le travailleur, qui a indiqué une adresse à l’étranger dans sa demande d’autorisation de travail, doit introduire une demande de visa D (visa national long séjour) auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour son lieu de résidence.
Ce poste délivrera le visa, sur présentation d’un passeport en cours de validité et de la décision d’octroi d’un permis unique (annexe 46 ou 47), pour autant que la décision présentée par le travailleur corresponde entièrement à la décision communiquée au poste par l’Office des Étrangers.
La mention nationale B34 apposée sur le visa D signifie que le travailleur a reçu un permis unique. La mention B29 signifie que le travailleur est hautement qualifié (carte bleue européenne).
Si le travailleur est arrivé en Belgique
Le travailleur doit ensuite s’inscrire au registre des étrangers du lieu où il réside dans un délai de huit jours ouvrables et demander la délivrance d’un permis unique.

Renouvellement de votre autorisation de travail

Vous souhaitez renouveler le permis combiné ? Introduisez votre dossier de demande au moins 2 mois et au maximum 4 mois avant la date d’expiration auprès du guichet unique - Working in Belgium.

Joignez les documents ci-dessous à votre dossier. Les documents ne doivent pas nécessairement être des originaux. Une copie suffit.

Passeport international
Permis de séjour belge du travailleur
Preuve que le travailleur bénéficie d’une assurance maladie(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre)
Une convention d’accueil datée et signée par les deux parties.
L’institution d’accueil doit utiliser le modèle de convention d’accueil fourni par le gouvernement flamand. À cet effet, l’institution d’accueil peut utiliser la fiche à remplir (version PDF ou version Word).
Bulletins de paie ou fiches de salaire de la période pour laquelle l’autorisation de travail expire ou compte individuel si l’intéressé a travaillé une année civile complète.
Si l’intéressé travaille en tant que personne détachée : preuve de l’inscription au cadastre Limosa.
Si un travailleur change d’employeur et possède toujours un permis combiné en cours de validité de son employeur précédent, il doit joindre une lettre de préavis indiquant la durée du préavis.

L’intéressé travaille dans le cadre d’un détachement ?

l’un des documents suivants :
- déclaration selon laquelle la législation en matière de sécurité sociale du pays du travailleur reste d’application pendant la durée du travail en Belgique
- s’il n’existe pas de convention internationale en la matière : déclaration de l’Office national de Sécurité sociale (ONSS) selon laquelle le travailleur n’est pas soumis au régime belge des travailleurs salariés parce que les conditions ne sont pas remplies.
une attestation signée par vous (l’employeur), mentionnant :
- la durée du détachement
- les conditions de travail et de rémunération pendant le détachement.

Le travailleur étranger peut-il également exercer un flexi-job ?

Seul le travailleur étranger titulaire d’un permis unique peut, sous certaines conditions, exercer un flexi-job en plus de son travail en tant que salarié. Bien entendu, les directives fédérales générales relatives aux flexi-jobs(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) s’appliquent également au travailleur.

Si l’intéressé a travaillé au moins à 4/5^e pendant 9 mois pour un ou plusieurs employeurs autres que l’employeur en flexi-job, il peut commencer un flexi-job sans devoir s’adresser au service de la Migration économique.