Voor gastgebruikers: Hoe meld je je een eerste keer aan
Wanneer een medewerker van de Vlaamse overheid jou (als externe persoon) toegang wil geven tot informatie op het Maximaal Digitaal platform (d.i. een Microsoft 365 omgeving) dan noemen we jou (als externe persoon) een gastgebruiker.
Opdat je als gastgebruiker effectief toegang krijgt, hangt af van volgende voorwaarden:
- Je krijgt enkel toegang tot de informatie als jouw identiteit overeenstemt met het e-mail adres waarnaar de uitnodiging gezonden wordt.
- Je moet als gastgebruiker gebruik maken van tweestapsverificatie (Multi-factor authenticatie of MFA) om aan te melden.
De opzet en registratie van deze MFA gebeurt wanneer je als gastgebruiker voor het eerst aanmeldt op de Office 365 omgeving van de Vlaamse overheid. Tijdens deze registratie moet je als gastgebruiker (bijvoorbeeld) via de Microsoft Authenticator app aanmelden. Deze procedure staat hieronder uitgewerkt.
- Stap 1
Lees de e-mail die je ontvangt zorgvuldig door
Wanneer je als externe persoon een mail krijgt van iemand van de Vlaamse overheid die een SharePoint documentbibliotheek of een Teams-groep met je wil delen, dan klik je op Open Microsoft Teams knop.
Lees zorgvuldig de waarschuwing door, vooraleer je op Accepteren klikt.
- Stap 2
Meld je vervolgens aan met je Microsoft account (van je eigen organisatie)
Wanneer je je aanmeldt, wordt er ook geverifieerd of je gebruikersnaam waarmee jij aanmeldt, overeenkomst met het e-mail adres waarnaar de initiële mail werd verstuurd.
- Stap 3
Vervolgens onderneem je de stappen om de tweestaps-verificatie (MFA) in te stellen
Vervolgens start je de stappen om de tweestapsverificatie (MFA) op te starten.
Als je deze nog niet op je smartphone had staan, kan je in eerste instantie deze app downloaden in de appstore van je smartphone.
Je kan in deze stap ook kiezen om een andere verificatie-app te gebruiken, maar we gaan hier - voor het gemak- verder werken met de Microsoft Authenticator app.
In de Microsoft Authenticator app op je smartphone, klik je op de + rechtsbovenaan, om een account toe te voegen.
Op je smartphone kan je kiezen om de account in te stellen via het inscannen van de QR-code die op het scherm van je computer verschijnt.
Om zeker te zijn dat het instellen van tweestapsverificatie voor jouw gebruiker gelukt is, wordt er alvast een code op het scherm afgebeeld, die je op je smartphone in de Microsoft Authenticator app mag ingeven.
Als je het nummer correct hebt ingetikt, krijg je de bevestiging dat de aanmelding goedgekeurd werd.
Na deze test, is het configuratieproces afgelopen en kan je Gereed aanklikken.
- Stap 4
Alles ingesteld! Nu kan u de gedeelde informatie raadplegen.
Na deze éénmalige configuratie, hebt u de toegang tot de informatie die de VO-medewerker met u wenste te delen.
U kan in het initiële mailtje terug op de link naar de Teams- of SharePoint-omgeving doorklikken.
Bij het aanmelden, zal u dan gevraagd worden om via de Microsoft authenticator app op uw smartphone een nummer in te voeren, om te bevestigen dat u het bent.
TIP: wil je een tweede aanmeldmethode toevoegen of je aanmeldmethode wijzigen?
Wanneer je als gastgebruiker een andere authenticatiemethode wil toevoegen of je wenst de huidige authenticatiemethode te wijzigen, dan kan deze procedure gevolgd worden. Je hebt de keuze uit een aantal alternatieven:
- SMS-verificatie
- Telefoonoproep
- Een andere authenticator applicatie