Informatie voor professionele (welzijns)organisaties

De verandering naar een centraal, digitaal inschrijvingsregister verandert ook hoe u als professionele (welzijns-)organisatie kandidaten voor een sociale woning kunt ondersteunen.

Sinds 18 maart 2024 kunnen kandidaat-huurders voor een sociale woning zich online inschrijven via één centraal inschrijvingsregister. Ook het inschrijvingsdossier inkijken en aanpassen, kan dan online. U vindt algemene informatie hierover en instructievideo’s op de andere webpagina’s onder www.vlaanderen.be/sociaalhuren.

Deze verandering naar een centraal, digitaal inschrijvingsregister verandert ook hoe u als professionele (welzijns-)organisatie kandidaten kunt ondersteunen.

Wat verandert er voor uw ondersteuning sinds 18 maart 2024?

Sinds 18 maart 2024 start het centraal inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders. U leest hier hoe u kandidaten kunt helpen.

Online aanmelden

Dossier bevestigen en/of aanpassen door alle bestaande kandidaat-huurders

Bestaande kandidaat-huurders kunnen sinds 18 maart 2024 hun dossier in het centraal inschrijvingsregister nakijken, eventueel wijzigen en bevestigen. De woonmaatschappijen zullen kandidaten hiervan per brief verwittigen. U kunt de kandidaat hierbij helpen.

Timing voor de kandidaat na ontvangst brief

Vanaf de postdatum van de brief van de woonmaatschappijen krijgen de kandidaat-huurders 30 dagen tijd. Als zij niet tijdig hun dossier bevestigen en (als dit nodig is) bewijzen dat ze aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoen, krijgen zij nog een herinneringsbrief van de woonmaatschappij met nog een termijn van 15 dagen.

Bevestigt een kandidaat het dossier niet of voldoet hij niet aan de inschrijvingsvoorwaarden? Dan wordt de kandidaat geschrapt en staat hij/zij/hun niet langer op de wachtlijst. Hierdoor verliest de kandidaat ook het recht op de huurpremie of de eventueel opgebouwde wachttijd om een huurpremie te krijgen.

Het is dus zeer belangrijk dat kandidaten hun dossier bevestigen en de nodige bewijsdocumenten aanleveren om ingeschreven te blijven voor een sociale woning.

Hoe helpt u de kandidaat?

U kunt de kandidaat hierbij helpen. U meldt samen met de kandidaat aan in het CIR en doorloopt samen de schermen om het dossier te bevestigen. Pas het dossier aan waar nodig, zodat alle informatie opnieuw actueel is.

Zodra het dossier bevestigd is, kijkt u de huidige woonsituatie van de kandidaat nog na. Misschien kwam de kandidaat in aanmerking voor een voorrang door zijn onzekere, moeilijke of dringende woonsituatie. Bij de datamigratie naar het centraal inschrijvingsregister namen we geen documenten mee en is deze informatie dus niet behouden. In sommige gevallen staat er al een tekst over de woonsituatie van de kandidaat, maar er zijn geen documenten meer die de situatie bevestigen. Kandidaten omschrijven dus opnieuw hun huidige woonsituatie en laden de bewijsdocumenten op.

Hoe voegt u documenten toe?

U kunt documenten alleen toevoegen als u dit samen met de kandidaat doet.

Heeft de kandidaat de documenten niet meer, maar de woonmaatschappij nog wel omdat ze in het vroegere dossier zaten? Dan kan de woonmaatschappij als primaire verhuurder deze documenten wél toevoegen, zonder volmacht of aanwezigheid van de kandidaat (dit is een correctie van het dossier). U kunt hiervoor contact opnemen met de woonmaatschappij van de kandidaat.

Nieuwe documenten mag de woonmaatschappij niet zomaar toevoegen, daarvoor is een volmacht van de kandidaat aan de woonmaatschappij nodig. Die kunt u samen met de kandidaat in het CIR geven bij de bevestiging van het dossier.

Informatie voor de kandidaat en een instructievideo vindt u bij Uw inschrijving bevestigen.

Een nieuwe inschrijving opstarten

Op de hoogte blijven van een dossier

Wat met kandidaten onder bewindvoering (wettelijke vertegenwoordiging)?

Een kandidaat onder bewindvoering (een beschermde) kan ook een inschrijving starten, bekijken of aanpassen in het centraal inschrijvingsregister, maar de kandidaat kan het inschrijvingsdossier niet definitief indienen of bevestigen. Dat kan alleen de bewindvoerder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wat moet de bewindvoerder doen?

De bewindvoerder moet in naam van de wettelijk vertegenwoordigde (de beschermde) het centraal inschrijvingsregister gebruiken.

De bewindvoerder kan een nieuw inschrijvingsdossier indienen, in de plaats van de beschermde. De beschermde kan het dossier zelf wel opstarten en aanpassen, maar niet indienen.
De bewindvoerder kan een bestaand inschrijvingsdossier aanpassen (eventueel documenten toevoegen) of nakijken. De bewindvoerder moet het bestaande inschrijvingsdossier bevestigen. De beschermde kan wel aanpassen (eventueel documenten toevoegen) of nakijken, maar niet zelf bevestigen.

Het is dus belangrijk dat bewindvoerders de bestaande inschrijvingsdossiers van beschermden nakijken, eventueel aanpassen en vooral indienen of bevestigen. Doordat de beschermde een dossier niet kan indienen of bevestigen, moet de bewindvoerder dit doen.

Opgelet: de bewindvoerder kan deze acties alleen doen als hij in het centraal inschrijvingsregister (CIR) gekoppeld staat met de beschermde. Het CIR baseert zich daarvoor op de data uit de authentieke bron (KSZ). Is de koppeling niet correct? Contacteer dan de woonmaatschappij van de beschermde met bewijs over de bewindvoering. Zij kunnen het dossier van de beschermde in het CIR koppelen aan u, waarna u het verder kan beheren. Deze oplossing in het centraal inschrijvingsregister past de gegevens in de authentieke bron (KSZ) niet aan. We raden u dus nog altijd aan om de gegevens bij de bron (namelijk de gemeente) te laten aanpassen zodat de gegevens ook daar juist zijn.

Hoe werkt de bewindvoerder in het centraal inschrijvingsregister?

De bewindvoerder meldt aan met itsme of eigen identiteitskaart en pincode.
Onderaan rechts is een aparte knop ‘wettelijke vertegenwoordiging’ die toegang geeft.
De bewindvoerder meldt dan aan met het rijksregisternummer van de beschermde om het dossier na te kijken, eventueel aan te passen en te bevestigen (of in te dienen).
Krijgt u het dossier niet te zien of krijgt u een foutmelding? Dan staat u wellicht niet (correct) gekoppeld aan de beschermde als bewindvoerder in de authentieke bron (KSZ) en vervolgens ook niet in het CIR. Contacteer dan de woonmaatschappij van uw beschermde met bewijs over de bewindvoering. Zij kunnen het dossier van de beschermde in het CIR koppelen aan u, waarna u het wel kan beheren. Laat vervolgens bij de gemeente de bron (KSZ) ook juist zetten.
De bewindvoerder kan aanduiden dat de woonmaatschappij aanpassingen mag doen. U kiest dan voor ‘ja’ op deze vraag in het scherm persoonsgegevens. Dan kan de woonmaatschappij het dossier ook aanpassen en zelfs definitief indienen.
Als u meerdere personen onder uw bewind heeft, moet u telkens u een nieuw dossier opstart of van dossier verandert helemaal afmelden en opnieuw aanmelden. Wanneer u dit niet doet, krijgt u een foutmelding. De foutmelding heeft geen impact op uw eerder uitgevoerde aanpassingen in dossiers.

Communicatie met de wettelijk vertegenwoordigde

Opgelet: kandidaten zullen de brieven van de woonmaatschappij ontvangen, niet de bewindvoerder. Dit komt omdat we de contactgegevens van de bewindvoerders nog niet konden invoeren in het centraal inschrijvingsregister. Onze excuses voor dit ongemak. Wij informeren kandidaten hierover via onze webpagina’s en in het centraal inschrijvingsregister zelf. Ook 1700, de gratis infolijn, en de sector sociaal wonen is hiervan op de hoogte.

Het kan zijn dat de beschermde persoon nog wel of niet onder bewindvoering in het centraal inschrijvingsregister staat en dat deze informatie niet actueel is. Dit komt doordat dit nog foutief in de authentieke bron (KSZ) staat en zo foutief doorstroomt naar het centraal inschrijvingsregister.

De woonmaatschappijen kunnen deze informatie zelf in het centraal inschrijvingsregister aanpassen. Contacteer hiervoor de woonmaatschappij van uw beschermde persoon met de nodige bewijsstukken.

Belangrijk: de woonmaatschappij past alleen de gegevens in het centraal inschrijvingsregister aan, niet de gegevens in de authentieke bron. We raden u aan om hiervoor uw gemeente te contacteren. De gemeente kan de authentieke bron wel aanpassen.

Ondersteuningsmateriaal

U vindt instructievideo’s op www.vlaanderen.be/sociaalhuren en in het centraal inschrijvingsregister zelf. U kunt nu bestaande en potentiële kandidaten informeren met onze affiche en folder. Bestellen kan gratis via de publicatiedatabank (zie de links helemaal onderaan deze pagina).

Via de algemene nieuwsbrief kunt u updates ontvangen. Inschrijven kan via het inschrijvingsformulier.

Infosessie

Wonen in Vlaanderen organiseerde op 12 december 2023, 7 en 12 maart 2024 een digitale infosessie over het centraal inschrijvingsregister voor welzijnspartners en begeleidende diensten. U kan een opname herbekijken. Klik op de tegel hieronder.

Webinars Centraal Inschrijvingsregister (CIR)Webinars Centraal Inschrijvingsregister (CIR)
Herbekijk de opname van de digitale infosessie voor welzijnspartners en begeleidende diensten.

Veelgestelde vragen

Hieronder leest u veelgestelde vragen over het centraal inschrijvingsregister.

Wat als een kandidaat (tijdelijk) geen e-ID heeft?

Kan een medewerker van een welzijnsactor of intergemeentelijke samenwerking toegang krijgen om een kandidaat-huurder in te schrijven zonder e-ID?

Wie wordt primaire verhuurder van een kandidaat?

Wie kan documenten toevoegen aan het kandidatendossier?

Hoe gaat het CIR om met kandidaat-huurders onder bewindvoering?

Kan een kandidaat-huurder zelf de eigen woonnood aangeven?

Moet een kandidaat verplicht een e-mailadres opgeven?

Is het mogelijk om een loketmedewerker van een woonloket, begeleider of maatschappelijk assistent op de hoogte te brengen van wijzigingen in het dossier?

Kan een kandidaat-huurder zijn plaats op de wachtlijst raadplegen?

Informatie voor lokale besturen en woonmaatschappijen

Lokale besturen die sociaal verhuren en woonmaatschappijen kunnen ook in de backoffice van het centraal inschrijvingsregister werken. Zij vinden informatie op maat over het centraal inschrijvingsregister op afgeschermde pagina’s (login nodig).